Hvis kontrakter er en del af din daglige arbejdsgang, ved du, hvor frustrerende det er, når folk ændrer dele af dokumentet eller formularen, de ikke burde. Heldigvis har Microsoft Word et udviklerværktøj, der lader dig beskytte teksten i dit dokument, mens du stadig giver folk mulighed for at udfylde tomme felter.
Gør dit dokument udfyldeligt, ikke redigerbart
Lad os for eksempel sige, at du har en tavshedspligt som du ønsker at sende ud til en medarbejder, der skal tiltræde din virksomhed. Du ønsker at give den modtagende person mulighed for at udfylde de tomme felter i dokumentet, men du vil også sikre dig, at ingen af oplysningerne i NDA bliver ændret eller ændret på nogen måde. Det tager kun et par trin at opnå dette i Word. Sådan gør du.
Grib først det juridiske dokument, du vil arbejde med. Microsoft leverer et par grundlæggende skabeloner, men der er også en masse websteder, der tilbyder detaljerede, omfattende juridiske skabeloner online gratis, udarbejdet af faktiske advokater. I dette eksempel vil vi bruge en NDA, som vi greb fra ovenstående link.
Når du har hentet dit dokument, er det tid til at tilføje nogle kontroller og beskyttelse til det. Først skal du komme ind på fanen “Udvikler”. Word viser ikke dette på båndet som standard, så lad os gå videre og rette det.
Klik på “Filer”.
Helt nederst i menuen skal du vælge “Indstillinger”.
I venstre rude i menuen Indstillinger skal du vælge “Tilpas bånd”.
Til højre skal du markere afkrydsningsfeltet “Udvikler”, som du finder under “Tilpas båndet”, og klik derefter på “OK”.
Nu vil du bemærke, at fanen Udvikler vises mellem fanerne Vis og Hjælp. Gå videre og skift til fanen “Udvikler”.
Når du er der, skal du finde gruppen “Kontroller”, hvor du vil se flere muligheder for indholdskontrol for rig eller almindelig tekst, billeder, kombinationsbokse, rullelister, datovælgere, afkrydsningsfelter eller byggeklodskontroller.
Lad os praktisere det. På underskriftssektionen af vores NDA-skabelon indsætter vi en datovælger og en rig tekstboks, så vi kan indtaste henholdsvis datoen for vores aftale og det udskrevne navn.
Før først markøren til det område, hvor du vil indsætte en datovælger. Vi vil placere vores her:
Vælg derefter “Datovælger indholdskontrol” på fanen “Udvikler” (det er kalenderikonet).
Nu vil du se en boks vises. Klik på pilen og vælg en dato fra kalenderen, der dukker op.
Lad os derefter fjerne linjerne ud for “Af:” og erstatte dem med en rig tekstboks. Når linjerne er slettet, skal du placere dit indsættelsespunkt, hvor det skal:
Tilbage på fanen “Udvikler” skal du klikke på knappen “Rich Text Content Control”.
Din tekstboks vises nu. Gentag trinene for den næste linje, hvor et navn skal gå, og du vil have noget, der ser sådan ud:
Som du kan se, har du nu udfyldelige sektioner til tekst og en dato.
Brugen af denne funktion er især nyttig for formularer, der vil blive sendt ud ofte og har flere sektioner, som skal udfyldes af den modtagende part. Tag det første afsnit af vores NDA, for eksempel:
Alene det ene afsnit har syv dele, der skal udfyldes. Det giver mening at gøre det til en udfyldelig formular.
Fremover er en NDA ikke et dokument, hvor indholdet ofte ændres. På samme måde, når du sender en kontrakt, der skal underskrives, vil du sikre dig, at intet af indholdet er blevet ændret og derefter sendt tilbage til dig uden din viden. Begrænsning af redigeringsrettigheder for den modtagende part er en fantastisk måde at beskytte dokumentets integritet, såvel som dig selv.
For at gøre et dokument uredigerbart skal du først vælge al teksten i dokumentet ved at trykke på Ctrl+A. Når al teksten er fremhævet, skal du klikke på “Begræns redigering” i gruppen “Beskyt” på fanen “Udvikler”.
I ruden “Begræns redigering”, der vises til højre, skal du vælge indstillingen under afsnittet “Redigeringsbegrænsninger”.
Klik derefter på pilen i samme sektion for at få rullemenuen til at vises, og vælg “Udfyldning af formularer.”
Til sidst skal du vælge “Ja, begynd at håndhæve beskyttelse.”
For at give dit dokument et ekstra lag af beskyttelse, bliver du bedt om at oprette en adgangskode. Dette er helt valgfrit. Hvis du beslutter dig for at gøre det, skal du indtaste en adgangskode og derefter klikke på “OK”. Ellers skal du blot klikke på Annuller.
Det er det. Nu har du et udfyldbart dokument, der er beskyttet mod utilsigtet (eller bevidst) redigering. Eksemplet, vi brugte her, er blot et af mange use cases, hvor denne funktion ville være nyttig. Udnyt denne funktion næste gang du har et spørgeskema eller en juridisk formular, du gerne vil udsende!