Uanset om du stræber efter at styre din virksomheds økonomi, skal du være opmærksom på, hvor dine penge bliver af. Som et resultat er det at have en kvitteringsscanner det bedste, man kunne vælge.
Kvitteringer fra de varer eller produkter, du køber fra butikker, er tilbøjelige til at blive malplaceret, hvad enten det er i et hav af dokumenter eller et virvar af papirer. På den anden side er der større sandsynlighed for, at fysiske papirer bliver beskadiget eller ødelagt.
At skifte dine udskrevne kvitteringer og papirer til digitale filer kan løse disse problemer, og en kvitteringsscanner er et ideelt værktøj til opgaven. Nogle kvitteringsscannere tilbyder internettjenester, der gør det muligt for dig at organisere og hente dine kvitteringer hvor som helst.
Denne artikel vil diskutere, hvad du har brug for at vide om kvitteringsscannere. Så lad os uden videre begynde.
Indholdsfortegnelse
Hvad er kvitteringsscannerapps?
Kvitteringsscanner-apps giver dig mulighed for at tage billeder af dine fysiske kvitteringer og omdanne dem til digitale kopier, som du nemt kan få fra delt skylager. Inden vi går videre, lad os lære, hvad en kvitteringsscanner gør.
En kvitteringsscanner-app er en smartphone-applikation, der gør det muligt for dit personale at fange kvitteringer ved hjælp af deres mobiltelefoner. For at spare papirarbejde er virksomheder begyndt at bruge kvitteringsscannere til forretningsomkostninger kombineret med OCR-software (Optical Character Recognition).
Har din virksomhed brug for kvitteringsscanningssoftware?
Du skal undersøge værdien af læsekvitteringer for din virksomhed. Den mest oplagte måde at beslutte, om din virksomhed skal have en kvitteringsscanner-app, er at se på, hvor hyppigt og komplekst din organisations refusionssystem er.
Undersøg tidligere data om forretningsudgifter og medarbejderinddragelse. Spørg dine medarbejdere, om de føler, at det vil hjælpe dem.
Vigtigst af alt, tal med økonomipersonalet, da det er dem, der dagligt beskæftiger sig med refusioner og udgiftsrelaterede problemer. Kvitteringsscanner-appen kan være til gavn for alt virksomhedspersonale ved at sænke mængden af manuel dokumentation, der er nødvendig i forbindelse med refusion og omkostningsdatastyring.
Fordele ved at bruge en kvitteringsscanningsapp
Den gamle teknik med at betale refusion tager tid for både medarbejdere og dine økonomiske medarbejdere. Proceduren er også sårbar over for flere fejl. Det vil være en udfordring for medarbejderne at få refusion for deres udgifter, hvis de mister deres kvitteringer.
Det er her, brug af en app til scanning af kvitteringer kan hjælpe dig. Det gør det muligt for dine medarbejdere at indsende deres kvitteringer hurtigt i digitalt format. De optiske tegngenkendelsesalgoritmer i appen eliminerer menneskelige fejl, der kan opstå ved direkte indlæsning af data fra kvitteringer.
En kvitteringsscanner til din virksomhed kan også hjælpe din økonomiafdeling. Med digitale kvitteringer behøver de ikke at jage medarbejdere for at indsende kvitteringskrav.
Kvitteringsscannere er tilgængelige i forskellige konfigurationer, lige fra fysiske (computer- og mobilscannere) til digitale (f.eks. apps og onlinesoftware). Men fordi dette værktøj er en investering, bør du lære de væsentlige aspekter, som de fineste tilbyder, før du køber et.
Her er en liste over de vigtigste funktioner, du skal kigge efter i en kvitteringsscanner. Du har muligvis ikke brug for dem alle, men følg dette råd for at vælge den bedste for dig.
Funktioner af en kvitteringsscanner
Det er velkendt, at enhver virksomhed har unikke krav til sporing af forretningskvitteringer. Når du vælger en app, skal du sørge for, at den passer til din virksomheds behov. Med mange alternativer tilgængelige på markedet i dag, kan det være udfordrende at vælge.
Her er en kort oversigt over de kritiske ting, du skal overveje, når du vælger en app til håndtering af kvitteringer.
Tilpasningsevne
Du kan have brug for en bærbar kvitteringsscanner, når du skal overvåge udgiftsrapporter og kvitteringer for arbejdere eller entreprenører. Dette kunne tage form af en bærbar scanner.
Scannerens størrelse er også vigtig for bærbarheden. Vælg en gadget, der er let og lille nok til at passe komfortabelt i en dokumentmappe eller taske.
Online tilgængelighed
En kvitteringsscanner, der kan gøres tilgængelig online, såsom mobilitet, er praktisk. Du vil være i stand til at linke til regnskabssoftware meget hurtigt, hvilket fremskynder din proces. Som et resultat vil du være i stand til at hente dine kvitteringer når som helst og fra ethvert sted.
Lagerplads og sikkerhed
Uanset om du vælger fysisk eller digital cloud-lagring, bør du overveje begrænsningerne for din kvitteringsscanner. Ville du scanne kvitteringer på daglig eller ugentlig basis? Vil du kun bruge det i sjældne tilfælde, eller vil du bruge det hele året? Dette kan hjælpe dig med at finde ud af, hvor meget lagerplads du skal bruge til din kvitteringsscannersoftware eller på et eksternt drev.
Overse ikke sikkerheden ved den opbevaringsfacilitet, du vælger. Du vil gerne sikre dig, at alle kvitteringer og papirer er beskyttet af mere end ét beskyttelsesniveau.
Traditionelle kvitteringer og dokumenter kan blive fysisk beskadiget eller ødelagt, men digitale optegnelser kan ende i de forkerte hænder, hvis der ikke tages passende sikkerhedsforanstaltninger.
Hastighed
En af de mest ubehagelige gøremål, en virksomhed kan påtage sig, er at scanne kvitteringer for udgiftsopgørelser. Typisk vil folk gerne afslutte denne opgave så hurtigt som muligt, og en lynhurtig kvitteringsscanner kan hjælpe. Nogle scannere kan tage et billede af dine dokumenter på så lidt som 7,5 sekunder. Dette er nyttigt til at scanne mange kvitteringer på én gang.
Filformater
Dine kvitteringer kan være formateret i et bestemt format baseret på, hvad du bruger dem til. En skatterevisor kan kræve, at du scanner eller uploader alle dine kvitteringer som PDF-filer, men dit arbejdsudgiftsprogram accepterer kun JPEG-billeder. Tjek for at se, hvilke filformater din kvitteringsscanner accepterer, så du ikke behøver at ændre dem efter at have scannet dem manuelt.
Eksporterbarhed
Til sidst skal du sikre dig, at din scanner dækker hele din rutine efter scanning af dine kvitteringer. Vil du beholde dem i skyen? Vil du sende dem til en anden? Din kvitteringsscanner skal være i stand til ubesværet at overføre scannede papirer.
Hold øje med de bedste kvitteringsscanner-apps på markedet, nu hvor du kender de væsentlige funktioner i en kvitteringsscanner. Her går vi med listen over de bedste.
Pæne kvitteringer
Neat Receipts er et intelligent organisationsværktøj og bærbar scanner. Du kan scanne kvitteringer, kontaktkort og papirarbejde på farten ved hjælp af Neat Receipts-mobilscanneren, da softwaren registrerer, henter og organiserer relevante data.
Funktioner
- Den bærbare NeatReceipts-scanner er let og kompakt nok til at komme ned i en mappe, rygsæk eller håndbagage. Det kræver heller ikke vekselstrøm. Tilslut den via USB til din computer, og du er klar til at gå.
- Din computer kan strømforsyne den via USB.
- Nem scanning og udtræk af data fra alt, hvad du scanner, hvilket resulterer i digitale ressourcer.
- Med kvitteringsdata kan du hurtigere oprette skatte- eller udgiftsrapporter, eksportere til Excel eller synkronisere kontakter ved hjælp af Outlook eller Adressebog.
- Det tilbyder en gratis 30-dages prøveversion af NeatCloud, som giver dig mulighed for at synkronisere og sikkerhedskopiere Neat-filerne og se dem fra enhver browser eller mobilenhed.
Desuden vil du, så længe du er NeatCloud-abonnent, modtage NeatCare, som yder ekstra assistance og ulykkesforsikring til din NeatDesk.
Dext
Dext forbereder og samler din dokumentation med 99 % præcision og behandler den derefter med det samme i dit regnskabssoftware. Det giver dig mulighed for at investere mere tid i aktiviteter, der producerer værdi.
Funktioner
- Dext Prepare er en dejlig ligetil løsning til at organisere og digitalisere alle dine dokumenter.
- Indsend en kvittering, en regning eller et kontoudtog, og Dext indsamler de oplysninger, du ønsker, og leverer dem til dit regnskabssystem. Du får de præcise tal, du har brug for, i stedet for at du skal sætte dig ned og indtaste dem fysisk.
Dext Prepare fanger og behandler markedsledende data, før de udgives til dit regnskabssystem. Dit teams tidsplan er frigjort til mere vigtigt arbejde, og du får sikkerhed for, at du har at gøre med de bedste.
Skoæske
Hvis du leder efter pålidelig opbevaring til digitale skattekvitteringer, så ville ShoeBoxed være en ideel kvitteringsscanner-app. Det vil hjælpe dig med at gøre din kvitteringshåndtering lettere.
Funktioner
- Forenkle hverdagens bogføringsopgaver.
- Udforsk funktioner og værktøjer bygget til små virksomheder, revisorer og bogholdere.
- Du kan få dine kvitteringer omdannet til udtrukne, menneskeverificerede, kategoriserede, organiserede, søgbare og redigerbare data, som du kan få adgang til, når og hvor du vil.
Ud over det kan du oprette omfattende udgiftsrapporter, der inkluderer billeder af dine kvitteringer og eksportere, dele eller udskrive dine data for nem skatteforberedelse eller godtgørelse.
Nem udgift
Easy Expense udtrækker væsentlig information såsom leverandør, division, skatter, sum og betalingstype ved hjælp af kraftfuld billedbehandling og AI.
Derudover overvåger denne kvitteringsscanner kreditkort- og bankkontoudgifter uden besvær. Easy Expense integreres med dine bankkonti for at scanne op til 18 måneders transaktioner for omkostninger og skatteafskrivninger.
Funktioner
- Fungerer offline, hvilket gør den ideel til brug på farten.
- Hurtigste måde at fange, beskære og spore kvitteringer på
- Mist aldrig en kvittering med automatisk skysynkronisering.
- Smart automatisk kategorisering for at maksimere fradrag
- Massegennemgang af transaktioner
Ved hjælp af Easy Expense kan du synkronisere mellem brugere i realtid gennem brugertilladelser. Du kan nemt begrænse, hvem der kan se relevant information.
Udgiftsstyring
Fra grænseløs scanning af kvitteringer og overvågning af kilometertal til refusion næste dag, kan et omkostningssporingsværktøj som Expense Management hjælpe dig med at administrere dit regnskabssystem.
Funktioner
- Sporing og organisering af kvitteringer, når du rejser eller arbejder eksternt, kan være vanskeligt og nogle gange resultere i, at kvitteringer går tabt.
- Du kan scanne kvitteringer uden begrænsninger, logge dine kilometertal, e-maile dem til godkendelse og gøre andre ting.
Når de kombineres med SmartScan-funktionen, scannes og hentes dine kvitteringer øjeblikkeligt, hvilket sparer dig for tid og energi.
Smart kvitteringer
Smarte kvitteringer forvandler din telefon til en kvitteringsscanner og en udgiftsrapportgenerator! Den indsamler kvitteringsoplysninger og lader dig oprette PDF- og CSV-rapporter, som du kan sende til dine e-mail-konti.
Funktioner
- Professionelle rapporter kan bygges både til din budgetovervågning og kravene til dit arbejde ved hjælp af fuldstændigt konfigurerbare PDF-, CSV- og ZIP-rapporter.
- Smarte kvitteringer giver dig mulighed for at vælge mellem over 20 forskellige standarddatatyper (såsom datoer, priser, afgifter, kvitteringskategorier, bemærkninger, betalingsmuligheder og så videre).
Denne funktion kan være nyttig til at hjælpe dig med at skabe det ideelle dokument, hvilket sparer dig for utallige timers arbejde og giver dig mulighed for at fokusere på ting, der er vigtigere for dig.
Forudsigelser
Foreceipts-appen er den ideelle kvitteringshåndteringsløsning, hvor over 500.000 virksomhedsejere, selvstændige arbejdere, bureauer og freelancere globalt bruger den.
Funktioner
- Tag billeder af dine papirkvitteringer eller send dine digitale kvitteringer til dig selv. Foreceipts-appen scanner øjeblikkeligt dataene på dine kvitteringer og indtaster dem i din bog. Du kan også tilføje indtægter ved at scanne dine fakturaer.
- Del dine Excel- eller PDF-udgiftsrapporter med din revisor, eller brug dem til at indberette din skat. Hvert af dine kvitteringsbilleder gemmes, så du er beskyttet i tilfælde af en revision.
De har etableret forretningsudgiftskategorier for USA og Canada, så din årsudgiftsrapport vil korrekt opfylde skatteangivelseskravene. Du kan også ændre kategorierne efter behov.
Veryfi
Verdens hurtigste og sikreste OCR Capture and Data Extraction app til kvitteringer, regninger og fakturaer er her. Slip for datainput og bogføring; spare timer hver uge. Veryfi henter leverandører, betalinger, totaler, skatter og endda linjeposter på få sekunder.
Funktioner
- Veryfis OCR API udtrækker, kategoriserer og forbedrer al information fra uorganiserede forbrugerkøbsregistreringer, fakturaer og regninger ned til linjeposter (købsdata på SKU-niveau) i skala, hvilket fjerner behovet for scripts eller mennesker-i-løkken.
- Veryfi OCR API giver dig en af de mest indflydelsesrige og sofistikerede OCR (Optical Character Recognition) og ICR (Intelligent Character Recognition) dataekstraktions-API-platforme, der er tilgængelige i disse dage.
Disse funktioner giver dig mulighed for at overgå dine konkurrenter og give dine brugere den bedst mulige service på hele markedet.
Hvordan vælger man den mest passende kvitteringsapp?
At holde kvitteringer ordentligt organiseret er en af de enkleste måder at undgå stress i skattesæsonen. De værktøjer, vi har nævnt, gør det tilgængeligt uden at skulle gemme hundredvis af små papirlapper.
Overvej dine individuelle behov som freelancer eller virksomhedsejer, når du accepterer et. Tænk over følgende:
- Hvor mange personer fører du tilsyn?
- Hvor mange kunder passer du?
- Hvor mange kommercielle køb foretager du hver måned?
- Hvor ofte og hvor rejser du på arbejde?
Afhængigt af dine omstændigheder kan du få brug for flere værktøjer til at tilpasse dit kvitteringssporingssystem.
Konklusion
Du skal holde styr på dine kontorudgifter organiseret, så du ikke mister retten til at få betalt tilbage for dem. Hvis du ikke gør det, vil pengene ikke være tilgængelige før næste betalingscyklus.
Så mange forskellige slags software kan bruges som kvitteringsscannere. Hver enkelt gør denne proces lettere ved at tilbyde bedre funktioner og tjenester. Så lad os afslutte det. De øverste kvitteringsscanningsapps, der er anført ovenfor, er værd at bruge. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du få en!
Du kan også udforske nogle bedste udgiftssporings-/administrationssoftware til små og mellemstore virksomhedsejere.