Strømlin din SMB-indkøbsproces med disse bedste indkøbssoftwareapplikationer.
Indkøbsprocesstyringen er kompleks, da den involverer indkøb, lagerbeholdning, ordrer, fakturaer, leverandører, betalinger og mere. Men samtidig er det afgørende for virksomhedens succes. Derfor er virksomheder nødt til at automatisere og administrere denne proces med applikationer.
Hvis du venter til sidste øjeblik med at implementere indkøbssoftware i din virksomhed, vil der være konsekvenser af manuel behandling. Derfor er det klogt at begynde at implementere disse værktøjer, så snart du bemærker friktionen af ineffektive manuelle processer.
Lad os dykke dybt ned i det grundlæggende i indkøbssoftware og lære om de bedste værktøjer på dette domæne.
Indholdsfortegnelse
Hvad er indkøbssoftware?
Indkøb betyder at finde og erhverve de varer og tjenester, en virksomhed har brug for. Derfor refererer indkøbssoftware til en forretningsløsning, der automatiserer forskellige faser af indkøbsprocessen.
Uanset om det handler om at analysere udgifter, administrere kontrakter eller foretage betalinger, kan sådanne værktøjer hjælpe dig med at have total kontrol over hver procesoperation. Disse kan også integreres med forskellige ERP-platforme for at gøre processen mere smidig.
Derudover giver nogle værktøjer også alle medarbejdere adgang til og udføre opgaver fra en central enhed med peberbrugertilladelse.
Hvad gør disse værktøjer?
En indkøbssoftwareapplikation kan udføre flere opgaver for at gøre indkøbsprocessen ubesværet for dit team. Medarbejdere kan bestille køb fra hvor som helst og kommunikere med teammedlemmer. Her er de vigtigste opgaver, som denne software kan udføre:
- Generer en indkøbsordre og bekræft den
- Automatiser e-købsordre transmission
- Påmind dig om seneste købsordrer og annulleringer
- Send afventende indkøbsordrer til passende personale for yderligere handling
- Udfør finansielle transaktioner og lagertransaktioner efter ordremodtagelse
- Undgå spotmangel ved at vedligeholde en beholdning
- Indsaml data og analyser trends for maksimal rentabilitet
- Strømlin standardiseringsprocessen på tværs af forskellige platforme
Lad os nu diskutere, hvornår du bruger indkøbssoftwareværktøjer.
Hvem bruger indkøbssoftware?
Du har brug for indkøbssoftware, når du køber råvarer, computerhardware, kontorartikler osv. i bulkmængder i løbet af året. Derfor er enhver virksomhed, der ofte køber forsyninger fra tredjepartsleverandører og ønsker at gøre indkøbssystemet gennemsigtigt.
Du vil for det meste finde følgende virksomheder, der bruger indkøbsværktøjer:
- Producenter af forbrugsvarer og apparater
- Køretøjsproducenter
- e-handel og detailvirksomheder
Men der er en specialiseret virksomhed, der også bruger denne software, og det er indkøbskonsulenter eller -bureauer.
De fleste brands outsourcer deres indkøb til disse bureauer for nemheds skyld og overkommelige priser. Virksomheder som Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture osv. er førende inden for indkøbsrådgivning.
Hvordan hjælper indkøbssoftware virksomheder?
#1. Indkøbsautomatisering
Automatisering af forretningsprocesser er tydelig på alle domæner, inklusive indkøb. Du kan med succes automatisere hele indkøbsoperationen ved at bruge indkøbssoftware.
Fra leverandøropdagelse til registrering, produktudvælgelse til kvalitetstjek og endelig aftalesignering – alt kommer under én software.
I de fleste tilfælde behandler værktøjet automatisk interne købsanmodninger. Det kræver blot en leders godkendelse, før du sender købsordren.
#2. Gennemsigtighed i køb
Forretningens interessenter som ledere og CFO’er kan se på købstendenserne fra en central software. Ingen grund til at springe gennem bøjler for at få rapporter om indkøb.
Værktøjet sporer også hvert trin, indtil handlen afsluttes, hvilket sikrer gennemsigtighed på højt niveau for at undgå korruption.
#3. Godkendelsesoptimering
Sådanne værktøjer kommer med intelligente algoritmer til at adskille ægte købsordrer fra spild. Derfor får godkendelsescheferne kun købsanmodninger, der er ægte det meste af tiden. Efterfølgende kan ledere hurtigt godkende købsordrer.
#4. Synlighed for udgifter
Værktøjets dashboard viser dig øjeblikkeligt virksomhedens samlede udgifter til indkøb af forsyninger, hvem dine leverandører er, hvor meget du betaler dem, og så videre. Det hjælper dig med at budgettere projekter, spare på unødvendige indkøb mv.
Funktioner at se efter, når du vælger indkøbssoftware
De fleste indkøbsværktøjer tilbyder et standardsæt af funktionaliteter. Før du køber en, skal du dog sikre dig, at de mindst har følgende funktioner:
- Værktøjet bør komme med et leverandørstyringsdashboard, hvor du kan ombord på nye leverandører eller gennemgå kontrakter med eksisterende.
- Det vil være praktisk, hvis softwaren også tilbyder en leverandørgenkendelsesfunktion.
- Der skal være et risikostyringsværktøj, der blokerer unødvendigt forbrug eller forkerte købsordrer.
- Dit indkøbsværktøj skal leveres med en revisionsfunktionalitet, så du kan revidere indkøbsordrer, leverandørbetalinger mv.
- Det bedste indkøbsværktøj vil også tilbyde en budgetfunktionalitet, hvor du kan indtaste et månedligt eller kvartalsvis budget og holde indkøb inden for dette tal.
- Der bør også være en kommunikationsfunktionalitet, der giver softwarebrugeren besked om nye købsordrer, fakturaer, forfaldne ordrer osv.
- Det er godt, hvis appen tilbyder en mobilversion til forbrugssporing, ordregodkendelser, aftaleafslutning og mere.
- Pålidelig indkøbssoftware bør give dig mulighed for at fastsætte virksomhedens indkøbspolitik.
- Endelig skal værktøjet give indkøbsrepræsentanterne mulighed for at skabe tilpassede indkøbsarbejdsgange, hvis softwaren mangler skabeloner til bestemte indkøbsscenarier.
Nu hvor du kender til dette værktøjs koncept og de opgaver, det kan udføre, kan du se på de bedste indkøbssoftwareapplikationer SMB’er kan bruge.
Precoro
Hvis du tilhører et lille eller mellemstort team, kan Precoro hjælpe dig gennem strømlining af købsprocessen og eliminering af manuelt arbejde. Det sparer dig værdifuld tid og penge og giver dig mulighed for at fokusere på mere presserende sager.
Denne innovative og lynhurtige software kan optimere indkøb-til-betaling-systemet i din organisation for bedre arbejdseffektivitet. Det håndterer effektivt de opgaver, der er involveret i købsprocessen, såsom rekvisition, bestilling og fakturering.
Desuden forbedrer Precoro dit indkøbssystem ved at forbedre dit godkendelsesworkflow. Workflow-stadier såsom anmodningsproces, indkøbsordrer, godkendelse, fakturering og fakturahåndtering kan udføres elektronisk med dette værktøj.
Applikationen gør også processtyring, godkendelse og udgiftsanalyse på farten meget nemmere.
Ved at bruge denne pålidelige løsning kan virksomheder have regelmæssige rapporter og dataanalyse. De detaljerede og omfattende rapporter dækker alle flowchartprocesser og indkøbsdata.
Desuden giver disse rapporter dig mulighed for at spore og løse fejl, tilpasse rapportformaterne til interessenter og eksportere data i realtid til regnskab og finansiel analyse.
Kissflow
Vil du have kontrol over procure-to-pay-processen, men med tilstrækkelig fleksibilitet? Kissflow giver dig mulighed for det med sin enkle og tilpasselige løsning. Til indkøbsrekvisitioner tilbyder den flydende formularer, så du kan indsamle, godkende og spore købsanmodningerne.
Når en anmodning er godkendt, genererer den automatisk ordrer og udsteder PO’er. Til leverandørstyring tilbyder dette værktøj en effektiv portal til onboarding, administration og vedligeholdelse af leverandører.
Når du bruger denne applikation, bliver det muligt at godkende fakturaer på farten. Det understøtter også automatiseret tre-vejs matchning, kontrol af fakturaer med kontrakter, indkøbsordrer og serviceindtastningsark.
Kissflow kan også generere datadrevet og handlingsorienteret indsigt om købstendenser, udgifter og leverandørens ydeevne. Ved hjælp af denne software kan brugere også generere øjeblikkelige rapporter, der inkluderer tilpassede parametre.
Det understøtter også problemfri integration med forskellige tredjepartsværktøjer. Slip af med enhver redundans ved at bruge den med forskellige ERP- og finansieringsapplikationer, herunder Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP og NetSuite. Denne løsning lader dig også bruge kraftfulde plugins og API’er.
Team Procure
Som SMB er det på tide, at du forenkler indkøbsprocessen med Team Procure. Denne software kan dog også imødekomme behovene hos virksomheder, der beskæftiger sig med komplekse indkøbsoperationer på internationalt plan.
Denne enkelt cloud-baserede platform kan håndtere alle dine godkendelser, indkøbsordrer og beholdning. Når det kommer til købsanmodninger, kan løsningen sortere disse efter budget, afdeling og sværhedsgrad. Ud fra disse anmodninger kan brugere også generere PO’er og overvåge leveringsplaner.
Team Procure tilbyder også en prismatrixfunktion, hvormed virksomheder kan administrere bud fra flere leverandører købt fra den lavestbydende. Da forskellige organisationer har forskellige behov, giver det organisationer mulighed for at skabe brugerdefinerede godkendelsesarbejdsgange.
Her er onboarding af leverandører og leverandører let. Det har også indbyggede KPI’er til præstationssporing. Selvom du har lagre flere steder, hjælper dette værktøj dig med at have et integreret lagerstyringssystem. Du kan endda integrere dens service i dit eksisterende system gennem personlig API.
ProcurementExpress
ProcurementExpress er en ideel indkøbssoftware, der kan strømline alle de relaterede arbejdsgange. Det hjælper dig også med at eliminere lange manuelle processer, papirspor og mulige tilfælde af svindel.
Dets innovative godkendelsessystem lader dig indstille maksimale udgifter og bestemme godkendelseskæder. Virksomheder kan også tildele forudbestemte godkendelsesniveauer til forskellige medarbejdere. Derudover kan organisationer tilpasse og automatisere alle trin i en godkendelseskæde for optimeret effektivitet.
Applikationen giver dig mulighed for at oprette hurtige og præcise PO’er baseret på dit forhold til individuelle leverandører. Du kan inkludere nødvendige felter og rullemenuer for at oprette professionelle og kontekstuelle PO’er.
I henhold til din virksomheds økonomiske struktur kan du allokere omkostninger til forskellige lokationer for at undgå overforbrug. Ved at bruge rapporteringsfunktionen i appen kan brugerne også analysere de omfattende opdelinger af udgifterne. Desuden kan løsningen skabe budgetter for forskellige projekter og afdelinger.
Skabe
Sig farvel til papirprocesser, langsom godkendelse og komplekse løsninger med Procurify. Denne proaktive udgiftsstyringssoftware giver fuldstændig synlighed og kontrol over virksomhedens udgifter.
Når du bruger dette værktøj, bliver det muligt at godkende alle indkøbsordrer fra ét sted. Her kan du også se realtidsforbrug i forhold til budgetterne. Det tilbyder også fysiske og virtuelle forbrugskort til problemfrit forbrug.
Procurify understøtter også oprettelse af en arbejdsgang til automatisering og sporing af hvert købsrejsetrin. Du kan også indstille købstilladelse baseret på afdeling og lokation. Evnen til at sortere alle ordrer for en leverandør er en anden fremhævet funktion af dette værktøj.
Appen kan udføre analyse af leverandørens ydeevne, så du kan træffe informerede købs- og forretningsbeslutninger. Her kan du importere katalogartikler og detaljer, herunder billeder.
Denne løsning integreres direkte med dine foretrukne forretningsapplikationer såsom Amazon Business, Oracle, Quickbooks og Slack.
Coupa
Coupa er en platform, der giver dig den synlighed og udgiftskontrol, du har brug for til at styre indkøbsprocessen. At vælge denne løsning til din virksomhed betyder, at du nemt kan indkøbe forbrugerne, mens du sparer dine medarbejdere for værdifuld tid.
De bedste funktioner i denne applikation er:
- Forenkling af indkøbsrekvisition og ordreprocesser
- Sporing af indkøbsordre i realtid
- Advarsler om nedsatte priser og andre fordele
- Fleksible formularer til at indtaste data for SOW-baserede tjenester
- Dashboard til budgetstyring i realtid
Desuden understøtter værktøjet godkendelse via e-mails og mobiltelefoner. Virksomheder kan også bruge det til lager- og kontraktstyring.
Bellwether
Med Bellwether kan du gøre indkøbsprocessen gennemsigtig og hurtig. Det hjælper dig med at slippe af med verbale godkendelser og langvarig kommunikation via e-mails og telefonopkald.
Denne software giver dig mulighed for at opsætte rekvisitioner, indkøbsordrer og fakturaer med minimal tid og indsats. Funktioner som avanceret arbejdsgang og budgettering sikrer større synlighed og kontrol over udgifterne.
Dette cloud-baserede værktøj tilbyder den nødvendige fleksibilitet og tilpasning til dine behov. Hvis din virksomhed har brug for flere sprog eller brugerdefinerede felter, kan Bellwether give dig det. Desuden giver det dig adgang til applikationen off-site.
PairSoft
PairSoft er en brugervenlig software, som virksomheder kan bruge til at automatisere arbejdsgangen på tværs af P2P-processen. Det er også nyttigt for at opnå synlighed af udgifter og have et godt forhold til leverandører og leverandører.
Softwaren kan implementeres hurtigt på dit system eller eksisterende ERP og bruges med lethed. Det lader dig administrere PO’er ved at strømline hele processen. Du får også komplet forbrugsindsigt på tværs af kategorier.
PairSoft kan også facilitere realtidskommunikation mellem virksomheder og leverandører. Fakturabehandling og validering er anden opgaveautomatisering, du kan udføre med denne software. Det understøtter også analyser og rapportering.
Afsluttende ord
I denne digitaliserings æra er det udfordrende for virksomheder at styre deres indkøbsproces uden software eller automatiseret løsning. Disse værktøjer kan åbne flere nye muligheder på hvert trin af denne proces.
Desuden sikrer applikationerne optimal effektivitet, selv når du skalerer din virksomhed op. Tjek listen over bedste indkøbssoftware for at vælge den bedst egnede til dine behov. Du kan også se på de væsentlige funktioner, et robust værktøj til automatiseret indkøb skal have.
Som SMB ønsker du måske også at vide om de bedste dokumenthåndteringsværktøjer.