Mens der arbejdes med mange medarbejdere på arbejdspladsen, skal HR administrere information om dem alle for at kunne træffe nøjagtige beslutninger på en dygtig måde.
Sådan en skræmmende opgave kræver meget og giver mindre tid til andre HR-opgaver.
En HRIS kan potentielt være en fremragende investering til at administrere information om medarbejderne og maksimere effektiviteten.
I denne artikel vil du opdage, hvad HRIS-software er, dens typer og otte HRIS-software til at tage sig af HR-relaterede aktiviteter.
Så lad os tage det fra toppen.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en HRIS-software?
Et Human Resource Information System, alias HRIS, er et system, der digitaliserer menneskelige ressourcers aktiviteter og processer.
Du kan også sige, at en HRIS er en software, der tager sig af menneskelige ressourceaktiviteter som medarbejderinformationsstyring, regnskab, løn osv.
Da HRIS tager sig af alle disse opgaver, bliver det lettere for HR at træffe bedre beslutninger ved at fokusere mere på at analysere dataene end at forsøge at indsamle og kompilere dem. Derudover kan hele organisationen arbejde mere effektivt og smidigt.
De fleste HRIS-software har normalt funktioner, der er nødvendige for ende-til-ende håndtering af menneskelige ressourcer.
Fordele ved HRIS-software
Automatiserede processer til hurtigere fuldførelse af opgaver
Almindelige HR-opgaver som sporing af orlovsdage, tilstedeværelse, løn, osv., er alle automatiseret af en HRIS. Dette hjælper dig med at spare tid, hvis du har gigantiske teams at håndtere.
Nem rekruttering, kandidatvurdering og onboarding
En HRIS kan indsamle og scanne mange CV’er ad gangen for at finde den bedste kandidat til en stilling. Disse funktioner gør HR’s arbejde nemt ved at eliminere behovet for selv at tjekke alle CV’er.
Selv efter at en kandidat er færdigbehandlet, kan HRIS tage sig af en masse onboarding-opgaver.
Øger samarbejde og intern kommunikation
En HRIS er også beregnet til, at alle medarbejdere kan forblive forbundet med HR-teamet. De kan finde ud af deres tilstedeværelsesdata, lønsedler, præstationsanalyse og anmode om blade eller forfremmelser gennem HRIS.
Medarbejderrapporter og analyse
En HRIS kan spore alle præstationsmålinger sat for medarbejderne og oprette ugentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter til detaljeret analyse.
Hurtigere og præcis beslutningstagning
Eventuelle beslutninger om ledelse af medarbejderne kan træffes effektivt ved at analysere alle rapporterne og læse medarbejderoplysningerne fra HRIS-databasen.
Integration med andre værktøjer
En HRIS kan integreres med alle andre værktøjer, din virksomhed bruger til forskellige opgaver. En af de mest almindelige metoder til integration er at integrere et projektledelsessystem med en HRIS.
Dette gør det muligt for HR at se, hvilke medarbejdere der har udført hvilken slags arbejde og hjælper dem med at generere vurderinger for hver medarbejder.
Nu hvor du ved, hvad HRIS-software er, er her de ting, du skal kigge efter, når du investerer i HRIS-software.
Hvordan vælger man den rigtige HRIS-software?
Forstå dine behov
Den første og vigtigste ting, før du trykker på aftrækkeren, er at forstå, hvad du præcist vil have fra HRIS.
Der findes forskellige typer HRIS-software (mere om dette senere). Start med at indsnævre dit valg afhængigt af disse typer.
Angiv derefter de opgaver, du vil automatisere og administrere ved hjælp af en HRIS, og se den samlede arbejdsstyrke, du forventes at styre.
Rådgivning af andre afdelinger
En anden faktor, du skal overveje, før du får en HRIS, er at konsultere alle afdelingsledere, IT-support og hele HR-teamet.
Dette vil give dig et indblik i, hvad alle ting skal passes på.
Derudover kan høring af andre i din virksomhed åbne dig for et par forslag, som kan bruges, når du køber en HRIS.
Sæt et budget
Forskellige typer HRIS og leverandører vil have løsninger, der tilbyder forskellige pakker baseret på deres funktioner.
Hvis du sætter et budget i henhold til dine behov og forventede investeringsafkast, kan du indsnævre din liste til blot nogle få software.
Du bør også overveje at få software, der enten er et engangskøb eller har længere pakker, der giver visse rabatter.
Tal med leverandørerne og forstå softwaren
Når du har lavet en liste over HRIS-software, du mener er god nok til dine behov, skal du kontakte leverandøren.
Aftal et møde for at diskutere, hvordan systemet fungerer, og forstå alle funktionerne grundigt.
Dette vil give dig en idé om den faktiske funktion af on-paper funktionalitet, som leverandørerne lover. Du kan også sammenligne disse software med hinanden for at træffe de rigtige beslutninger.
Deltag i demo-sessioner
Hvis der er gratis demoer til HRIS efter eget valg, så gå ikke glip af dem. En demo kan være fantastisk for faktisk at få en praktisk fornemmelse af softwarens funktionalitet og forviklinger.
Hvis du holder disse faktorer i tankerne, kan du identificere en fantastisk HRIS-software.
Her er en liste over nogle af de bedste HRIS-software, vi har fundet. Tag et kig og se, hvad der passer perfekt til dig og din organisation.
Freshteam
Freshteam HRIS er en fantastisk software til medarbejderadministrationsopgaver som onboarding, offboarding, administration af medarbejderoplysninger og tilstedeværelsessporing.
Funktioner
- Konfigurer systemet til onboarding og indsaml og gem effektivt medarbejderdokumenter på platformen
- Analytisk datarepræsentation og nemme rapporter for kandidatpipelines og ændringer i arbejdsstyrken
- En selvbetjeningsportal giver medarbejderne mulighed for at tilføje ind- og udgangstider, blade mv.
Freshteam HRIS er et fremragende værktøj til medarbejderinformation og arbejdsstyrkestyring. Du kan prøve softwaren gratis med en 21-dages prøveperiode for at se, om den er den rigtige pasform.
Rislende
Rislende er en omfattende HRIS, der tilbyder en lang række funktioner, der kan tage sig af stort set alt for en HR.
Funktioner
- Integreres med Slack, Zoom, Google Workspace osv.
- Administrer medarbejderændringer, onboarding og offboarding-opgaver nemt
- Håndterer kompensationsopgaver som lønstyring, automatisk skattefradrag mv.
- Håndterer andre personalegoder som sundhedsforsikring
- Styring og sporing af medarbejders tid og fremmøde
- Indbygget Learning Management System til produkttræning, adfærdskodekstræning mv.
Rippling er nok en af de bedste løsninger til HR-ledelse, men kommer på en dyrere side.
Zoho mennesker
Zoho mennesker er en medarbejderdata- og præstationssporing HRIS med funktioner som LMS, Analytics og tilpasningsfunktioner sammen med HR-kernefunktioner.
Funktioner
- Medarbejderstyringsfunktioner som indsamling og opbevaring af personaleoplysninger, klassificering af arbejdsstyrke osv.
- Tilstedeværelsessporingsfunktioner og afspadseringsstyring
- Håndterer dokumentation ved onboarding af en ny medarbejder
- Corporate LMS med alle typer træningssystemer
- Tilpasselige arbejdsgange og selvbetjeningssystem for alle medarbejdere
- Nem integration med Zoho Payroll til styring af kompensation og fordele for dine medarbejdere
Standard Zoho People HRIS er kun fantastisk til medarbejderledelse og nogle få andre HR-opgaver. Hvis du leder efter lønningsfunktionalitet, bliver du nødt til at få Zoho Payroll sammen med denne HRIS, som også vil lægge op til omkostningerne.
ADP
ADP er en HRIS, der tilbyder funktionalitet som medarbejders tidsstyring, løn, fordele og forsikring, compliance-tjenester og HR-outsourcing.
Funktioner
- Fantastisk lønbehandling med hurtigere indbetalinger og integration med forretningssoftware
- Effektiv og automatiseret arbejdsstyrkestyring med tidsregistrering og tilstedeværelsesløsninger
- Nem rekruttering og onboarding med screeningstjenester for korrekt ansættelse
- Adgang til HR-outsourcing til alle større HR-opgaver
- Overholdelsestjenester som skatter og medarbejderbekræftelse
ADP er en fantastisk HRIS for små virksomheder, der ikke har et stort HR-team til at håndtere alle opgaverne. HR-outsourcing-tjenesten er også ret praktisk for startups, der ønsker at få virksomheden til at køre så hurtigt som muligt.
Bambus HR
Bambus HR er en HRIS til at strømline informationssystemet for menneskelige ressourcer og organisere alle data sikkert. Det tilbyder også rapporter og analyser, visningstilpasninger og meget mere.
Funktioner
- Foretager dataindsamling og -styring til visning og ændringer i realtid
- De indsamlede data kan også repræsenteres i form af udtryksfulde rapporter til dybdeanalyse.
- Tilpas dit informationssystem for at få adgang til dokumentation med lethed og utrolig fleksibilitet
Bamboo HR er en begrænset funktion HRIS, der specifikt retter sig mod datadokumentation, rapportering, analyse og sikker opbevaring. Dette gør det til en utrolig løsning for små virksomheder, der har brug for HR-datahåndtering.
Zenefits
Zenefits er en HRIS designet til nem onboarding, ledelse af medarbejdere, PTO-sporing og præstationsgennemgange.
Funktioner
- Forenklet proces med at kurere og levere medarbejderfordele som sundhedspleje og pendlerkompensation
- Hurtig og nem lønbehandling for alle medarbejdere med en masse avancerede funktioner
- Effektiv selv-onboarding af nye rekrutter med nem dokumentation og andre aktiviteter, som de selv kan udføre
- Overholdelseskompatibel og nem sporing af vigtige deadlines for en god planlægning
Zenefits HRIS fås i tre forskellige pakker, som du kan købe afhængigt af dine organisatoriske behov.
Naturlig HR
Naturlig HR er en alt-i-én HRIS-løsning til mellemstore organisationer for nemt at strømline alle HR-opgaver.
Funktioner
- Nem medarbejderstyring med nøjagtig dataindsamling og lagring
- Tidssporingsfunktioner inkluderer ind og ud, blade, ekstra timer osv.
- Fantastisk automatiseret lønstyring med rettidig lønindskud og ændringer
- Udtømmende resultatanalyse og rapportering
- Indsigt i workflow management og ændringer
- Håndtering af personalegoder med lethed
Natural HR er en one-stop-løsning til alle HR-behov i en mellemstor organisation eller virksomhedsniveau.
Paycor
Paycor er en HRIS for arbejdsstyrkestyring og medarbejderinformationssystemer.
Funktioner
- Nemt mobilt stansesystem til medarbejderne til at klokke ind og klokke arbejdstiden ud
- Spor og mål medarbejdernes præstationer, hvor HR kan lave præstationsanmeldelser, administrere overførsler og forfremmelser
- Medarbejdere kan hurtigt anmode om fri eller orlov.
- Nye rekrutter kan uploade deres personlige oplysninger, før onboarding-processen overhovedet starter.
- Få indsigt ved hjælp af samlede kompensationstendenser, nuværende arbejdsstyrke, afdelingsmæssig differentiering osv.
Paycor er en anden begrænset funktionalitet, som HRIS er designet eksplicit til effektiv arbejdsstyrkestyring og sporing af medarbejderinformation.
Hvordan adskiller HRIS-software sig fra anden HR-software?
At skelne fra alle de forskellige HR-software er, hvor vi går et forvirrende sted.
HR-softwaren er blevet mere kompleks og altomfattende, at de er blevet noget ude af skel med meget få differentiatorer.
Der er 3 hovedtyper af HR-software:
#1. HRIS – Human Resource Information System
HRIS er den mest almindelige af de tre og er stort set en entry-level HR-software. Du kan definere det ved at sige, at det administrerer medarbejdere, inkluderer politikker og hjælper forskellige processer.
Nogle af de fælles træk ved en HRIS er rekruttering, vedligeholdelse af tilstedeværelsessystemer, arbejdsgange, personalesporing, administration, træning, udvikling osv.
#2. HCM – Human Capital Management
HCM gør alt, hvad en HRIS kan gøre og tilføjer et par ekstra funktioner sammen med det.
Den mere omfattende softwareløsning inkluderer talentstyringsfunktioner som kompensation, læring og udvikling, successionsplanlægning og karriereplanlægning.
En HCM har også funktioner som onboarding-processtyring, præstationssporing, positionskontrol osv.
#3. HRMS – Human Resource Management System
HRMS betragtes som det mest omfattende system af alle tre og har alle funktioner, der tilbydes af en HRIS og en HCM. Mange funktioner overlapper mellem HRMS og HRIS, men førstnævnte tilføjer et andet lag til medarbejderledelsen.
Et HRMS inkluderer funktioner som automatisk skatteberegning, behandling, fradrag og deponering af løn. Den har også tids- og arbejdsstyring, som er fremragende til at spore projekttider for at forbedre produktivitet og overskud.
Og den udtalelse ville være svær at argumentere med, da de fleste virksomheder, der tilbyder denne software, konstant tilføjer mere og mere til disse sofistikerede værktøjer.
Dette fører til at bruge alle HR-værktøjer i flæng.
Tilbage til HRIS, lad os diskutere de typer af HRIS-software, du kan bruge.
Typer af HRIS-software
I kernen har alle 5 typer HRIS’er grundlæggende funktionalitet, der tilbyder medarbejderstyring, automatisering, selvbetjening og centraliserede databaser.
Dette er nogle af de væsentlige funktioner, og ud over dette har alle forskellige HRIS-software et sæt unikke funktioner.
Her er, hvad disse typer handler om:
#1. Operationel HRIS
Operationelle HRIS’er er gode til data- og ressourceindsamling og rapportering. Det kan vedligeholde medarbejderregistreringer, stillingsdetaljer og præstationsvurderingsoplysninger.
HR-chefer kan bruge en operationel HRIS til at styre præstationer, forfremmelser, ansættelser, interne personaleændringer og vurderinger.
Disse er alle standard HR-funktioner, der kan hjælpe organisationen ved at eliminere gentagelsen af disse opgaver og øge effektiviteten.
#2. Taktisk HRIS
Taktiske HRIS’er fokuserer primært på større beslutningstagning, som potentielt kan påvirke organisationen i stor stil.
Sammen med generelle funktioner som uddannelse, ledige stillinger, rekruttering og kompensation hjælper det også med ressourceallokering, udvikling og jobanalyse.
En Tactical HRIS kan håndtere eksterne data som rapporter fra konkurrentanalysen, fagforeningsinformation, meddelelser og krav fra regeringen osv.
#3. Strategisk HRIS
Strategiske HRIS’er hjælper med virksomhedsanalyse for at skabe en strategi og træffe beslutninger i overensstemmelse hermed.
Disse software hjælper med at planlægge arbejdsstyrken og kortlægge områder og afdelinger, som vil have mange ledige stillinger og krav i fremtiden. De hjælper også med arbejdsstyrke-relateret målsætning ved at analysere budgettet og markedstendenser.
En strategisk HRIS er lavet til mellemstore organisationer, der ønsker at vokse yderligere og udvide deres arbejdsstyrke.
#4. Omfattende HRIS
Som navnet antyder, omfatter en omfattende HRIS alt, hvad ovenstående typer har. Organisationer, der har brug for funktionaliteten af operationel, taktisk og strategisk HRIS, kan bruge denne software til at strømline deres ledelse.
En omfattende HRIS inkluderer funktioner som medarbejderinformationsstyring og ledige stillingsberegninger, hjælper med rekruttering og hjælper med at spore og analysere præstationer.
De omfattende HRIS’er er også dyrere og tilbyder en standardplatform for alt, hvad en HR-chef har brug for.
#5. Begrænset funktion HRIS
Denne type er det fuldstændige modsatte af en omfattende HRIS. En begrænset funktion HRIS er meget tilpasset og retter sig mod meget specifikke HR-opgaver. Normalt har denne HRIS kun én funktion og har et udtømmende system til netop det.
En HRIS med begrænset funktion kan være en fantastisk løsning for mindre organisationer, der ikke har for mange krav eller kun har brug for én ting, der skal gøres.
De er ekstremt nemme at lære og betjene, har evnen til at blive håndteret af en enkelt HR-chef og er meget overkommelige.
Afslutter
En HRIS kan ændre, hvordan en organisations medarbejdere ledes.
Med bedre værktøjer og funktioner kan HR holde medarbejderne tilfredse og samtidig få de bedste resultater for organisationen.
Men det vigtige at huske er, at en HRIS kun vil være nyttig, hvis du kender dine krav.
Så sørg for at medregne alt, hvad du læser i denne artikel, før du træffer en stor købsbeslutning.