Du kan ikke undgå at være enig i, at kommunikation er rygraden i enhver virksomhed. I en æra med fjernarbejde, hvor holdkammeraterne er langt fra hinanden, skal kommunikationen være mere opmærksom end før.
Ud over de hold, der arbejder eksternt, er de virksomheder, der er tilbage i kontorlokalet, også afhængige af chat-apps for bedre kommunikation på grund af de fordele og funktioner, de tilbyder. Det er her chat-apps på arbejdspladsen kommer ind i scenen. Disse chat-apps forenkler kommunikationen og hjælper med at introducere en sund arbejdskultur blandt teammedlemmer.
Indholdsfortegnelse
Hvad er Workplace Chat Software? 💻
Workplace chat-apps er kommunikationsværktøjer, der har overtaget e-mail, som engang var den primære kommunikationsform på arbejdspladsen. Disse apps går ud over e-mail-muligheder og lader teammedlemmerne engagere sig med hinanden, diskutere arbejde og komme med unikke ideer til at få tingene gjort. Arbejdspladskommunikationsværktøjer tilbyder mange funktioner såsom private chats, gruppesamtaler, stemme- og videoopkald bortset fra de andre produktivitetsværktøjer.
Lad os tage et kig på de primære fordele ved at bruge chatsoftware til din virksomhed:
Billedkilde: Unsplash
Forbedret kommunikation
En af de vigtigste fordele, du vil få efter at have brugt chatsoftware, er fejlfri kommunikation mellem teammedlemmerne på trods af at de er til stede på forskellige steder. Det lader dem udveksle beskeder, diskutere ideer, deltage i videoopkald, mens de er langt fra hinanden.
Strømlinet arbejdsgang
Arbejdspladskommunikationsværktøjer hjælper teamet med at organisere arbejdet og forbedre arbejdsgangen i organisationen. Medarbejdere kan oprette daglige møder for at planlægge deres arbejde, tildele opgaver og få feedback med det samme.
Medarbejderdeltagelse
Udover at forbedre arbejdsgangen og lette kommunikationen, opfordrer chatsoftwaren også medarbejderne til at engagere sig i teamaktiviteter og derved forbedre produktiviteten.
Forbliv organiseret
At være uvidende om, hvad der sker, og at glemme de opgaver, der skal udføres, er et almindeligt kontorscenario, men ikke længere med chat-apps. Teamkommunikationsplatforme holder alt organiseret og holder dig opmærksom på, hvad der sker, og de opgaver, du skal udføre.
Sparer tid ⏳
Det er vigtigt at spore tid, når du samarbejder med andre teammedlemmer for at afslutte en opgave. Arbejdspladskommunikationsapps sparer den tid, du skal bruge på at forlade dit skrivebord og gå til personen for at diskutere ting. Dermed skæres indsatsen og ressourcerne ned for at reducere ubetydelige udgifter.
Byg teamrelationer 👨💻
Et sundt arbejdsforhold skal herske blandt de medarbejdere, der arbejder sammen som et team. Brug af kommunikationssoftware til at samarbejde om projekter og opgaver hjælper med at styrke relationer og generere nye ideer.
I denne vejledning har vi lagt den bedste workspace-chatsoftware til rådighed, som kan styrke kommunikationsspillet i din virksomhed. Det interessante ved disse kommunikationsplatforme er, at de tilbyder gratis planer for små teamstørrelser.
Arbejdsplads
Chat på arbejdspladsen er en kommunikationsplatform for virksomheder, der hjælper med at forbinde teammedlemmer, der arbejder eksternt, på en enkel, men sikker måde. Ejes af Meta og inkluderer funktioner som chat, videoopkald, indlæg, nyhedsfeed og grupper, der hjælper med at udsende alle forretningsrelaterede oplysninger.
Workplace Chat kan nemt integreres med dine organisationers forretningsværktøjer for at finde frem til en sikker og produktiv måde at dele viden og opbygge arbejdsfællesskaber på. Denne chatsoftware lader dit team interagere ved at give forslag i realtid via kommentarer, reaktioner og øjeblikkelige beskeder. Det bliver ret nemt at styrke arbejdskulturen og forbinde med holdkammerater fra alle dele af verden.
Workplace by Meta giver dig mulighed for at danne samarbejdsrum kendt som grupper. Disse grupper hjælper med at administrere projekter og tildele opgaver til holdkammerater, give feedback, dele opdateringer, nævne kolleger og dele filer sikkert uden nogen lagerbegrænsninger. Du kan indstille disse grupper som private, offentlige eller hemmelige, og du kan endda oprette grupper med medlemmer fra flere virksomheder. Gruppeadministratorerne kan begrænse adgangen for teammedlemmerne for at sikre, at kun de autoriserede personer kan få adgang til den.
Workplace Chat-appen kan integreres med mere end 50 forretningsværktøjer, hvoraf de vigtigste er Office 365, Google Workspace og ServiceNow. Det er også muligt at designe tilpassede integrationer for at forbinde arbejdspladschatten med ethvert andet værktøj i din virksomhed. Virksomheden sikrer, at brugernes følsomme oplysninger forbliver fortrolige.
Nøglefunktionerne i Workplace Chat fra Meta er som følger:
- Live video- og taleopkaldsfunktioner fungerer som et kommunikationsmedie til at udsende din virksomheds begivenheder og information for at booste teamets ånd.
- Vidensbibliotek er praktisk til at oprette, gemme og dele forretningsdokumenter i chat-appen. På denne måde er al information mere organiseret og kan vurderes på din pc og smartphones.
- Arbejdspladsgrupper hjælper med at kommunikere og samarbejde med teamet for at udvikle arbejdskulturen.
- ML-baseret nyhedsfeed viser personlig, relevant og prioriteret information for at hjælpe dig med at forblive fokuseret og produktiv.
Workplace by Meta er platform-uafhængig, og du kan bruge det på desktop og mobile enheder til at holde dig informeret hvor som helst. Prisen for Workplace-chat starter ved USD 4,00 pr. måned; du får også en 30 dages prøveperiode til at teste softwaren, før du køber den.
Chatarbejde
Chatarbejde giver teams en ny, strømlinet måde at arbejde på. Der er chatrum for hvert teamprojekt, så samtalerne om hvert projekt forbliver organiseret i deres separate rum. Alle teammedlemmer kan se fremskridt, detaljer og beslutninger og deltage i realtid.
Chatwork tilbyder følgende funktioner for at lade teammedlemmerne synkronisere arbejdet og binde sig til hinanden:
Chat Management
- Min chat-sektion lader dig notere vigtige oplysninger
- Chat direkte med et hvilket som helst af teammedlemmerne
- Opret en separat gruppe for hvert projekt i gruppechatrummet
- Søg efter gamle beskeder ved hjælp af nøgleord
Opgavestyring
- Opret og tildel opgaver til dine holdkammerater, så alle er bevidste om deres ansvar
- Spor din opgaves fremskridt med hensyn til afleveringsdatoen
- Marker opgaven som afsluttet, og den vil automatisk blive underrettet til lederen
Fildeling
- Del filer i forskellige formater såsom Word, Excel og billeder.
- Se forhåndsvisning af de uploadede filer i browseren, før du uploader dem.
- Download filer, der deles med dig af dine jævnaldrende
Videoopkald
- Opret et mødevideoopkald med gruppemedlemmerne
- Chat med gruppemedlemmerne ansigt til ansigt
- Del nemt din skærm med andre deltagere i videoopkaldet
- Del billeder i videoopkaldene via smartphones
Kontakt ledelse
- Inviter holdkammerater til at deltage i din organisations Chatwork.
- Accepter eller afvis anmodningerne om deltagelse.
- Indtast Chatwork ID eller e-mail for at søge efter holdkammerater
Notifikationshåndtering
- Tillad din browser at give dig besked om aktivitet på Chatwork
- Aktiver eller deaktiver meddelelseslyde
- Konfigurer Chatwork til at give dig besked, når du modtager e-mails i indbakken
Brugerstyring
- Tilføj nye medlemmer til gruppen (brugergrænsen afhænger af abonnementet)
- Kategoriser og gennemgå medlemmer
- Opdater brugeroplysninger såsom adgangskode
Profilstyring
- Tilføj avatar eller dit billede som profilbillede
- Tilføj forsidebilledet, der vises på profilen
Tilpas dit Chatwork-id
- Tilføj dine kontaktoplysninger såsom e-mailadresse og telefonnummer.
En gratis version af Chatwork er tilgængelig, men med begrænsede funktioner. Hvis din virksomhed ønsker at opgradere til premium-versionen, vil det koste USD 5 pr. bruger pr. måned, der faktureres årligt.
Microsoft Teams
Teams er et populært samarbejdende arbejdsområde fra Microsoft i Office 365-arbejdspakken. Organisationer hylder Microsoft Teams for dets centrale rolle i at lette samtaler på arbejdspladsen, samarbejde mellem teammedlemmer, videochat og deling af dokumenter for at forbedre medarbejderens kommunikation og produktivitet.
Mens Microsoft Teams er kendt for sine videokonferencemuligheder, er det Gruppechat segmentet kommer ikke meget bagud. De har med succes erstattet e-mail som samtalemedie, især for de teammedlemmer, der arbejder eksternt.
Udover at interagere med hinanden giver Microsoft Teams Group Chat dig også mulighed for at integrere med andre forretningsapps. Kort sagt føler medarbejderne det, som om de arbejder virtuelt på kontoret. Teams Group Chat er tilgængelig som en del af Microsoft Teams-desktopklienten, webklienten og mobilapplikationen. Du kan få adgang til Microsoft Teams fra ethvert operativsystem, iOS, macOS, Windows eller Android. Desuden er Microsoft Teams også tilgængelig som en browserudvidelse, der kan føjes til din foretrukne browser.
Teams Group Chat er rig på funktioner og indeholder alle de værktøjer, der er til stede i enhver forretningschat-app. Det være sig emojis, GIF’er, rich-text-redigering, omtaler, trådsvar og fildeling. Brugere kan nemt skifte fra onlinemeddelelser til videoopkald ved at klikke på et ikon. Desuden kan du slå diskussionerne fra for at stoppe med at modtage meddelelser og endda fastgøre de vigtige samtaler.
Andre funktioner er som følger:
- Modtag notifikationer, når nogen tagger eller giver dig besked.
- Del filer med teammedlemmerne, og få adgang til filer sendt af dem.
- Med meddelelsessøgningsfunktionen kan du søge efter beskeder ved at indtaste nøgleordene.
- Bortset fra instant messaging kan du konfigurere lydopkaldet til at kommunikere med teammedlemmer.
- Microsoft Teams kan integreres med andre virksomhedsrelaterede værktøjer, der bruges i din virksomhed.
- Tillader brugere at downloade værktøjet som en tilføjelse til abonnementer eller specifikke tjenester såsom Outlook 365.
Som nævnt er Microsoft Teams tilgængelig som en del af Office Suite 365. Den gratis version Teams tilbyder begrænset lagerplads og udgør andre begrænsninger. På den anden side tilbyder Microsoft Teams Essentials adskillige tilføjelser og koster USD 4,00 for hver bruger om måneden. Microsoft 365 Business Basic starter ved $5,00 pr. bruger pr. måned.
Google Chat
Google Chat er en virksomhedskommunikationssoftware, der er en integreret del af Google Workspace. Det giver teammedlemmerne i virksomheder og organisationer et middel til at samarbejde og kommunikere om projekter og opgaver. Google Chat fungerer som en central hub, hvor teammedlemmer og ledere kan oprette virtuelle chatrum, konfigurere chattråde, overvåge opgavefremskridt og tage opfølgninger.
Hvert chatrum har separate muligheder for chat, fildeling og opgavetildeling og afslutning. Det gør det muligt nemt at få adgang til de filer, der deles af dig og dine holdkammerater i rummet. Derudover kan du også tildele opgaven til andre og se de opgaver, der er tildelt dig i rummet. Bortset fra disse får du flere knapper til at udføre forskellige opgaver som at uploade vedhæftede filer, indsætte emojis og animerede GIF’er og endda oprette et videoopkald ved hjælp af Google Meet.
Google Chat understøtter både direkte beskeder og gruppesamtaler; medarbejdere kan aktivere notifikationer for at få besked, når deres kolleger deler filer, links og kommentarer på Google Docs, Sheets eller Slides. Virksomheder kan ubesværet synkronisere besked-appen med Google Kalender, hvilket gør det nemt at planlægge møder afhængigt af teammedlemmernes tilgængelighed. Google Chat overholder GDPR, HIPAA, ISO og AICPA-regler og -politikker og lader dig konfigurere log-on-metoden eller to-faktor-godkendelse for at styrke sikkerheden.
Google Chat har API-understøttelse, på grund af hvilken den integreres med GSuite-applikationerne og andre tredjepartsværktøjer og -applikationer. Chatplatformen understøtter også den meget efterspurgte indbakke-søgefunktion, der giver brugerne mulighed for hurtigt at søge efter gamle beskeder og delte filer i samtalerne.
Google Chat er platform-uafhængig og kan tilgås på Windows, Mac, Android-smartphones og iPhones via webklienten og den selvstændige applikation. For at få adgang til Google Chat skal du have en Google Workspace-konto.
En arbejdsområdekonto er allerede til stede for brugere, der har en Gmail-konto. Google chat er en del af Google Workspace, og du kan bruge Google Chat fra den gratis Google Workspace-konto. Du kan dog opgradere til premiumversionen af Google Workspace, der koster USD 6 pr. person pr. måned for at få adgang til yderligere funktioner.
Slap
Slap er en populær besked- og kommunikationsapp, der hjælper virksomheder med at forbedre kommunikationen og samarbejdet mellem teammedlemmer og giver dem adgang til forretningsværktøjer uanset deres nuværende placering og arbejdstilstand. Det understøtter kanaler, der grupperer teammedlemmerne baseret på projektet, afdelingen, kontorstedet og enhver anden ting. På denne måde kan brugerne nemt holde sig opmærksomme på ting, der interesserer dem.
Alle kan få adgang til de offentlige kanaler, så alle teams er klar over, hvad det andet team arbejder med. For eksempel kan nye snedkere hurtigt komme på banen i stedet for at vente på, at nogen guider dem fra bunden.
Slack understøtter også åbne diskussioner, private grupper, direkte beskeder, beskedarkivering, fildeling og dybdegående kontekstuelle søgninger. Det kan synkronisere med andre værktøjer og tjenester, der bruges af virksomheden for at hjælpe med at centralisere meddelelser, filer og andre data ét sted. Dermed eliminerer det behovet for konstant at skifte fra faner til dashboards, huske loginoplysninger til forskellige platforme og jonglere med arbejdsværktøjerne.
Slack er designet til at integrere med værktøjer som MailChimp, Dropbox og Google Drive, der hjælper dig med at arbejde smart og træffe effektive beslutninger. Det indekserer og arkiverer automatisk alt, hvilket hjælper virksomheden med at opbygge en omfattende videnbase uden besvær. Bortset fra disse funktioner, der er fælles for alle meddelelsesplatforme på arbejdspladsen, er det, der gør Slack anderledes, dens tre unikke funktioner:
- Planlæg afsendelse: Slack giver dig mulighed for at planlægge dine beskeder til at sende dem på et fast tidspunkt i fremtiden i stedet for at sende dem i øjeblikket.
- Slack Huddles: Denne funktion gør det muligt for ethvert teammedlem hurtigt at invitere andre, der er en del af en kanal eller gruppe, til at deltage i et lyd- eller videoopkald. Det er praktisk, når du vil organisere en hurtig verbal kommunikation.
- Slack Connect DM’er: Slack Connect DM’er er kun en del af premium-konti, og det lader dig invitere andre brugere, der ikke er en del af gruppen, til at tale direkte med dig.
Den gratis version giver dig kun adgang til de grundlæggende funktioner. Pro-versionen, der koster USD 2,67 pr. bruger, giver kraftfulde funktioner til små teams, og business+-versionen koster USD 5 pr. bruger og hjælper med at skalere din virksomhed. Slack har også en Enterprise-version, der er velegnet til store virksomheder, der efterspørger mere kraftfulde funktioner.
Vigtigste
Vigtigste er en kraftfuld alt-i-én kommunikationsløsning, der lader udviklerne samarbejde uden at gå på kompromis med sikkerheden. Det omfatter tre nøgleplatforme:
- Kanaler – Det hjælper dit team med at kommunikere og holde forbindelsen på en-til-en basis og via beskeder i gruppen.
- Playbooks – Det gør det muligt for virksomhederne at samle og opsætte processer og opnå forventede resultater
- Boards – Mattermost inkluderer Kanban Boards-strukturer, der letter projekt- og opgavestyring for at hjælpe med at nå de vigtigste milepæle.
Mattermosts kanalbaserede samarbejdsperspektiv hjælper med at forbinde din virksomheds medarbejdere, processer og alle din virksomheds værktøjer på ét sted. Denne unikke og open source workspace-meddelelsesapp er platform-uafhængig og er tilgængelig som en browserbaseret app, desktop-klient og mobilapp.
Mattermosts kanalplatform omfatter omfattende funktioner, såsom overholdelsesrapportering, chatarkivering og meddelelsessøgning. Udover disse inkorporerer Mattermost også andre funktioner som private/gruppechat, fil- og linkdeling, brugerdefinerede emojis, understøttelse af flere sprog, skråstregkommandoer, søgbar beskedhistorik, webhooks og mere.
Alle disse funktioner hjælper Mattermost med at fremstå som en vigtig meddelelsesplatform på arbejdspladsen for virksomheder til at udføre problemfri kommunikation mellem teammedlemmerne uden faldgruber og forvirring.
Ud over disse funktioner tilbyder Enterprise-udgaven af denne kommunikationsplatform adskillige tilføjelser som Single Sign On (SSO), Advanced Permissions og Multifactor Authentication (MFA), præstationsovervågningsfunktioner, overholdelsesrapporter, tilpasset branding og virksomhedssøgningsfunktioner.
Andre højdepunkter i denne produktionskommunikationskanal er som følger:
- Matttermost opfylder alle organisationernes sikkerhedskrav og giver maksimal kontrol over virksomhedens følsomme data.
- Den er meget udvidelsesbar og er kompatibel med en lang række tredjepartsapps og integrationer.
- Understøtter rich text-formatering og kodesyntaksfremhævning for at lette nem kommunikation mellem udviklere
- Integreret stemme-/videokonferencer giver dig mulighed for øjeblikkeligt at skifte til ansigt-til-ansigt forbindelsestilstand med et enkelt klik.
Starter-versionen af Mattermost er tilgængelig gratis og er velegnet til små teams, der kræver begrænsede funktioner. Hvis du har brug for nogle ekstra funktioner, kan du benytte den professionelle version, der koster USD 10 pr. bruger pr. måned. Hvis du vil bruge Enterprise-udgaven, skal du anmode om et tilbud.
Mattermost er også tilgængelig som en selvhostet løsning, hvilket betyder, at du kan implementere på din foretrukne cloud-server eller gøre en klar på Kamatera for så lavt som $6 om måneden.
Afslutter
Vi håber, at du lærte om den bedste chatsoftware, der kan forbedre kommunikationen og samarbejdet mellem teammedlemmerne i din virksomhed, især dem, der arbejder eksternt. Uanset hvilken chatsoftware du bruger, vil samarbejdet på arbejdspladsen mellem teammedlemmer helt sikkert blive bedre i et fjernarbejdsmiljø.