6 måder at slette alle e-mails på Gmail

Værktøjer til at slette e-mails har vist sig at være en velsignelse for medarbejdere og virksomheder, da de øger produktiviteten ved at reducere tid brugt på at rydde en overfyldt indbakke.

Vidste du, at flere undersøgelser har rapporteret, at en gennemsnitlig medarbejder bruger 28 % på e-mails hver dag?

At tjekke og arbejde med e-mails kan være overvældende, hvis vi endnu ikke har organiseret eller administreret vores e-mails. I denne artikel vil vi diskutere måder at opnå nul indbakker på og arbejde med e-mails effektivt. Her er en tabel med nogle must have-værktøjer, du skal føje til dit e-mail-arsenal for en klar og frisk indbakke!

Titel

Beskrivelse

Udforske

SaneBox

Fjerner uønsket e-mail, opretter mapper og smart AI-hastighed.

Ren e-mail

Organiseret assistent, stop uønskede e-mails, privatlivsfokuseret.

Overmenneskelig

AI-drevet e-mail-administration med påmindelser og statusvisning.

Mailstrøm

Masse-e-mail-handlinger til support af Google, Yahoo og Outlook.

Ryd indbakke = bedre produktivitet

E-mailhåndtering er effektiv til at maksimere effektiviteten på arbejdspladsen. Den fortsatte efterspørgsel efter fjernarbejde har øget brugen af ​​Gmail, da det betragtes som en professionel kommunikationskilde sammenlignet med andre platforme.

Derfor bliver det nødvendigt at organisere e-mails på den bedst mulige måde, der vil hjælpe med at strømline arbejdsgangen. Det er den bedste kommunikationsmetode, som bør styres dagligt eller på et fast tidspunkt, da den indeholder vigtige organisatoriske dokumenter.

#1. Tidseffektivitet

Bedre e-mail-styring øger tidseffektiviteten, så vi kan fokusere på primært arbejde i stedet for andre e-mails. Normalt distraherer mange e-mails os fra målopgaven med at gå til Gmail, hvilket tager mere tid, selv for små opgaver. Gmail-administration gør det nemmere for os at finde vigtige e-mails og reducerer tidsforbruget på at søge. Derfor findes det potentielle resultat af vigtige e-mails hurtigere end før.

Læs også: Måder at automatisere Gmail-opgaver for at øge effektiviteten

#2. Mere overskud

Tidseffektivitet påvirker virksomhedens rentabilitet og reducerer det beløb, der bruges på arbejdskraft. Fra organisering af hundredvis af e-mails om dagen til regelmæssig sikkerhedskopiering og sortering af vigtige e-mails, dette øger virksomhedens omkostninger. E-mail management har gjort håndtering og sortering nødvendige e-mails. Dette er en billig løsning til prioritering af vigtige opgaver.

#3. Øg produktiviteten

Når software nemt udfører en tidskrævende opgave, giver det forretningsfolk mulighed for at fokusere på andre opgaver. Dette gør det nemmere for besværet at arbejde, hvilket hjælper med at forbedre andre produktive flows. Bedre styring forhindrer distraktioner ved at blokere unødvendige pop op-meddelelser. Derfor kan det være nyttigt at koncentrere sig om det igangværende arbejde uden afbrydelser.

#4. Balance mellem arbejde og fritid

E-mail-administrationens fordele kommer sammen for at belønne virksomheder gennem bedre balance mellem arbejde og privatliv. Tidsbesparelser, fordele og produktivitet på arbejdet hjælper os med at leve et sundt, opmærksomt liv efter arbejde. Personlig e-mailhåndtering adskiller personlige og professionelle e-mails, hvilket reducerer den unødvendige arbejdsbyrde derhjemme.

Hvad er Zero Inbox og dets fordele?

Zero Inbox er en tilgang til e-mail-håndtering, der har til formål at holde Gmail tom næsten hele tiden. Strategien er udviklet af produktivitetsekspert Merlin Mann, som forklarer, hvordan forvirring af indbakken med to-do-lister kan påvirke produktiviteten.

For virksomheder eller ansatte er e-mails fyldt med tusindvis af e-mails, der distraherer fra vigtigt arbejde og kan forvirre dem i løbet af dagen. Merlin Mann præsenterede fem koncepter til at håndtere dette problem:

• Nogle e-mails er vigtigere end andre: Ikke alle e-mails skal behandles på samme måde. Kun få vigtige e-mails skal besvares, og resten skal slettes. Dette koncept viser sig at være en tidsbesparelse, men det er vigtigt at adskille det, mens du husker på, hvad der er vigtigt og kan blive nødvendigt i fremtiden.
• Tid er uvurderlig: Nul indbakke er en nyttig måde at spare tid til en produktiv dag. En person skal forholde sig til, hvor mange e-mails de kan håndtere på en dag; dette hjælper også med at spore arbejdsfremskridtene dagligt. Konceptet sikrer, at kun vigtigt og værdigt arbejde kræver første opmærksomhed og beskytter vores tid.
• Mindre kan være mere: Konceptet med indbakke nul beviser, at færre ord er nok til at formidle mening i et e-mailsvar. Lange essays er unødvendige, og vi behøver ikke føle os forpligtede, når vi skriver.
• Frihed fra skyld: For mange e-mails kan være overvældende, men at leve i skyldfølelse er ikke løsningen. Ifølge Mann skal du efterlade skyldfølelsen, fokusere på at rydde op i rodet og prøve at løse de vigtige problemer først.
• At lyve for os selv tømmer ikke indbakken: Først og fremmest skal vi være ærlige over for os selv, acceptere den situation, der foregår, og forsøge at håndtere den. Tusindvis af e-mails skal besvares inden for en begrænset tid, men at undgå dem vil blive ved med at samle de e-mails, der ikke længere er nyttige.

Læs også: Bedste e-mailarkiveringssoftware til at gemme til fremtidige revisioner/hentninger

Fordelene

E-mailhåndtering og nul-indbakke-konceptet sparer tid og har vist sig at fungere for virksomheder. Nul e-mail betragtes som gavnligt, da det giver os mulighed for at fokusere på vigtige opgaver uden afbrydelser.

• Zero Inbox-metoden sparer hovedsageligt tid, fordi den lærer os, hvordan man håndterer e-mails på det tidspunkt. Når vi klart forstår, hvad vi skal håndtere, er vi mere tilbøjelige til at reagere på de nødvendige opgaver uden distraktion.
• Dette forbedrer interessentkommunikationen, da ingen indbakke giver mulighed for øjeblikkelige svar på indgående e-mails. De adspurgte får fordelen i stedet for at vente i timevis.
• Nul indbakkekoncepter forhindrer vigtige opgaver i at blive overset, da den tomme indbakke viser nyligt modtagne e-mails først. E-mails, der fortjener opmærksomhed, prioriteres og forbedrer virksomhedens produktivitet.

Hvorfor rense Gmail-indbakken

Rydning af indbakken er en ideel måde at øge produktiviteten på. Der er mange meddelelser i en persons Gmail på en enkelt dag, inklusive malware, junk, spam og endda kampagner. Disse uønskede filer skal fjernes, da de forstyrrer hovedfunktionen eller optager Gmails plads. En organiseret indbakke er nøglen til en produktiv dag med fokus på huskelister.

• Find nemt vigtige e-mails: En organiseret gmail er afgørende for at holde vigtige e-mails sikre. Dette er vigtigt ved opfølgning, så vi nemt kan finde de e-mails, vi har brug for. Uønskede e-mails eller spam-e-mails belaster produktiviteten i en travl virksomhedsplan. Når vi jævnligt rydder indbakken, kan vi løse vigtige opgaver uden afbrydelser.
• Sådan frigøres lagerplads: Google tilbyder 15 GB gratis lagerplads, der deles mellem Drev, Fotos og andre Google-apps. Fuldt fyldt lager medfører forsinkelse og stopper med at modtage e-mails. Derfor er det nødvendigt at rydde lageret fra tid til anden for at holde indbakken sund og opretholde et effektivt flow af e-mails.
• Sådan ryddes uønskede filer: Gmail har spam-mapper, der automatisk gemmer uønskede e-mails i indbakken. Google sletter den automatisk inden for 30 dage, men nogle e-mails er ondsindede og har kommercielle formål, der forsøger at komme i kontakt med os. Rydning og blokering af disse e-mails er nødvendig, da afsenderen kan forsøge at oprette forbindelse via andre e-mails. Det anbefales stærkt, at vi afmelder eller fjerner uønskede e-mails for at undgå distraktion eller skade.
• Hold fokus: En systematisk orden forhindrer sindet i at vandre. Når vi starter vores dag, skaber en strøm af e-mails pres og gør os fortabte med hensyn til, hvor vi skal starte; den systematiske struktur af e-mails giver os idéen til at handle.

En overskuelig indbakke er således en ligetil måde at starte dagen produktivt på.

Sådan renses Gmail-indbakken

Der er måder at slette e-mails på, da de skal filtreres i forhold til kategori, størrelse, afsender, læst eller ulæst. Her er nogle trin til at slette e-mails på én gang:

#1. Slet massevis

Sletning er en nem måde at rydde vores Gmail-indbakke hurtigt, primært for at løse problemet med fuld lagerplads. Google tillader fjernelse af mange uønskede e-mails, der optager lagerplads, såsom spam, kampagner og andre. Dette reducerer byrden ved at slette mail individuelt, hvilket tager tid.

Trin til at slette e-mails på én gang:

• Log ind på Gmail på en mobil, pc eller bærbar computer.
• Klik på boksen lige til venstre for knappen Opdater.

• Ved at klikke på boksen vælges alle e-mails.

• Klik på knappen Slet, som vises som en papirkurvsknap i rækken.
• Det giver os også mulighed for at skjule e-mails, vi ikke ønsker at slette, men få adgang til dem, når det er muligt. Arkiv-knappen aktiverer denne funktion, placeret lige på siden af ​​boksen.

Og voila! En stor del af din indbakke er nu klar!

#2. Slet efter kategori

Google har kategoriseret e-mail baseret på dens brug, dvs. social, opdatering, primær eller salgsfremmende. Det tillader sletning af specifikke kategorier af meddelelser, hvilket gør det muligt at rydde en bestemt kategori af e-mails og gemme andre.

Trin til at slette e-mails i kategorier:

• Klik på rullemenuen til venstre; den viste liste har en kategorisektion nederst.
• Vælg den specifikke, vi vil slette, såsom Social, Opdateringer, Fora eller Kampagner.

• Marker feltet som normalt øverst til venstre.
• Klik på den blå tekst for at vælge alle e-mails.
• Klik på Slet eller Arkiver som vi ønsker.

Således kan du hurtigt rydde opdateringer, spam-e-mails og kampagner uden at skulle spilde tid på manuelt at afkrydse dem.

#3. Sletning efter tidsrum

Google tillader sletning af e-mails baseret på specifikke datoer, hvilket reducerer byrden ved at rulle. Vi kan se e-mails før eller efter deres foretrukne dato og slette gamle uønskede e-mails eller nye e-mails, der ikke kan bruges i fremtiden.

Trin til massesletning:

• I Gmails søgepanel skal du skrive før:ÅÅÅÅ/MM/DD for at vælge mailen før en bestemt dato.
• Skriv efter:ÅÅÅÅ/MM/DD i søgefeltet og tryk på Enter for at få mailen efter en bestemt dato.

• De e-mails, der vises på skærmen, tilhører det valgte tidsinterval.
• Marker afkrydsningsfeltet igen, og klik for at vælge alle samtaler.
• Klik på Slet eller Arkiver.

Dette fungerer godt for gamle e-mails, der er overflødige og blot optager plads.

#4. Sletning fra en bestemt afsender

Gmail gør det nemt at slette e-mails fra en individuel afsender, hvilket gør det nyttigt at slette data fra en bestemt adresse. Vi kan bruge denne funktion, når deres indbakke er overfyldt fra kun én person, såsom e-mail marketingfolk.

Trin til at slette e-mails fra en bestemt afsender:

• Tjek afkrydsningsfeltet i venstre side, hvis vi ønsker at slette alle e-mails, eller vi kan vælge de læste ulæste beskeder specifikt.
• Klik på slet eller arkiver

Pyha! Hvem troede, at en ren indbakke kunne være så tilfredsstillende, ikke?

#5. Sletning af læst/ulæst

Sletning af læste eller ulæste beskeder er en god måde at rydde op i e-mails af og til. Det betyder, at vi kan slette alle deres læste beskeder eller rydde deres indbakke uden at se på dem.

Trin til at slette læste eller ulæste e-mails:

• For at slette de læste eller ulæste beskeder fra e-mail, Type er henholdsvis: læst eller er: ulæst.

• Tryk på enter og marker afkrydsningsfeltet i venstre side.
• Følg trinnene for massesletning, marker afkrydsningsfeltet, og vælg alle samtaler.
• Yderligere kan vi vælge mellem at slette eller arkivere

Dette er fantastisk til de irriterende abonnements-e-mails, som du bare ikke gider åbne!

#6. Sletning efter størrelse

Sletning af e-mails efter størrelse er den bedste måde at frigøre Gmails begrænsede lagerplads på. Nogle e-mails indeholder vedhæftede filer eller store filer, der bruger unødvendig lagerplads, selvom de er ubrugelige. Google tillader sletning af e-mails baseret på deres størrelse, hvilket aflaster platformen for lagring.

Trin til at slette e-mails baseret på deres størrelse:

• Klik på Indstillinger i højre side af søgelinjen.
• Dette vil vise muligheden for at vælge størrelsen for den vedhæftede fil.

• Indtast størrelsen, og vælg større end eller mindre end.
• Vælg e-mailen, og klik på Slet.

Dermed kan du hurtigt rydde plads ved at slippe af med e-mails, der æder mest lagerplads.

Her er et par værktøjer, som jeg tror er meget nyttige til at hjælpe os med at rense og administrere e-mails effektivt:

SaneBox

SaneBox er en e-mail-administrationssoftware med en automatisk e-mail-assistent. Værktøjet fjerner uønsket e-mail fra indbakken og lægger dem i en bestemt mappe, hvilket sparer administrationstid.

Nøglefunktion

• Værktøjet fjerner uønsket e-mail fra indbakken og lægger dem i en bestemt mappe.
• Den har en SaneBlackHole-mappe, som giver os mulighed for at sætte en bestemt afsender på den, og vi vil ikke modtage nogen mail fra den afsender.
• SaneBox tillader oprettelse af mapper til kvitteringer eller familier, hvilket reducerer Gmails kompleksitet.
• Det giver en SaneAttachment-mappe, der gemmer alle e-mail-vedhæftede filer i skyen for at frigøre lagerplads.
• Vi kan planlægge en pause fra e-mail ved at ændre dens “Forstyr ikke-funktion”, eller vi kan udsætte en e-mail for at fokusere på vores arbejde.

Det er smart og trænet AI, der fremskynder e-mails og giver os mulighed for at fokusere på vores kernearbejde.

Ren e-mail

Clean Email er en organiseret e-mail-assistent, der effektivt håndterer overbelastede, uønskede og ulæste e-mails. Det er en privatlivsfokuseret software, der tager fuldstændig kontrol over vores e-mails. Det filtrerer og grupperer e-mail-segmenter og hjælper med at identificere vigtige e-mails og spam-mails.

Nøglefunktioner

• Denne software giver os mulighed for at stoppe uønskede e-mails, herunder afmelding af nyhedsbreve.
• Den har en screeningsfunktion, der blokerer mail fra uønskede og nye afsendere.
• Clean Email muliggør nem sletning af et stort antal e-mails og anbefaler oprydningsforslag baseret på vores vaner.
• Softwaren tillader oprettelsen af ​​en tilpasset regel for e-mails, der hjælper med at vedligeholde med minimal indsats. Dette betyder, at brugere kan konfigurere til at arkivere eller automatisk læse sociale e-mails dagligt.

Email Assistant håndterer nemt et stort antal e-mails, hvilket giver os det bedste privatliv.

Overmenneskelig

Overmenneskelig er en AI-drevet administrationssoftware, der hjælper os med nemt at administrere e-mails på Gmail og Outlook. Softwaren har indbyggede uddrag, der hjælper med at skrive e-mails hurtigere og skrive de mest passende sætninger, afsnit eller hele kolde e-mails, hvis det kræves.

Nøglefunktioner

• Det gør det muligt at indstille påmindelser for sendte e-mails, hvilket hjælper med at administrere vigtigt arbejde uden delegering.
• Det tillader snoozing af e-mails i en bestemt tidsperiode, hjælper med at efterlade en byrde til side og fokuserer på andet arbejde efter behov.
• Vi kan se status for deres e-mail, når modtageren modtager eller læser den. Det giver også mulighed for at dele status blandt teamet for at forbedre effektiviteten.
• AI muliggør automatisk korrektion til skrivning, understøttende ekstra tegn, manglende tegn, transponerede tegn, manglende tegnsætning og forkert brug af store bogstaver.

AI-aktiveret software forbedrer e-mail-skrivningsfunktionerne og sparer derved tid. Den minder os også om e-mails, så brugeren kan udføre vigtige opgaver.

Mailstrøm

Mailstrøm er en e-mail-administrationssoftware, som Google, Yahoo og Outlook understøtter. Dette system er designet til virksomheder af alle typer og størrelser for at hjælpe med at sende, slette eller arkivere i bulk med et enkelt klik.

Nøglefunktioner

• Dette værktøj er drevet af menneskelig intelligens, der nemt identificerer og grupperer tusindvis af e-mails.
• Det beskytter indbakken mod spam, hvilket tillader blokering af uønskede afsendere eller emner.
• Den bruger brancheførende IMAP via OAuth2-kryptering, hvilket betyder, at softwaren aldrig får brugerens adgangskode.
• Softwaren gør det muligt at afmelde nyhedsbrevet uden at besøge en bestemt hjemmeside.

Mailstrom Softwares menneskelige intelligens adskiller den fra andre, da den behandler e-mails fra et menneskeligt perspektiv.

Afsluttende ord

Rengøring af Gmail er en vigtig opgave for enhver forretningsmand, professionel og enkeltperson. Vores indbakke er ofte fyldt med vigtige beskeder og opgaver, men håndtering af e-mail-rod og junk er også en del af jobbet.

En organiseret indbakke holder sindet glad i starten af ​​dagen og har en positiv indvirkning på produktiviteten. Når indbakken er fyldt med for mange e-mails, har vi brug for afklaring om, hvad vi skal gøre, eller hvordan vi gør.

Derfor bør e-mails være klare og fri for unødvendige filer og beskeder for at sikre de bedste resultater. Forskellige software tilgængelige på internettet giver service til den bedste optimering af Gmail.

Nogle bruger kunstig intelligens til at give de bedste resultater, men blandt alle disse er sikkerhed den største bekymring blandt os. Gmail indeholder e-mails, vi ikke ønsker at dele, så softwaren blev valgt efter at have analyseret dens sikkerhed.

Bruger du ikke Gmail? Her er nogle apps til oprydning af mail, der også fungerer på Yahoo og Outlook!