Har du ikke tid til at lade kunderne vente? Strømline dine opkaldshåndteringsopgaver med virtuelle receptionisttjenester.
Virtuelle receptionisttjenester er den bedste måde at spare på arbejdsomkostninger og øge virksomhedens produktivitet. Disse tjenester hjælper dig med at frigøre din tid og fokusere på at løse andre væsentlige forretningsproblemer.
Denne artikel hjælper dig med at finde de bedste virtuelle receptionisttjenester til at modtage dine opkald, selv når du ikke er tilgængelig.
Lad os dykke ned i flere detaljer.
Indholdsfortegnelse
Hvad er virtuelle receptionisttjenester?
Telefonopkald er afgørende for forespørgsler og øger leadgenereringsprocessen for enhver virksomhed. Besvarelse og håndtering af kundeserviceopkald er afgørende og kan ikke undgås, selvom du har travlt med at drive virksomhed.
Traditionelt ansætter store virksomheder med et stort budget en receptionist på fuld tid til at tage sig af de indgående opkald og kundeservice. Men en intern receptionist bliver en overheadudgift for små virksomheder med begrænsede medlemmer.
Det er her, de virtuelle receptionisttjenester kommer ind i billedet.
Virtuelle receptionisttjenester giver levende menneskelige receptionister til at hilse på opkaldere og forstå årsagen til deres opkald. Efter at have analyseret de angivne oplysninger, bliver disse opkald dirigeret til de relevante teammedlemmer, hvorved kundens interaktion med virksomheden forbedres.
Generelt giver disse tjenester 24/7 live assistenter til indgående opkald og tekstbeskeder. På denne måde kan du være sikker på, at ingen kundeopkald bliver ubesvaret.
Hvorfor skal du hyre en virtuel receptionist?
At ansætte en virtuel receptionist er en subjektiv sag. Det afhænger af, om du ønsker et internt teammedlem, eller du kan outsource arbejdet.
Mens store virksomheder kan have et dedikeret team af receptionister, er det ikke tilfældet med små virksomhedsejere og startups. For at reducere driftsomkostningerne bør små virksomheder vælge en virtuel receptionisttjeneste.
Med det sagt, lad os se på nogle af fordelene ved at ansætte virtuelle receptionisttjenester:
- Tilføjer professionalisme: At tage imod dine kunders indgående opkald med en professionelt optaget hilsen efterlader en langvarig indvirkning på din virksomhed. Det skaber en følelse af tillid, at de ikke har med en rookie at gøre.
- Omkostningseffektiv: Virtuelle receptionister er billigere og har ingen bindingsperiode. Du kan aktivere og konfigurere en telefonsvarertjeneste, der tager sig af kundeforespørgsler.
- Forbedret kundehåndtering: Professionelle receptionister bliver trænet i at håndtere opkald og kundeforespørgsler effektivt. De har erfaring med at håndtere forskellige situationer og hjælper dig med at øge virksomhedens effektivitet.
- Tilpasningsvenlig: Virtuelle receptionisttjenester giver dig mulighed for at ændre dine viderestillingsregler, velkomsthilsen og andre forretningskommunikationsdetaljer.
- Tilgængelighed: In-house receptionister kan kun deltage i indgående opkald i åbningstiden. Hvorimod virtuelle receptionister kan arbejde hele dagen, hver dag og levere en 24/7 live opkaldssvar til dine kunder.
- Integrationer: Integrer virtuelle receptionisttjenester med dine virksomhedskommunikationsværktøjer som Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams og mange flere.
Nu hvor du kender fordelene ved at ansætte virtuelle receptionisttjenester, så lad os starte med vores liste.
Reception HQ
ReceptionHQ er en global leder for små virksomheder, der ønsker at være mere tidseffektive, men som stadig har en fuldtidsansat på deres team. Deres virtuelle receptionisttjenester inkluderer 24/7 live-svar og håndtering af indgående opkald, e-mails og tekster. De kan også håndtere udgående opkald og andre opgaver, såsom at planlægge aftaler og sende påmindelser.
ReceptionHQ håndterer størstedelen af opkald til amerikanske virksomheder i myldretiden. De tilbyder tosproget service uden nogen indlåsningskontrakt, så du kan starte med deres risikofri prøveperiode for 7-dages tjenester.
Jodel.io
Yodel.io er et virtuelt receptionistfirma, der har eksisteret i over 15 år, så de ved, hvad de laver. Du kan vælge mellem en fuldautomatisk IVR-assistent eller en menneskelig receptionist, der arbejder eksternt for at håndtere dine opkald. Nogle bemærkelsesværdige funktioner i Yodel inkluderer intelligente stemme IVR-systemer, opkaldsscreening og integration med kommunikationsværktøjer som Hubspot, Zendesk, Intercom og Slack.
De tilbyder en gratis prøveperiode uden nogen kontrakt. Men hvis du vil fortsætte med at bruge deres tjenester, efter prøveperioden slutter, har de forskellige planer afhængigt af dine behov.
Græshoppe
Hvis du leder efter en virtuel receptionisttjeneste, der giver dig mulighed for at bruge et separat telefonnummer og modtage opkald fra hvor som helst i verden, er Grasshopper en god mulighed. Det giver også et virtuelt telefonnummer til at besvare indgående opkald på din computer eller mobilenhed. På denne måde forbliver dit nummer privat, og du kan fokusere på at udføre dine forretningsopgaver uden afbrydelser.
Tjenesten starter en 7-dages gratis prøveperiode uden kontrakt, så hvis det ikke fungerer for dig, er der ingen forpligtelse involveret.
MinReceptionist
MyReceptionist tilbyder virtuelle receptionister og receptionssupporttjenester for at give 24/7 business tilgængelighed til en lavere pris end ved at hyre en receptionist på stedet. Du får alle fordelene ved personlige receptionister til at hjælpe dig med at administrere indgående opkald, planlægge aftaler eller møder og bestille rejsearrangementer, uden nogen af de besvær, du kan stå over for, når du ansætter en intern medarbejder.
MyReceptionist tilbyder mange forskellige pakker afhængigt af hvor meget tid om ugen eller måneden du har brug for hjælp til at håndtere klientopkald i din virksomhed.
Rubin
Ruby Receptionists giver dig professionel telefonsupport til din virksomhed ved at bruge kraften fra kunstig intelligens (AI) til at håndtere indgående opkald til virksomheder over hele verden. De kan besvare spørgsmål om din virksomhed i realtid, svare kunder på vegne af din virksomhed og endda planlægge aftaler for dig.
Med Ruby får du en dedikeret mobilapp til at tjekke opkaldshåndteringsaktiviteter og sms-beskeder modtaget fra kunder. Du kan nemt synkronisere dine daglige tidsplaner med Rubys kalenderintegrationer.
Samtale
Conversational er en virtuel receptionisttjeneste for virksomheder, der har brug for en virtuel receptionist med fuld service eller dem med flere lokationer og har brug for nogen til at administrere deres indgående opkald fra hele verden.
Med Conversational får du tre hovedkomponenter: receptionsadministration, opkaldsdirigering og voicemail-styring (for eksempel opsætning af automatiske assistenter) samt en online aftaleplanlægger og e-mail-marketingplatform.
Du kan også bruge samtaletjenester oven på dine eksisterende telefonsystemer som Microsoft Lync eller Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce er en virtuel receptionist med alle funktioner, der giver dig mulighed for at administrere indgående opkald med deres 24/7 receptionisttjenester. Det giver mange funktioner, herunder et brugerdefinerbart dashboard, hvor du kan se indgående opkald og administrere dem fra ét sted.
Du kan også integrere AnswerForce med et IVR-system som IVRX eller Intercom, hvis du vil have endnu mere kontrol over, hvordan opkaldere bliver mødt, når de ringer ind på virksomhedens kontor eller via deres mobiltelefoner.
AnswerConnect
AnswerConnect er et telefonifirma, der har eksisteret siden 2001, og har leveret virtuelle receptionisttjenester. Det er medlem af Better Business Bureau, National Association of Professional Women og mere.
Du kan vælge mellem to typer virtuelle receptionister: Live Chat og Instant Messaging (IM). AnswerConnect giver en fordel for brugerne, fordi du kan vælge, hvilken type du ønsker baseret på dine specifikke behov.
Uanset om du er arbejdsgiver eller virksomhedsejer, eller en person, der ønsker hjælp til at besvare opkald, kan AnswerConnect skræddersyes til at passe til dine behov.
Helpware
Helpware er en virtuel receptionisttjeneste til små og mellemstore virksomheder. Det tilbyder en række tjenester, herunder aftaleplanlægning, viderestilling af opkald, voicemail og e-mail-support.
Helpware er en webbaseret virtuel receptionisttjeneste, der giver dig mulighed for at administrere indgående opkald fra hvor som helst til enhver tid. Du kan også konfigurere automatiske svar afhængigt af den, der ringer op (såsom at oprette en aftale) eller tilføje funktioner som automatiske assistenter, der tager noter under møder med potentielle kunder, så du ikke behøver at gøre det selv.
Abby
Abby er en virtuel receptionisttjeneste leveret af Zendesk, der kan bruges til at administrere indgående opkald, e-mails og chats. Du kan opsætte automatiske svar på kundehenvendelser om ordrer eller leveringstider.
Med Abby får du besked, hver gang en ny kunde tilmelder sig dit nyhedsbrev, og du kan sende en takkebesked til kunder, der giver feedback på deres oplevelse.
MoneyPenny
Moneypenny er en 24/7 telefonsvarertjeneste med hovedkvarter i Storbritannien og USA siden 2000. Du får friheden til at vælge dedikerede personer fra deres team, og Moneypenny vil træne dem til at besvare dine virksomhedsopkald og give live chat assistance, ring overførsel, CRM og kalenderintegrationer.
Du kan opdatere din tilgængelighed på deres portal for at besvare planlagte opkald og også tjekke historikken for tidligere opkald og beskeder ved at trykke på fingerspidserne.
Slutnotat
Lad os opsummere, at vi taler om relationsopbygning med dine kunder.
Det er vigtigt at indstille den rigtige tone i begyndelsen af hvert opkald, ellers kan kunderne føle, at de er blevet talt ned til af et automatiseret system, der ikke engang kan huske deres navne.
At vælge en hvilken som helst virksomhed fra ovenstående liste over virtuelle receptionister er nok til at få dine virksomheder til at se mere professionelle ud og strømline forespørgselsprocessen.
Vi håber, at denne artikel har hjulpet dig med at lære mere om, hvordan virtuelle receptionisttjenester kan hjælpe dig med at fokusere på at vækste din virksomhed uden at bekymre dig om, hvordan tingene bliver håndteret bag kulisserne.
Glem ikke at tjekke vores liste over bedste it-helpdesk-løsninger for at minimere indvirkningen af problemer på forretningsdriften.