Google Workspace: Perfekte værktøjer til en sikker, effektiv og samarbejdende arbejdskultur.
Fjernbetjening eller ej, du kan ikke forvente succes, mens du arbejder i siloer. Og Google Workspace (tidligere GSuite) er stedet, hvor I arbejder sammen i realtid.
Baseret på abonnementet er Google Workspace en gruppe af flere applikationer, herunder:
GmailSheetsCloud SearchMeet SlidesJamboardChat FormsAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Alene er det simple applikationer, som du nemt kan finde erstatninger for. Men tilsammen kan de være den nødvendige lim, som du har søgt for at hjælpe med at fungere din virksomhed som én.
Først vil vi se nogle af disse individuelle applikationer, der hjælper samarbejde, efterfulgt af indbyggede sikkerheds- og administrationsværktøjer.
Indholdsfortegnelse
Gmail
Vi har alle brugt Gmail (den gratis), siden vi først lagde vores hænder på computere. Forretningsaspektet af Gmail forbliver dog skjult for sådanne brugere.
Afsendelse af e-mails er kun en enkelt facet af Gmail, men andre, såsom integrationen med Google Meet, Chat osv., gør det mere end hvad der ser ud til at være muligt fra overfladen.
For eksempel kan du skifte til Chat og Meet fra Gmail for at holde hver samtale på ét sted med mulighed for at gemme eller slette historikken efter 24 timer.
Derudover gør Smart Compose dit arbejde nemt som e-mail-afsender. Drevet med kunstig intelligens får du forslag, mens du skriver e-mails. Du kan også slå personalisering til for mere nøjagtighed, som forbedres over tid.
En anden fremragende ting ved Gmail er spamfiltrering. Med maskinlæring holder Gmail over 99,9 % af spam væk. Selvom dette er en fremragende funktion til personlig sikkerhed, er den lige så eller mere vigtig for virksomhedskommunikation.
Men som en virksomhedsenhed er @ditmærkenavn.com den bedste e-mailadresse, du kan få, og brug af @gmail.com ses som generisk.
For at løse dette problem kan du bruge et tilpasset domæne og få Gmail til at tale om din virksomhed. Google Workspace understøtter også en nem overgang fra ældre e-mail-udbydere såsom Microsoft Outlook.
Workspace Gmail har også, hvad du kan have brug for til succesfuld e-mail marketing. Du kan drage fordel af de foruddesignede layouts, tilføje din tilpassede smag og bruge multi-send til at sprede budskabet til et stort publikum på én gang.
Google Chat & Spaces
Det er her, du taler med dine jævnaldrende, deler dokumenter, planlægger møder og kan få tingene gjort uden at bruge nogen tredjeparts virksomhedsmeddelelsesapplikation som Slack.
Dette er opdelt i to: Chat og Spaces.
Du kan antage Google Chat ligner enhver beskedapplikation som Slack eller WhatsApp. Dette understøtter at tale med enhver intern eller ekstern person med kun en Google-konto.
Derudover byder Chat også på gruppesamtaler.
Rum er derimod bedst egnede til projekter. For eksempel ligner Spaces’ Chat & Share-sektioner Slack-kanaler, hvor du kan tilføje personer, dele filer osv.
Derudover kan du tildele opgaver til dine teammedlemmer og spore deres fremskridt.
Der er to typer Spaces i Google Workspace. Den første er begrænset, hvor kun de tilføjede medlemmer kan deltage. Den anden er beregnet til hele organisationen, hvor alle kan tilslutte sig et specifikt Space med et link.
Her er adskillelsen mellem de gratis versioner og L Workspace understøttelsen af app-integrationer. Hundredvis af applikationer (som Twitter, Asana, Zapier osv.) er tilgængelige til at styre uden nogensinde at flytte ud.
Interessant nok har Google implementeret sin Natural Language Processing til at skabe resuméer i Chats og Spaces. Dette vil skabe en kort version af hele samtalen øverst for at indhente alt med et enkelt blik.
Google Meet
Google Meet er den oprindelige Workspace-erstatning for enhver tredjeparts videokonferenceapplikation som f.eks. Zoom.
Google har annonceret at tilføje automatisk mødetransskription og opsummering i fremtidige opdateringer. Dette sikrer mere produktive møder og holder enhver samtale relevant i senere faser.
Kilde: Google
Ydermere vil videoleveringen drage fordel af den kommende Portrætgendannelse, som vil hjælpe med at afbøde forhold som dårligt oplyste omgivelser, dårlige webcams eller ustabile netværk.
På samme måde giver funktioner som portrætlys dig et udseende i studiekvalitet i onlinemøderne.
Selvom dette hovedsageligt handlede om videoen, vil ting som De-reverberation filtrere ekkoet, hvilket giver en optimal lytteoplevelse til alle uanset rumakustikken.
Mens Meet kan være vært for mange deltagere, er det nogle gange ikke nok for en gigantisk organisation. I sådanne tilfælde har Meet inkluderet Livestream-funktioner for op til 10.000 deltagere. Desuden vil i kommende opdateringer alle, der får adgang til livestreamen, kunne deltage i spørgsmål og svar eller afstemninger, hvilket giver mere inklusion til alle.
Selvom Google Meet primært er en gratis videokonferencesoftware, er nogle premium-funktioner forbeholdt betalte abonnenter.
De ekstra godter involverer længere mødevarighed (op til 24 timer), flere deltagere (op til 500), håndløftning, grupperum, afstemninger, tilmelding via telefon osv.
Desuden gør den intelligente støjreduktion, tilstedeværelsessporing og opkaldsoptagelse Workspace Meet til en karakteristisk pakke i sig selv.
Derudover kan du oprette en separat bookingside for at hjælpe dine kunder med at finde et tidsrum, der er bedst egnet til diskussion. Og dette bliver opdateret, hver gang nogen booker tid, og nævner de gratis slots.
Møder afholdt via Google Meet er sikre i virksomhedsklasse. Alt er krypteret i transit, og det er sikkert at dele din skærm med deltagerne uden frygt for snooper. Alligevel vil brugerne i senere opdateringer selv administrere krypteringsnøglerne og kan vælge ende-til-ende krypterede møder.
Google Docs, Sheets og Slides
Dette er det meste, du og dit team vil bruge som organisation.
Disse værktøjer lader op til 100 personer samtidigt se, redigere eller kommentere en enkelt fil baseret på deres tilladelsesniveauer.
Og tager samarbejdet til et nyt niveau, disse værktøjer er integreret med Meet. Så ikke kun kan folk arbejde på det samme dokument, de kan se og tale med hinanden, mens de gør det.
Dette reducerer meget frem og tilbage og hjælper med at foretage justeringer i realtid for at skabe det bedste på et minimum af tid.
Desuden giver billed-i-billede-tilstanden dig mulighed for at multitaske, mens du holder øje med forløbet og hoppe direkte ind med et klik, når det er din tid til at handle.
Mens det meste af funktionaliteten er til stede for de gratis brugere, har Google Workspace en vis fordel.
For det første fordobles lagerpladsen selv i basisniveauet, som bliver ubegrænset for de højere abonnementer og større hold (mere end fem). For en holdstørrelse på mindre end fem, kan lagerpladsen, der er tildelt hver bruger, gå op til 1 TB, betydeligt mere end hvad der følger med (15 GB) i den gratis version.
Derudover kan man dele et dokument med en hel organisation med et enkelt klik og gøre det søgbart.
En anden unik funktion ved Google Workspace Docs er den automatiske oversigt. Selvom det altid er muligt at få dette manuelt, gør automatiseringen det nemmere med den valgfrie redigering, hvis det er nødvendigt.
På sikkerhedsfronten planlægger Google at dække Docs, Slides og Sheets med den samme malware- og phishing-beskyttelse, der er implementeret i Gmail.
Dette vil sikre, at du får advarsler om ethvert sådant link eller forsøg, der kan kompromittere din personlige eller virksomhedens sikkerhed.
Google Kalender
Kalenderen ser ud til at være den mindst brugte af partiet. Det tillader dog perfekt planlægning og sikrer, at du ikke overlapper nogens travle plads.
Den bedste use case til Google Kalender samler alles kalender for at se forventet tilgængelighed. Desuden kan du oprette og dele kalendere, der angiver specifikke begivenheder, som modtagerne kan flette med deres egne.
Derudover bliver alle møder, der er oprettet i Kalender, synkroniseret overalt, hvilket undgår eventuelle sammenstød.
Google Jamboard
Google Jamboards er de digitale tavler, der hjælper dig med at skabe ideer, der driver innovationer. De fungerer som et fælles rum, hvor man kan tegne, slette, tilføje billeder osv.
Skaberen af et Jamboard kan tillade andre som seere (med eller uden en udløbsdato) eller redaktører.
Jamboard-indholdet kan også skubbes til en fysisk, digital tavle, som du kan købe separat fra Google.
Men alt i Jamboardet, vi har diskuteret indtil nu, er tilgængeligt for alle brugere med en Google-konto. Differentiatoren igen, til fordel for Workspace-brugere, er deling med et enkelt klik til din institution.
Google Cloud Search
Google Cloud Search er en eksklusiv funktion tilgængelig for Google Workspace-brugere. Dette værktøj bringer kraften ved Google-søgning til din virksomhed.
Kort sagt, det er her, du kan søge fra hele dit forretningsdokumentlager (som Docs, Slides, Spreadsheets osv.) med det samme.
Og det bedste er adgangskontrolleret dokumentgenkendelse. Det betyder, at dine medarbejdere kun vil se de dokumenter, de har fået adgang til i skysøgningen.
Udover den selvstændige brug er skysøgning tæt integreret på tværs af Google Workspace-apps som Gmail, Docs, Drev osv.
Andre
Da dette afsnit er rettet mod samarbejde på arbejdspladsen, har vi lagt resten af Workspace-applikationerne sammen i dette afsnit.
Google Vault
Google Vault hjælper dig med at bevare brugerspecifikke data for alle Workspace-applikationer, så du ikke mister adgang til noget, hvis denne bruger forlader din organisation.
Du kan bruge Vault til at gemme Gmail-beskeder, Drev-filer, Chat-beskeder (med historik slået til), Google Meet-optagelser og relaterede filer, Sites, Workspace Google Voice-data osv.
Vault beholder dog kun data, du fortæller det til. Derudover vil data relateret til slettede brugere ikke være tilgængelige i Vault. I dette tilfælde foreskriver Google at suspendere brugere i stedet for at slette dem.
Vault har også rollebaseret dataadgang.
Afslutningsvis logger Vault hver aktivitet for alle dine medarbejdere på et enkelt sted, som du kan eksportere til juridiske eller andre formål.
Google Sites
Selvom WordPress er kendt som den nemmeste måde at oprette hjemmesider på, Google Sites er den bedste mulighed for at få det til at ske endnu hurtigere.
Og selvom du kan bruge dette til et vigtigt virksomhedswebsted, skinner det, når du vil fremvise et bestemt projekt eller bygge et begivenhedswebsted.
Det hele er træk-og-slip uden noget strejf af kodning.
Websteder understøtter også brug af et tilpasset domæne for at give webstedet sin egen identitet. Alternativt kan man udgive det gratis med en generisk Google-leveret webadresse.
Du kan også samarbejde om ethvert webprojekt, der er oprettet ved hjælp af dette værktøj. Endelig er alle de websteder, der er designet gennem websteder, responsive på tværs af enheder og opløsninger.
Slutpunkt
Endpoint hjælper dig med at administrere medarbejdernes enheder, hvis de bliver stjålet, for at bevare følsomme virksomhedsdata.
Med dette kan du håndhæve stærke adgangskoder og vælge enheds- eller kontosletninger i alvorlige tilfælde. Et slutpunkt er et værktøj på tværs af platforme, der beskytter dine virksomhedsoplysninger på Windows, Mac, Linux, Android, iOS og ChromeOS.
Derudover kan du bruge dette til at gøre specifikke virksomhedsapplikationer tilgængelige via Google Play eller Apples App Store.
App Script
App Script er Googles applikationsplatform med lav kode, som du kan bruge til at udvide Workspace-funktionaliteten med HTML, CSS og JavaScript.
Målet er enkelt: automatiser de enkleste rutineopgaver for at hjælpe dig med at fokusere på det, der er vigtigt.
Dette er forudindlæst med Workspace API’er og har indbygget integration med mere end 100 Google-tjenester.
Google Work Insights
Dette er en måde at måle Google Workspace-adoption for din virksomhed.
Du kan se brugen af individuelle Google-apps og sammenligne den med ældre apps. Indsigt kan også konfigureres til at vise dig dataene på team- eller gruppeniveau eller for hele organisationen.
Dette er dog ikke begrænset til adoption. I stedet kan du også tjekke samarbejdstallene for Workspace-applikationer. Dette giver dig data relateret til dokumentdeling, co-redigering, møder osv., hvilket indikerer den realtidspåvirkning, disse værktøjer har på arbejdskulturen.
Alligevel vil dataene ikke hindre dine medarbejderes essentielle privatliv, da disse indsamles som et samlet hold for et hold på ti eller flere. Selvom administratorerne kan øge denne grænse for større organisationer.
Endelig kan administratorer eksportere rapporterne til yderligere analyse og ledelsesmæssige beslutninger.
Konklusion
Så dette er nogle måder, hvorpå Google Workspace kan hjælpe dig med at samarbejde og arbejde effektivt.
Men det er ikke alt. Du har også adgang til Google Workspace Marketplace for at øge outputtet yderligere.
PS: Du kan også justere Google Workspace til et andet niveau med disse værktøjer. Tjek desuden denne individuelle Google Workspace-vejledning for at se, hvordan den kan transformere din virksomhed som soloprenør.