Verden bliver digital og papirløs, fra officielle dokumenter, eksamener og betalinger til underskrifter.
Digitaliseringen har revolutioneret liv og arbejdspladser, hvilket giver dig mulighed for at vælge en elektronisk signatur.
At underskrive dokumenter med en kuglepen er ved at blive forældet. Covid-19-pandemien har tilføjet brændstof til ilden ved at øge fjernarbejde, hvor eSignaturer så ud til at være den eneste mulighed.
Det er derfor, det er upraktisk at bruge traditionelle signaturer til personlig og forretningsmæssig brug, især når man arbejder med mennesker fra store afstande.
For ikke at nævne, fysiske signaturer kræver personlige aftaler, scanning, udskrivning, post eller fax af dokumentet til det berørte personale. Hele denne proces er kedelig, tidskrævende og arbejdskrævende.
Det er her e-signatursoftware kommer til nytte! Det automatiserer processen og sparer dig for besvær.
Så hvis du vil forbedre din produktivitet og arbejdsgange og samtidig undgå problemerne forbundet med den ældgamle signaturpraksis, er her din chance.
Gør dig klar til at vide mere om eSignaturer sammen med noget af det bedste software til det.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur (eSignatur) er en kodet form af en signatur, der angiver godkendelse af en elektronisk kontrakt eller et dokument. Og softwaren, der gør det muligt for folk at underskrive et dokument online, kan betegnes som elektronisk signatursoftware.
Du kan uploade et dokument via din computer, tablet eller smartphone og derefter sende det til flere personer ved hjælp af softwaren. På denne måde kan de underskrive det online uden at skulle igennem den traditionelle proces.
Med eSignature-software kan du nemt indsamle og gemme underskrifter ved at tilføje indtastningsformularer til dine dokumenter.
Og du skal ikke bekymre dig om dets sikkerhed, fordi disse softwaretyper giver dig mulighed for at verificere signaturen og beskytte alle de data, der er indtastet i den, gennem stærk kryptering. Gode softwareudbydere kan også tilbyde flere sikkerhedsfunktioner såsom revisionslogfiler, godkendelse og mere.
For eksempel kan du have underskrevet dit navn, mens du modtog din pakke via en kurertjeneste ved hjælp af en mobil eller tablet. Det er præcis en eSignatur.
Voila! Du vidste det.
Nogle brugstilfælde:
- Salgskontrakter
- Leverandør- eller leverandøraftaler
- Friske kundeformularer
- Kundegodkendelser
- Skift ordrer
- Onboarding af medarbejdere
- Juridiske dokumenter som intellektuel ejendomsret sengetøj
- Aldersbekræftelse og forældres samtykke
- Tavshedserklæringer og kanaler
Er e-signaturer lovlige?
Et andet vigtigt spørgsmål, der kommer til næsten alles sind vedrørende eSignaturer er – er de lovlige?
Ja. For alle midler.
Elektroniske signaturer er juridisk bindende.
I år 2000 håndhævede USA ESIGN Act, der gjorde eSignaturer lovlige til enhver virtuel brug. På samme måde fulgte andre regioner over hele kloden, såsom Europas elDAS, også trop.
Nu behøver virksomheder og soloprenører ikke at forblive begrænset til at udføre kontrakter på papir.
Hvordan kan det hjælpe din virksomhed?
Populariteten af eSignaturer stiger som en steppebrand. Ifølge StatistaeSignatur-transaktioner steg fra 200 millioner i 2014 til omkring 754 millioner i 2017. Det forventes at vokse med 39 % og kan nå over $9.073 millioner frem mod 2023.
Hvad er årsagen?
Lad os forstå.
Hurtig arbejdsgang for at spare tid ⏱️
Ved at bruge eSignature er det tidsforbrug mindre, da dokumenter kan tildeles øjeblikkeligt online. Du behøver ikke vente på, at den pågældende ankommer og derefter skrive under, hvilket hindrer arbejdsgangen ved at holde opgaver i en længere periode.
Denne teknologi er især en velsignelse for sundhedsvæsenet og andre kritiske virksomheder, hvor godkendelse skal ske med det samme.
Øget bekvemmelighed 💯
At rejse til fjerne steder kun for at få godkendelse synes at være en ældgammel praksis nu. Når du har magten fra internettet og eSignature-software, kan du tage godkendelser på ingen tid, hvilket øger bekvemmeligheden på begge sider.
Miljøvenlig 🌲
Der bruges tonsvis af papir til at fremstille papir hvert år, hvilket forringer miljøet. Gå papirløst for at redde træer og miljøet, så næste generation ser et grønnere økosystem end vi gør.
Spar ressourcer ✂️
eSignaturer sparer ikke kun tid, men også omkostninger. Spild ikke dine ressourcer på rejseudgifter eller på at købe mere blæk og papir. Derudover kan du også frigøre noget arbejdsstyrke, der er involveret i scanning, udskrivning og levering af dokumenterne til at arbejde med andre vigtige aktiviteter.
Du er nu bekendt med simple ting, der kan hjælpe dig big time, når du vælger eSignatur frem for fysiske signaturer.
Hvis du er overbevist, så se på nogle af de bedste eSignature-software på markedet for at høste fordelene.
eversign
Automatiser både klientvendte og interne signaturer samt godkendelser vha eversign. Signering med dette værktøj er sikkert og nemt ved at bruge enhver enhed og hjælper virksomheder i enhver skala og størrelse.
Den har en indbygget editor, der giver dig nyttige værktøjer til at ændre, signere og sende alle dokumenter på ingen tid.eversign har også en fuldt udstyret og kraftfuld JSON-baseret REST API til at automatisere funktionaliteterne.
Dens funktioner ligner, hvad du har set i de tidligere værktøjer, såsom skabeloner, revisionsspor, personlig signering, integration, overholdelse osv. For sikkerheden tilbyder den 256-bit SSL, plus de håndterer det tæt med en overvåget infrastruktur.
Du kan også planlægge ethvert auto-udløbsdokument, fjerne dem permanent eller eksportere dem et andet sted privat. Du kan tilføje op til 25 medlemmer til et team eller også administrere flere virksomheder.
Brug det gratis til 5 dokumenter hver måned og 3 API-dokumenter. Eller brug dets betalte planer fra $9,99/måned for ubegrænsede dokumenter og udvidede funktioner.
underskriv nu
Tage hjælp af underskriv nu til at generere eSignaturer til en række forskellige anvendelsestilfælde og booste din arbejdsgang. Send dokumenter for at få dem underskrevet af flere modtagere, eller underskriv dine egne filer med få klik. Deres kraftfulde og ligetil API hjælper dig med nemt at integrere eSignaturer på dit websted eller din app på få minutter.
Selvom du ikke har en internetforbindelse, kan du e-signere dine dokumenter hvor som helst. Det giver dig mulighed for at anmode om yderligere oplysninger eller dokumenter, angive meddelelser ved færdiggørelse, masseinvitere flere modtagere og angive specifikke signeringsordrer for dine skabeloner.
Du kan oprette et unikt signeringslink til at få dokumenterne underskrevet, anmode om valgfrie betalingssektioner i dine udfyldelige formularer og tilpasse invitationsbeskederne. Tilføj karbonkopi (CC) til nogle modtagere, som muligvis har brug for meddelelser sammen med en udløbsdato. signNow giver dig også besked, hvis en modtager nægter at underskrive dit dokument.
Den er kompatibel med PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II og 21 CFR Part 11 og har avancerede trusselsbeskyttelsesfunktioner. signNow har en fantastisk RESTful API, der hurtigt kan integreres med andre værktøjer.
PandaDoc
Forsegl dine aftaler med juridisk bindende og praktiske eSignaturer ved at bruge PandaDoc.
Mere end 20.000 virksomheder bruger allerede denne løsning for at spare tid og ressourcer. Brug PandaDoc til at sende forslag, tilbud, kontrakter, betalingsopkrævninger, der kræver godkendelse.
Du kan drage fordel af denne løsning ved at bruge den hvor som helst og på enhver enhed; du kan lide at strømline arbejdet hurtigt. PandaDoc går aldrig på kompromis med sikkerheden og har bygget sin eSignatur-teknologi med fuld overensstemmelse med UETA og ESIGN. De giver også et elektronisk certifikat med hvert underskrevet dokument.
Undgå gætværk; Brug i stedet deres dokumentanalyse plus meddelelser til at få et øjeblikkeligt overblik, når din kunde åbner de dokumenter, du har sendt, eller ser og kommenterer dem. De tilbyder mere end 200 professionelt udseende skabeloner, der er designet til at give et evigt indtryk på din virksomhed.
PandaDoc integrerer også med et stort antal integrationer for at fremskynde din arbejdsgang. Det inkluderer HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack osv.
Nitro tegn
Giv dine kundeemner en virkelig bekvem eSigning-oplevelse ved at bruge Nitro tegn.
Det eliminerer brugsniveauer, overbelastninger og koster dig ikke pr. signatur. Uanset om du arbejder med kontrakter, regneark, formularer, tegninger og andre dokumenter, giver Nitro dig de værktøjer, du skal bruge for at forenkle eSigning.
Den er kompatibel med flere webbrowsere og mobile enheder. Nitro Sign er sikker og i overensstemmelse med den amerikanske eSignatur-lovgivning. Det letter problemfrit samarbejde ved at dele dokumenter online, gennemgå og kommentere dem i skyen.
Du kan nemt invitere andre til at kommentere dokumenterne og spore arbejdsgange ved at se analyser og notifikationer i realtid. For at beskytte dine dokumenter og data anvender Nitro Sign to-faktor-autentificering, revisionsspor og sofistikerede overholdelsescertificeringer fra HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield osv.
Fremdriv dine projekter og giv dine kunder en bedre oplevelse ved at oprette, kombinere, konvertere og organisere PDF-filer på din enhed. Derfor hjælper det med at eliminere menneskelige fejl involveret i processen.
Fylde
Dette er sandsynligvis den bedste og mest velafrundede eSignatur-løsning, der findes i øjeblikket. Det er nok også den nemmeste metode, hvorpå du kan udfylde PDF-filer og også sende underskrifter, der ville holde i retten. En af de bedste ting ved Fylde er, at den kan bruges på stort set enhver computer, iOS eller endda Android-enheder. Dette hjælper virkelig med funktionalitet og tilgængelighed på tværs af platforme.
Fill-brugere kan også være sikre på, at de er i trygge hænder. Fill er i stand til at opfylde de globale sikkerhedsstandarder og også privatlivsstandarderne. De følger også bedste praksis, når det kommer til sikkerhed. Det er grunden til, at Fill bliver brugt i vid udstrækning i brancher som sundhedspleje, retshåndhævelse, fast ejendom og finansielle tjenesteydelser.
Brugere vil være glade for at vide, at deres data opbevares ekstremt sikkert med kryptering, der er militærkvalitet og er i overensstemmelse med HIPAA. Fill giver også sine brugere nogle smarte analyser. Dette kan være til stor nytte for mange forskellige virksomheder.
DocuSign
Fremskynd dit arbejde fra kontrakter, tilbudsbreve og kontoåbninger til fakturaer ved at udnytte DocuSign. Send aftaler og få dem underskrevet online med sikkerhed, uanset hvilken enhed du eller den anden part bruger.
Eliminer gentagne manuelle opgaver og spar penge, der er brugt unødigt; Brug i stedet deres sømløse tilbud og imponerende funktioner. Det giver applikationer til tre platforme – Android, Windows og iOS, så du kan arbejde hvor som helst.
Lær din aftales status at kende med hensyn til, hvor langt den er nået i processen, og indstil påmindelser om automatisk at modtage notifikationer ved hvert trin. Du kan inkludere standardfelter i din aftale, såsom dato og underskrift, eller oprette brugerdefinerede felter og gemme dem.
DocuSign giver brugerne mulighed for at logge på 43 sprog og sende dokumenter på 13 sprog. Standardiser hele processen og spar tid ved at gemme dokumenter, som du ofte bruger, og genbruge modtagerdirigeringen, brugerdefinerede felter osv., der bruges i disse papirer.
Forbind og integrer eSignaturer med de værktøjer og software, du bruger, fordi DocuSign understøtter 350+ integrationer og førende API’er, herunder Salesforce, Google-produkter, SAP osv. Den robuste infrastruktur i DocuSign gør dem i stand til at levere 99,99 % tilgængelighed, hvilket er meget nødvendigt for dit arbejde.
Du skal ikke bekymre dig om sikkerheden, da DocuSign opfylder strenge sikkerhedsstandarder, der bruges globalt, inklusive EU og USA, og det bruger også stærke og avancerede teknologier til datakryptering. Det overholder regulerende organer såsom UETA, US ESIGN Act og EU elDAS. De gemmer og genererer også præcise revisionsspor til dine dokumenter.
Dens prissætning starter fra $ 10 om måneden.
Adobe Sign
Adobe Sign er en anden god mulighed for dig. Dette forenklede værktøj hjælper dig med at sende dokumenter med lethed, ligesom e-mails. Alt du skal gøre er at uploade en fil, skrive underskriverens e-mailadresse og trykke på knappen ‘send’.
På underskriverens side kan de klikke på det link, du sendte, og selv underskrive der ved hjælp af en browser på enhver enhed, uanset om det er smartphone eller computer. For nemheds skyld kræver Adobe ikke, at de tilmelder sig eller downloader nødvendigvis.
Du kan se signaturstatus, sende påmindelser, se detaljerede revisioner eller annullere anmodninger om dine transaktioner. Adobe Sign kan arbejde ubesværet med forskellige værktøjer, så du kan sende dokumenter fra værktøjer som Microsoft 365, Dropbox, Box og mere.
Af sikkerhedsmæssige årsager er den kompatibel med standarder som PCI DSS, SOC 2 Type 2 og ISO 27001. Den understøtter også forskellige filformater, herunder Adobe PDF og andre PDF’er, MS Word, Excel og PowerPoint, Text, WordPerfect, grafik som PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF og BMP; sammen med HTML og HTM.
SignEasy
Med mere end 10 års konsekvent innovation, SignEasy har allerede hjulpet 35k+ organisationer med at automatisere signaturprocessen med eSignaturer. Glem alt om at udskrive, scanne og faxe dokumenter; Brug i stedet dette brugervenlige værktøj, der tilbyder en fremragende signeringsoplevelse.
Indsæt blot signaturer til et dokument ved hjælp af din finger, stylus eller mus. Eller du kan også uploade billedet af den håndskrevne signatur taget på papir. Det giver dig mulighed for at sende dokumenter i en parallel eller seriel sekvens til flere personer. Du kan også give folk mulighed for at underskrive dem i en bestemt rækkefølge, én efter én eller på én gang.
Du kan gennemgå fremskridtene for afsendelse af dokumenter ved at kontrollere, hvem der skal underskrive dem, eller hvem der allerede har gjort det. Send push-beskeder eller e-mails som en påmindelse, og få besked, når en handling finder sted. Andre funktioner omfatter bred integration, compliance, global genkendelse, avanceret sikkerhed med fingeraftryksgodkendelse, adgangskoder og SSL-certificering.
Det understøtter filformater som MS word, Excel, PDF, Pages, PNG osv. Det giver også mulighed for at gemme dine ufærdige dokumenter, så du kan vende tilbage senere og foretage redigeringer, sammen med muligheden for at få adgang til filerne offline. Importer dine dokumenter fra skyen, SD-kort, e-mails og andre applikationer.
Dens kvalitet af signaturer er også høj og ligner fysiske signaturer. Du kan genbruge de eksisterende skabeloner, tilføje billeder, annoteringer, initialer, bortset fra tekster, og indstille brugerdefinerede felter og e-mail-sidefødder for hurtigere arbejde. SignEasy er tilgængelig på 24 sprog. For sikkerhed kan du tage deres 14-dages gratis prøveperiode.
HejSign
Betroet af tusindvis af enkeltpersoner og virksomheder rundt om i verden, HejSign er en ubesværet eSignatur-løsning. Nu er det ejet af Dropbox, så du kan udøve kraften fra begge fantastiske platforme.
Den er tilgængelig i form af en unik webgrænseflade, Salesforce-tilføjelse eller en udviklervenlig API.
Du har mulighed for at genbruge signaturdokumenter som skabeloner sammen med en masse funktioner som brugerdefineret branding, underskrivervedhæftede filer, white-labeling, sofistikeret teamadministration, indlejrede eSignaturer og Salesforce-integration. HelloSign er en klage til HIPAA, så du behøver ikke bekymre dig.
Dens pris starter ved $15/måned, når du betaler årligt. Du kan også teste HelloSign gratis uden at indtaste dine kreditkortoplysninger.
Docsketch
Docsketch er et gratis værktøj til hurtigere signering, og det bygger elektroniske signaturer på en meget intuitiv måde. Det er grunden til, at dette værktøj er ubesværet for alle med ethvert færdighedssæt at bruge det. Det arkiverer og beskytter dine underskrevne dokumenter, så ingen under alle omstændigheder kan pille ved dem.
Docsketch er i overensstemmelse med både USA og globale love om eSignaturer. Indstil underskriftsprocessen til at spørge dem én efter én; det er dit valg! Hvis du angiver en rækkefølge, vil den pågældende person automatisk få besked, når deres tur kommer. Det vil også hjælpe dig med at se, hvor mange personer der er tilbage til at underskrive dit dokument.
Du kan omdanne et dokument til en genanvendelig skabelon, så du kan få adgang til det når som helst og hvor som helst. Med hver underskrevet fil modtager du også en detaljeret rapport med juridiske oplysninger. Den har automatisk registrering af tomme linjer i dine filer, hvilket hjælper med at placere felterne korrekt. Konsekvensen er, at opsætningen af dokumenter for at få dem udfyldt bliver nemt og hurtigere.
Ved at bruge funktionen ‘Send som salgsdokument’ kan du få visse typer dokumenter godkendt, såsom bud, estimater og forslag. Hvis modtageren er klar til at godkende, kan de klikke på knappen ‘Godkend’, og derefter vil de blive guidet gennem de næste trin.
Bonustips til at vælge en god elektronisk signatursoftware
Du finder måske, at disse software tilbyder et lignende sæt funktioner, men de er unikke i den måde, de leverer løsninger på. Derfor kan det være forvirrende at vælge imellem. Forstå derfor et par ting, og tag derefter din beslutning.
- Dokumentvolumen: Bestem, hvor ofte du sender dokumenter, der har brug for e-signaturer. Hvis det er meget få gange på et år, så nytter det ikke noget at få software, der tilbyder en meget stor båndbredde. Vælg i stedet intervallet baseret på dit volumenkrav.
- Overholdelse: Stol ikke blindt på en løsning. Tjek niveauet for sikkerhed og overholdelse af regler, de overholder. Den skal verificere ægtheden, levere revisionsspor og andre vigtige funktioner, der beviser dens ægthed.
- Integrationer og API: Tjek, hvor problemfri softwaren er at integrere med tredjepartsværktøjer, du allerede bruger. Find også ud af, om de leverer en tilpasselig åben API til at integrere elektronisk signaturfunktionalitet direkte på din applikation eller dit websted.
- På tværs af platforme: Sørg for, at den software, du vælger, nemt er kompatibel med forskellige platforme. Du må ikke møde vanskeligheder, hvis du sender en kontrakt fra din Android-smartphone, og modtageren bruger en macOS.
- Dokumenttyper: eSignature-softwaren skal understøtte flere typer dokumenter og formater, så du ikke står over for nogen problemer midtvejs.
Konklusion
Elektroniske signaturer er blevet vigtige for moderne virksomheder og enkeltpersoner. Det er blevet bredt accepteret af virksomheder og har velsignelserne ved overholdelsesbestemmelser, der er meget nødvendige, når man handler med kunder fra forskellige lande.
Så hvis du stadig ikke har udnyttet denne teknologi, er det ikke for sent. Få en eSignature-software nu, og fremskynd din arbejdsgang hurtigere end nogensinde før!
Generer derefter din e-mailsignatur.