Sådan reducerer du størrelsen på dit Excel-regneark

Excel-regneark kan nemt blive uhåndterlige og store, især hvis de indeholder mange data eller billeder. Selvom dette måske ikke er et problem i de fleste tilfælde, kan det gøre det svært at administrere, dele og arbejde med regnearket effektivt.

Heldigvis er der et par ting, du kan gøre for at reducere størrelsen på dine Excel-filer uden at ofre nogen data. Her viser vi dig hvordan.

1. Slet uønskede ark

At have for mange ubrugte ark kan gøre din Excel-fil unødvendig stor. Derfor bør du starte med at slette regneark, som du ikke har brug for. For at gøre det skal du åbne din Excel-fil, højreklikke på det uønskede ark og vælge Slet.

Ligeledes kan du også overveje at fjerne uønskede diagrammer, billeder, tabeller og andre elementer.

2. Fjern unødvendig formatering

Størrelsen af ​​en Excel-fil kan også stige på grund af overdreven celleformatering, da hver formateret celle optager ekstra plads på filen. Hvis du f.eks. formaterer cellekanter, vil det optage mere plads end en uformateret celle.

Derfor er det en god idé at fjerne enhver unødvendig formatering fra dit Excel-ark. For at gøre det skal du bruge disse trin:

Åbn din Excel-fil, og vælg de celler, hvorfra du vil fjerne formatering.

Klik på fanen Hjem øverst.

I redigeringsgruppen skal du klikke på knappen Ryd og vælge Ryd formater fra den resulterende menu.

3. Rediger indstillingerne for billedstørrelse og kvalitet

Indeholder din Excel-fil billeder? Hvis det er tilfældet, kan en sænkning af billedstørrelsen og -kvaliteten hjælpe med at reducere størrelsen på din Excel-fil.

Det er vigtigt at bemærke, at reduktion af billedstørrelsen og -kvaliteten kan påvirke deres udseende i din Excel-fil. Hvis du er okay med dette, skal du følge disse trin for at konfigurere Microsoft Excel til at gemme billeder i en lavere opløsning:

Åbn Microsoft Excel på din pc.

Klik på menuen Filer øverst.

Vælg Indstillinger i venstre rude.

I vinduet Excel-indstillinger skal du vælge fanen Avanceret.

Rul ned til afsnittet Billedstørrelse og -kvalitet, og marker indstillingen Kassér redigeringsdata.

Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Komprimer ikke billeder i fil.

Klik på rullemenuen ud for Standardopløsning for at vælge en opløsning på 150ppi eller lavere.

Klik på OK for at gemme dine ændringer.

4. Komprimer billeder i dit Excel-regneark

Hvis du ikke ønsker at sænke opløsningen for alle billederne, giver Microsoft Excel dig også mulighed for at komprimere individuelle billeder i dit regneark. Sådan kan du bruge det til at slanke din Excel-fil.

I dit Excel-regneark skal du vælge det billede, du vil komprimere.

Klik på fanen Billedformat.

Klik på knappen Komprimer billeder i sektionen Juster.

Marker Anvend kun på dette billede, hvis du kun ønsker at komprimere det valgte billede.

Marker indstillingen Slet beskårne områder af billeder.

Vælg din foretrukne ppi under sektionen Opløsning.

Klik på OK.

Du kan gentage ovenstående trin for at komprimere flere billeder, hvis du vil. Derefter skulle den samlede størrelse af din Excel-fil falde betydeligt.

5. Forhindre Excel i at gemme pivot-cachen

Pivot-cache i Excel er en midlertidig lagerplads for de data, der bruges i pivottabeller. Selvom dette kan forbedre ydeevnen og give dig mulighed for at arbejde med pivottabeller mere effektivt, kan det også øge størrelsen på din fil, da Excel gemmer disse data på din fil.

Hvis dit Excel-regneark indeholder en pivottabel, skal du bruge følgende trin til at forhindre Excel i at gemme pivot-cachen med filen.

Åbn dit Excel-regneark.

Vælg en hvilken som helst celle i din pivottabel, og klik på fanen Pivottabelanalyse øverst.

Klik på knappen Indstillinger.

Klik på fanen Data i vinduet Pivottabelindstillinger.

Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Gem kildedata med fil, og marker afkrydsningsfeltet Opdater data, når du åbner filen.

Klik på OK for at bekræfte.

Når du har gennemført ovenstående trin, gemmer Excel ikke pivot-cachen på din fil, hvilket effektivt reducerer størrelsen.

6. Gem dit regneark i binært (.Xslb) format

Som standard gemmer Microsoft Excel dine filer i XML-baseret format, hvilket gør det nemmere at udveksle data med andre applikationer og systemer. Men hvis du hurtigt skal reducere filstørrelsen, kan du gemme dit Excel-regneark i et binært format.

Brug disse trin for at gemme et Excel-regneark i binært format:

Åbn dit Excel-regneark.

Klik på Filer og derefter Gem som.

Vælg din foretrukne placering til at gemme filen.

Klik på rullemenuen Gem som type for at vælge Excel Binary Workbook (*.xlsb).

Klik på knappen Gem.

Dette vil gemme din Excel-fil i et binært format, som kræver mindre lagerplads. Hvis du ønsker, at Microsoft Excel altid skal gemme dine filer i binært format, kan du ændre standardgemmeformatet i Microsoft Excel. Sådan gør du:

Åbn Microsoft Excel og gå til Filer > Indstillinger.

Vælg fanen Gem fra venstre sidebjælke.

Brug rullemenuen ved siden af ​​Gem filer i dette format til at vælge indstillingen Excel Binary Workbook (*.xslb).

Klik på OK for at gemme ændringer.

Når du har gennemført ovenstående trin, gemmer Excel alle filerne i binært format, medmindre andet er angivet.

7. Konverter regnearket til en ZIP-fil

Hvis du ikke vil bøvle med at ændre Excel-indstillinger, kan du blot konvertere dit regneark til en ZIP-fil. Du kan gøre dette ved at bruge Windows’ indbyggede filkomprimeringsfunktion. På denne måde vil du være i stand til at reducere størrelsen på din Excel-fil uden at åbne den. Her kan du se, hvordan du kan gøre det.

Tryk på Win + E for at åbne File Explorer.

Naviger til den mappe, hvor din fil er gemt.

Højreklik på din Excel-fil, og vælg indstillingen Komprimer til ZIP-fil i kontekstmenuen.

Windows gemmer den komprimerede fil på samme sted som den originale fil. Du kan også bruge et pålideligt tredjeparts filkomprimeringsværktøj til dette. Når det er komprimeret, kan du dele dit Excel-regneark uden at skulle bekymre dig om størrelsen.

Formindsk dine Excel-filer med lethed

Store Excel-filer kan være besværlige, langsomme at indlæse og svære at dele via e-mail. Heldigvis er der ingen grund til at finde sig i noget af dette. Ved at følge nedenstående tips hjælper du dig med at reducere størrelsen på din Excel-fil på ingen tid.