Uanset om det er til forretningsrejser eller skatter, skal du muligvis udfylde en udgiftsformular på et tidspunkt. Hvis du ikke tilfældigvis har en virksomhed eller en konsulent, der leverer en skabelon til dig, kan du oprette en ved hjælp af en skabelon fra Word.
Opsætning af en udgiftsformular
Indgivelse af en udgiftsrapport er en nødvendig del af enhver forretningsrejse. Selvom hver virksomhed måske har sine egne regler at følge med hensyn til refusion, vil den generelle struktur af formularen (og genstandene i den) forblive ret konsekvent, uanset hvor du er.
Hvis du udfylder en udgiftsformular for din virksomhed, så find først ud af, om de har retningslinjer, du skal følge, eller en skabelon, du skal bruge.
Hvis du har brug for at oprette din egen udgiftsformular, giver Word en ret fin skabelon til at komme i gang. Selvom det måske ikke helt opfylder dine krav, er det et godt sted at starte.
Åbn først Word. Klik på “Ny” i venstre side af splash-boksen.
Søg efter “udgift” i søgefeltet.
Tryk på “Enter” for at vise den tilgængelige skabelon, og klik derefter på resultatet.
Et nyt vindue vises, der giver dig skabelonens navn og beskrivelse sammen med en forhåndsvisning af skabelonen. Klik på “Opret”.
Din nye udgiftsformularskabelon vises. Tag et kig på det og rediger de nødvendige dele. Sørg for, at farverne og typografien matcher din virksomheds visuelle retningslinjer.
Når du har foretaget de relevante redigeringer, kan du gemme skabelonen, indtil du er klar til at spore dine udgifter. Det er nok en god idé at optage alt, mens du går, i stedet for at vente til turen er slut og gøre det hele på én gang, da det er nemt at glemme noget, du måske har købt flere dage før.
Her er de mest almindelige udgiftsposter, som folk normalt sporer:
Hotel
Transport (dette inkluderer flybillet, offentlig transport og lejegebyrer og nogle gange kilometertal)
Brændstof
Måltider
Telefon (Mange virksomheder kræver, at du køber et SIM-kort til lokal kommunikation, mens andre måske har det fint med at betale roamingtakster)
Underholdning (Dette falder ind under kategorien “rimelig godtgørelse”. Det er sandsynligvis en god idé at få forhåndsgodkendelse, før du tager dine kunder ud i en god tid. Hvis du ikke gør det, så sørg for at du ikke går overbord, da det måske giver problemer med din virksomhed.)
Diverse
Som en regel for god praksis er det altid bedst at få forhåndsgodkendelse af udgifter, før du rejser for at undgå konflikter om refusion, efter du allerede har brugt pengene. Vær også opmærksom på virksomhedens forbrugsgrænse baseret på forskellige lokationer. De fleste virksomheder vil give øgede udgiftsgrænser, hvis du rejser til et sted, hvor tingene er dyrere.
Sørg for at holde trit med alle dine kvitteringer, dokumenter alle dine udgifter, udfyld udgiftsrapporten, så er du klar!