Sådan opretter og sender du en Paypal-faktura i 7 nemme trin

PayPal er en hurtig og effektiv måde at oprette fakturaer og få betalt på. Uanset om du er freelancer, virksomhedsejer eller en person, der ønsker at lære at oprette professionelle fakturaer på få minutter, er denne artikel for dig.

I denne artikel skal du forstå, hvordan du opretter en faktura ved hjælp af PayPals faktureringsværktøj ved at følge 7 enkle trin. Du lærer, hvordan du laver professionelle fakturaer og gør det nemt for dine kunder at betale dig.

PayPal lader virksomheder, freelancere og almindelige folk sende fakturaer til kunder og giver også en gateway til at hjælpe kunder med at foretage betalingen på en problemfri måde.

Hvorfor er PayPal et godt valg for freelancere og små virksomheder?

• PayPals faktureringsværktøj er nyttigt til at oprette og sende professionelt udseende fakturaer til kunder.

• PayPal giver dig mulighed for at betale i lokal valuta uden valutaomregning.

• Tilgængelig i mere end 200 lande/regioner og understøtter 25 valutaer.

• PayPals betalingssporingsfunktion hjælper dig med at spore din faktura.

• PayPal giver robust sikkerhed. Så transaktioner er sikre, hvilket er afgørende for freelance eller forretning.

• Kunder har forskellige præferencer for betalingsmetoder. (betal med kreditkort eller bankoverførsler)

• PayPal giver dig mulighed for at oprette personlige links for at tillade smidige transaktioner.

• PayPal-fakturaer er nyttige for internationale kunder.

• PayPal registrerer alle transaktioner, hvilket forenkler bogføringen.

• Du kan sende fakturaer, spore betalinger og administrere din økonomi fra din mobil.

• Paypals automatiske betalingspåmindelsessystem.

Lad os nu diskutere i detaljer, hvordan man opretter en Paypal-konto og sender en faktura til en klient.

Sådan opretter du en PayPal-konto

Trin 1: Besøg PayPal Internet side

Trin 2: Klik på “Tilmeld”

PayPal Tilmeld dig

Trin 3: Beslut og vælg, om du vil have en “Individuel” eller “Business” konto.

Typer af PayPal-konto

Trin 4: Når du har truffet dit valg, skal du udfylde vigtige detaljer som din e-mailadresse, mobilnummer, adgangskode, adresse og navn.

Email adresse

Trin 5: Tag et godt kig på vilkårene og privatlivspolitikken og accepter dem.

Trin 6: Klik på “Opret konto” eller “Næste” for at oprette din konto. Derefter sender PayPal dig en kode på din e-mail og telefon. Tjek din e-mail og indtast koden for at bekræfte din e-mail.

PayPal e-mail-bekræftelse

Trin 7: Du kan forbinde et kredit-/betalingskort eller en bankkonto til din PayPal-konto.

Link bankkonto

Trin 8: Du kan indstille sikkerhedsspørgsmål.

PayPal-sikkerhedsspørgsmål

Bemærk: Baseret på din placering og aktivitet kan PayPal anmode om yderligere oplysninger for at bekræfte

Men hvad nu hvis du har en personlig konto, og du vil skifte den til business? Her er nogle nemme trin til at skifte din konto fra personlig til virksomhed.

Sådan skifter du fra Paypal Individual til Business Account

Trin 1: Log ind på din personlige Paypal-konto

Trin 2: Klik på indstillingsikonet (⚙️) i øverste højre hjørne af PayPal-dashboardet.

Paypals indstilling

Trin 3: I dine kontoindstillinger bør du se en mulighed mærket “Opgrader til en virksomhedskonto” eller noget lignende. Klik på den. ELLER Rul ned på klik på “Opgrader til en virksomhedskonto”

Opgrader til virksomhedskontoen

Trin 4: Angiv virksomhedsoplysninger såsom virksomhedsnavn, virksomhedsadresse, virksomheds-e-mailadresse, juridisk navn og virksomhedswebsted (valgfrit).

Udfyld alle detaljer

Trin 5: Angiv yderligere oplysninger i henhold til instruktioner fra PayPal. PayPal kan anmode om yderligere oplysninger, såsom dit CPR-nummer, Employer Identification Number (EIN) eller andre skatterelaterede oplysninger.

Trin 6: Efter at have givet alle de nødvendige oplysninger, bekræft og indsend.

Bemærk: PayPal kan bede dig om at bekræfte din virksomhedskonto ved at bekræfte din e-mailadresse eller tilknytte en bankkonto.

Du kan nu sende fakturaer, acceptere betalinger under dit virksomhedsnavn og nyde andre fordele ved en PayPal-virksomhedskonto.

Lad os nu lære, hvordan du opretter din første faktura.

Sådan opretter du en faktura i PayPal

Før du går videre, skal du vide, hvilke væsentlige oplysninger vi skal inkludere i vores faktura.

Dine fakturaer skal indeholde følgende oplysninger:

• Dit navn, kontaktoplysninger og virksomhedsoplysninger.
• Betalingsbetingelser (forfaldsdato, betalingsmetoder, gebyrer og samlet pris).
• Samlet skyldige beløb med valuta.
• Kundens navn og kontaktoplysninger.
• En specificeret liste over tjenester med mængder og priser.
• Fakturanummer og dato.
• Beskrivelse af de leverede ydelser eller arbejde.
• Eventuelle gebyrer eller vilkår for forsinket betaling.
• Betalingsinstruktioner.

Eksempel på faktura

Du kan tilføje ekstra information efter dit behov.

Lad os oprette din første faktura:

Trin 1: Når du har oprettet din konto og knyttet en bankkonto, skal du logge ind på din PayPal Business-konto med din e-mailadresse og adgangskode.

Trin 2: I dit PayPal Business-konto-dashboard bør du se en mulighed for “Fakturering.” Klik på den for at oprette din første faktura.

Mulighed for fakturering i Paypal

Trin 3: Klik på knappen “Opret faktura” for at begynde at oprette en ny faktura.

Opret faktura

Trin 4: Udfyld alle nødvendige oplysninger.

• Kundeoplysninger: Indtast din kundes e-mailadresse i feltet “Faktur til”. Du kan også tilføje en kundes navn, hvis du vil. Du kan også oprette faktura for flere kunder.
• Fakturaoplysninger:
  • Fakturanummer: PayPal vil automatisk generere dette, men du kan tilpasse det.
  • Fakturadato: Den dato, hvor du opretter fakturaen.
  • Forfaldsdato: Den dato, hvor du forventer betaling.
  • Reference: Du kan tilføje et referencenummer eller en note, hvis det er nødvendigt.
  • Varer: Du kan tilføje varenavn, mængde, pris, afgift og beskrivelse vedrørende din tjeneste.

Ny faktura

• Besked: Du kan også skrive tilpassede beskeder til kunder.
• Vilkår og betingelser: Hvis du har specifikke betingelser, kan du nævne dem på fakturaen.
• Vedhæftet fil: PayPal giver dig mulighed for at tiltrække filer (JPG, GIF, PNG og PDF Op til 5 filer og 4 MB pr. fil)
• Memo til sig selv og referencenummer

Trin 5: Du skal tilføje “Vare” eller “Service” beskrivelse som følger.

• Klik på “Tilføj” for at inkludere hver vare, og sørg for at angive beskrivelse, mængde, enhedspris og moms (hvis relevant) for hver vare.
• Klik på “Gem” efter at have tilføjet hvert element.

Tilføj vare eller tjeneste

Trin 6: Du kan tilpasse fakturaindstillinger ved at klikke på “Flere muligheder” nederst på fakturaen. Her kan du vælge valuta (PayPal understøtter 25 valutaer), opsætte skattemuligheder og konfigurere andre fakturapræferencer.

Når du har udfyldt alle detaljer og sikret, at alt er nøjagtigt, skal du klikke på knappen “Preview” for at gennemgå fakturaen.

Gennemgå omhyggeligt fakturaen for nøjagtighed, og foretag eventuelle nødvendige justeringer.

Trin 7: Når du er tilfreds, skal du klikke på knappen “Send” for at e-maile fakturaen til din klient.

Paypal Faktureringseksempler

Der er forskellige typer af fakturaer, du måske ønsker at sende baseret på dit arbejde og et krav. Lad os forstå almindelige scenarier for generering af PayPal-fakturaer.

#1. Freelancer fakturering på leveringsbasis

I denne faktureringsmetode er betalingen knyttet til færdiggørelsen og leveringen af ​​specifikke varer eller projekter, der er beskrevet i freelancekontrakten. Freelanceren opkræver deres kunder for deres tjenester baseret på de specifikke opgaver, de leverer.

Hvis du er en freelancer indholdsforfatter og ønsker at blive betalt på et ord-basis. Her er nogle ting, du skal huske på:

• Beslut dig for din ordpris, som er det beløb, du vil opkræve pr. ord (f.eks. 0,1 USD pr. ord)
• Afklar projektdetaljer og ordtal med din klient.
• Mens du opretter en faktura, skal du inkludere dine kontaktoplysninger, kundens detaljer, betalingsbetingelser og et unikt fakturanummer.
• Angiv hver artikeltitel eller link som en separat linjepost på fakturaen. Angiv ordantallet for hvert stykke, ordprisen og de samlede omkostninger for den pågældende artikel.
• Paypal beregner automatisk det samlede beløb og udfylder det samlede skyldige beløb ved at opsummere omkostningerne for alle de artikler, der er anført på fakturaen.
• Skriv en besked til kunden
• Gennemgå og send.

Faktura for indholdsforfatter på leveringsbasis

Bemærk: Du skal tilføje klientens e-mailadresse.

Glem ikke at følge op. Du kan bruge PayPals automatiske påmindelsesfunktion til at hjælpe med dette.

Når du har modtaget betaling, skal du registrere transaktionen i dit regnskabssoftware eller hovedbog. Marker fakturaen som betalt.

#2. Freelancer fakturering på timebasis

Der er mange platforme, hvor freelancere opkræver på timebasis. De kommer med en timepris for deres arbejde og gange det med antallet af timer brugt på arbejdet.

Hvis du er en af ​​disse freelancere og ønsker at oprette fakturaer i overensstemmelse hermed, er denne del for dig!

Der er nogle ting, du skal huske på, når du opretter din faktura.

• Beslut dig for din timepris, som er det beløb, du vil opkræve pr. time (f.eks. $25 pr. time)
• Brug et tidsregistreringsværktøj eller software til nøjagtigt at registrere det antal timer, du har arbejdet på projektet. Vær sikker på, at du har klare og pålidelige optegnelser over de opgaver, du har udført.
• Brug PayPals faktureringsværktøj, angiv dit navn/virksomhedsnavn, kontaktoplysninger, kundens detaljer, betalingsbetingelser og et unikt fakturanummer.
• Angiv de timer, du har arbejdet på forskellige opgaver som linjeposter på fakturaen. Inkluder datoen, en beskrivelse af det udførte arbejde i det pågældende tidsrum, antallet af arbejdstimer og din timepris for hver opgave.
• Paypal beregner automatisk det samlede beløb og udfylder det samlede beløb.

Ved at følge disse trin kan du effektivt oprette og administrere fakturaer for dit freelancearbejde på timebasis, hvilket sikrer gennemsigtighed, nøjagtighed og rettidig betaling for dine tjenester.

#3. Sælger sælger varer

Hvis du er virksomhedsejer eller mindre sælger, der sælger varer og ønsker at oprette en faktura til flere kunder ad gangen, har Paypal også en løsning til dig. Du kan oprette personlige fakturaer for hver kunde. Ikke nok med det, du kan beregne forskellige moms, rabatter og det resterende beløb på ét sted.

Lad os følge disse enkle trin:

• Inkluder din virksomheds navn, adresse og kontaktoplysninger øverst på fakturaen. Disse oplysninger identificerer dig som sælger.

• Inkluder kundens navn, adresse og kontaktoplysninger. Du kan tilføje flere kunders navne.

• Tilføj datoen for, hvornår fakturaen er oprettet. Tildel et unikt fakturanummer.

• Angiv hver vare eller produkt, du har solgt. Inkluder en kort beskrivelse, mængde, enhedspris og den samlede pris for hver vare.

Produkt beskrivelse

• Inkluder eventuel moms, moms (Value Added Tax) eller andre gældende afgifter. Angiv tydeligt afgiftssatsen og beregn afgiftsbeløbet ud fra subtotalen.

• Hvis du tilbyder rabatter, skal du trække dem fra subtotalen.

• Hvis du opkræver for forsendelses- eller ekspeditionsgebyrer, skal du også inkludere disse omkostninger.

• Beregn det samlede skyldige beløb.

Faktura til sælgere

• Angiv betalingsbetingelserne, herunder forfaldsdatoen og de accepterede betalingsmetoder.

• Du kan også tilføje personlige beskeder til kunder.

• Glem ikke at nævne tilbagebetalings- og returpolitikken.

En velstruktureret faktura fastholder professionalismen og letter rettidige betalinger.

Der er mange flere brancher og områder, hvor Paypal-fakturaer kan sendes, såsom abonnementsbaserede tjenester, konsulentydelser, e-handel og mange flere.

Bedste fremgangsmåder til oprettelse af PayPal-fakturaer

For at sikre en smidig faktureringsproces og få betalt med det samme, skal du overveje følgende bedste praksis:

1. Nøjagtige kontaktoplysninger: Dobbelttjek modtagerens e-mailadresse for at undgå at sende fakturaer til den forkerte person.

2. Ryd fakturaoplysninger:

• Inkluder en klar og detaljeret beskrivelse af den eller de leverede tjenester.
• Angiv mængder, priser og eventuelle relevante rabatter.
• Angiv gebyrer for nem reference.

3. Fakturanummerering: Tildel et unikt fakturanummer for hver transaktion for at bevare klarheden og forhindre forvirring.

4. Betalingsbetingelser:

• Angiv tydeligt betalingsforfaldsdatoen for at angive forventninger til rettidige betalinger.
• Angiv forsinkede gebyrer eller bøder for forsinket betaling, hvis det er relevant.

5. Professionelt udseende:

• Brug en PayPal-skabelon med dit firmalogo og kontaktoplysninger.
• Sørg for, at fakturaen er velstruktureret og let at læse.

6. Valuta og betalingsmetoder:

• Angiv den valuta, du ønsker at modtage betaling i.
• Nævn tydeligt de accepterede betalingsmetoder, herunder PayPal, bankoverførsler eller kreditkort.

7. Skatter og gebyrer:

• Inkluder eventuelle gældende skatter eller gebyrer på en gennemsigtig måde.
• Angiv om afgifter er inkluderet i de anførte priser eller tilføjet separat.

8. Vilkår og betingelser:

• Angiv din refusions- eller returpolitik, hvis det er relevant.
• Medtag eventuelle yderligere vilkår og betingelser relateret til transaktionen.

9. Betalingslinks:

• Brug PayPals faktureringsfunktion til at generere betalingslinks direkte på fakturaen.
• Gør det nemt for kunder at klikke og betale direkte via PayPal.

10. Afsendelse og opfølgning: Send fakturaen straks efter levering af produkterne eller tjenesterne. Følg op med en høflig påmindelse før eller på forfaldsdatoen for at sikre, at betalingen ikke forsinkes.

11. Registrering: Oprethold en fortegnelse over alle sendte fakturaer og modtagne betalinger. Brug et faktureringssoftware eller regneark til at spore dine økonomiske transaktioner.

12. Afstem betalinger: Afstem regelmæssigt betalinger modtaget med dine fakturaer for at opdage eventuelle uoverensstemmelser.

13. Sikker kommunikation: Brug sikker e-mail-kommunikation, når du sender fakturaer for at beskytte følsomme økonomiske oplysninger.

14. Personlige beskeder: Tilføj en kort, personlig takbesked for at vise påskønnelse af kundens forretning.

15. Backup-dokumentation: Vedhæft alle nødvendige støttedokumenter, såsom kontrakter eller kvitteringer, til fakturaen.

16. Tilgængelighed og klarhed: Sørg for, at din faktura er tilgængelig for personer med handicap ved at følge retningslinjerne for tilgængelighed.

Ofte stillede spørgsmål

Er det gratis at oprette en PayPal-faktura?

Ja. PayPal-faktura er gratis. Men du skal betale gebyrer, når du bliver betalt af din klient.

Hvorfor skal du bruge faktureringssoftware frem for at oprette en faktura manuelt?

Det er tidsbesparende, reducerer menneskelige fejl og øger professionalismen. Det tilbyder også funktioner som automatiske påmindelser og sporing for bedre betalingsstyring.

Afsluttende ord

Fakturaer er en af ​​de vigtige dele af virksomheder og økonomi. Paypal er en nyttig platform til at oprette fakturaer i detaljer med sin faktureringsfunktion. Ved at følge ovenstående praksis og tilføje de nødvendige oplysninger, kan du oprette dine egne fakturaer og forbedre betalingseffektiviteten.

Der er mange andre platforme, der leverer skabeloner og værktøjer til at oprette fakturaer. Hvis du vil udforske dem, er her en artikel om de bedste fakturageneratorer til at acceptere klientbetalinger.