Microsoft Word har et rigt sæt af formateringsmuligheder for tekst. Hvis du er velbevandret med de mange elementer, du kan indsætte i et dokument, kan du designe et godt udseende dokument. MS Word har også grundlæggende tekstformatering, dvs. at anvende fed, understreget og kursiv stile på tekst. Der er tastaturgenveje, der gør det nemmere at anvende disse stilarter, og et formatmalerværktøj til at anvende kompleks formatering på store bidder af tekst. Manuel anvendelse af en typografi tager tid, så det er nemmere blot automatisk at formatere et ord eller en sætning i stedet for.
For eksempel, hvis et bestemt ord i dit dokument skal være fed eller i kursiv, ønsker du ikke at anvende stilen manuelt. Det behøver du faktisk ikke. Du kan bede MS Word om automatisk at formatere et ord eller en sætning for dig. Hver gang du skriver ordet eller sætningen, vil MS Word gøre det fed eller understrege det automatisk. Sådan konfigurerer du det. Den automatiske formatregel, du angiver, vil anvende alle på alle dokumenter.
Åbn et MS Word-dokument, og skriv det ord eller den sætning, du vil anvende et karakteristisk format på. Når du har skrevet det, skal du gøre det fed, ændre skriftstørrelsen, ændre farven, ændre hvad du vil. Når du er færdig, skal du vælge teksten og indtaste følgende tastaturgenvej; Alt+T. Et lille vindue vises øverst. Når det sker, skal du trykke på A-tasten.
Dette åbner vinduet Autokorrektur. Gå til fanen Autokorrektur. I sektionen Erstat tekst, mens du skriver, skal du vælge muligheden ‘Formateret tekst’. I feltet Erstat skal du indtaste det ord eller den sætning, du vil formatere automatisk. Ordet/sætningen skelner mellem store og små bogstaver. Klik på Tilføj og derefter på Ok.
Fra dette tidspunkt fremad, når du skriver det ord eller den sætning, du definerede i Autokorrektur, vil det blive omformateret. Dette vil ske på alle MS-filer, så hvis du kun har brug for det til et bestemt dokument, skal du fjerne denne post fra automatisk korrektion, når du er færdig. Det vil ikke fortryde nogen af den formatering, der allerede er blevet anvendt på dit dokument.
Denne funktion er grundlæggende tekstudvidelse, men meget smartere. Faktisk kan du sikkert få det til at fungere bare sådan, men med ekstra hensyntagen til formateringen. Hvis du skriver et teknisk dokument eller et forskningspapir, hvor du har en streng formateringsretningslinje at følge, vil dette hjælpe med at forhindre fejl. Hvis du altid har brug for at fremhæve eller understrege en sætning, kan du bruge dette lille trick til at sikre, at du aldrig går glip af noget.