Lær, hvordan du beskytter en PDF-fil med adgangskode for at forblive bekymringsfri med fortrolige filer fra forretnings- eller personlige kilder.
Hackere finder altid måder at sætte virksomheder og enkeltpersoner i fælder ved at få adgang til deres følsomme data og udnytte dem til økonomiske gevinster.
Ifølge Statista har der på verdensplan været 15 millioner databrud i 3. kvartal 2022. Det er en kraftig stigning på 167 % i forhold til 2. kvartal samme år.
En betydelig del af disse enorme databrud kommer fra PDF-dokumenter. En vigtig årsag er, at virksomheder og enkeltpersoner er tilbageholdende med at beskytte PDF-filer med adgangskode eller ikke ved, hvordan man gør det.
Hvis du er bekymret for fortroligheden af din virksomhed eller personlige data i PDF-filer og leder efter en løsning, er du kommet til det rigtige sted! Læs videre for at lære mulige PDF-dokumentsårbarheder, PDF-adgangskodebeskyttelse til brug og værktøjer til at hjælpe dig med at beskytte PDF’er med adgangskode.
Indholdsfortegnelse
Sårbarheder i private forretningsdokumenter
Stop med at cirkulere professionelle PDF-dokumenter blandt kunder, klienter og medarbejdere, hvis du bruger ubeskyttede PDF-filer til forretningsbrug. Når din virksomheds PDF-fil er åben, kan alle få adgang til dens indhold og bruge den på en fordelagtig måde, som du måske ikke godkender.
Hackere får heller ikke altid adgang til dine følsomme forretningsdata direkte fra din virksomhed. Det kan være muligt, at tredjeparter, som du har delt dine forretnings-PDF’er med, kan blive ofre for et hackingangreb og efterfølgende din organisation.
Business PDF’er afslører følsomme og nyttige oplysninger, som hackere kan bruge til at få adgang til din organisations servere.
For eksempel cirkulerer du en ubeskyttet PDF blandt kunder/kunder/leverandører. Hackere ville målrette og få adgang til e-mails eller cloud-lagring af personer, der har gemt dit virksomhedsdokument i PDF.
Gennem åben adgang vil den dårlige skuespiller vide, hvordan du formaterer dine virksomhedsfiler. De vil oprette en falsk fil, tilføje en ondsindet eksekverbar (.exe) fil i PDF’en og sende den tilbage til din virksomhed, efterligne et svar fra en klient.
Din medarbejder, hvis den ikke er uddannet i cybersikkerhed, vil muligvis ikke tvivle på dokumentet og åbne det sammen med den eksekverbare fil. Det kunne installere ransomware på din organisations server og lægge dine virksomhedsdata i hackerens hånd.
Hvordan hjælper PDF-adgangskodebeskyttelse?
#1. Undgå uautoriseret kopiering
En person, der ikke kender adgangskoden til at åbne en PDF, kan ikke få adgang til dokumentet. Det hjælper dig med at beskytte følsomme oplysninger mod uønsket kopi-indsæt.
Når du deler den adgangskodebeskyttede PDF-fil med en klient/leverandør/medarbejder, ved du, at du kan stole på dem. Hvis de ikke overholder privatlivspolitikkerne, ved du, at det er fra et bestemt sæt personer, som du har delt PDF’en med.
#2. Stop ulovlig adgang til følsomme data
Hvis du gemmer adgangskodefri PDF-filer på din virksomheds server, og en medarbejder uden at se filen får adgang til den, kan du være i store problemer. Alternativt kan nogle klienter ved et uheld videresende din PDF-fil til en tredjepart, som du ikke har godkendt.
I sådanne scenarier, hvis du havde adgangskodebeskyttet dine PDF-filer, er du muligvis ikke et offer for databrud.
#3. Udskriftsbeskyttelse
Takket være dens evne til at bevare dataintegritet og formatering foretrækker de fleste at udskrive fra PDF-filer, når de har brug for en papirkopi af et dokument. Denne funktion øger også dens chance for at blive offentligt distribueret efter at være blevet udskrevet uden korrekt tilladelse.
Så opsætning af adgangskoden til en PDF-fil er ikke kun for at forhindre andre i at kopiere den, men også for at forhindre dem i at udskrive dokumentet. Mange programmer tilbyder dig endda muligheder for at stoppe en PDF-fils udskrivningsfunktion.
Hvis du vil beskytte dine PDF-dokumenter mod uautoriseret adgang, skal du bruge dem til dette formål.
#4. Undgå dataændringer
PDF-filer tilbyder uovertruffen indholdsintegritet, hvilket betyder, at de inkluderede data forbliver nøjagtige og uændrede. Du skal dog låse den med en stærk adgangskode for at bevare konsistensen og dokumentets gyldighed. Det bliver særligt vigtigt, når du har inkluderet kommentarer og underskrifter i det pågældende dokument.
Desuden er det et stort nej-nej at distribuere PDF-filer, der indeholder indlejrede former for felter, der kan udfyldes uden adgangskodebeskyttelse. Tilføjelse af redigeringsbeskyttelse til sådanne dokumenter vil forhindre brugere i ved et uheld eller villigt at foretage ændringer, mens de arbejder på disse.
#5. Giv rollebaseret adgang
Mange virksomheder tillader deres medarbejdere at gennemse cloud-baseret intern fillagring for at finde det, de har brug for til virksomheden. Nogle følsomme interne dokumenter kan dog altid opbevares i et fælles arkiv. Virksomheder skal sikre disse filer mod uautoriserede personer, selvom de er en del af organisationen.
Når det kommer til PDF-adgang, er det ikke den eneste grund til at bruge adgangskoder. Dit interne netværk kan få nogle ubudne gæster, der ønsker at stjæle dokumenterne. Under databrud fungerer adgangskoder som en effektiv adgangskontrolforanstaltning til at beskytte dine kritiske data.
#6. Forhindre forhåndsvisning af private dokumenter
Desuden forhindrer adgangskodebeskyttede PDF-filer folk i at få vist indholdet. Du tror måske ikke, at dette er en afgørende årsag til adgangskodeaktivering, men i visse situationer kan en forhåndsvisning forårsage din personlige og forretningsmæssige skade.
For eksempel har du nogle PDF-filer med missionskritiske data på din organisations delte computer eller cloud-platform. Hvis en kollega, som ikke har tilladelse til at se dataene, kan forhåndsvise filens indhold, kan der opstå uforudsete problemer.
#7. Sikre overholdelse af industrien
De fleste brancher, der beskæftiger sig med brugerdata, skal overholde flere regler og forskrifter. Regeringsbestemmelser, love og industribaserede standarder er på plads for at sikre privatlivets fred og sikkerhed for følsomme dokumenter fra offentlig og/eller uautoriseret adgang.
For den medicinske industri regulerer HIPAA kontrol med, hvordan medicinske organisationer skal håndtere patienters lægejournaler. Den juridiske industri er en anden, der skal beskytte klienternes fortrolighed.
Derudover skal virksomheder, der driver forretning i Europa, overholde reglerne i GDPR. Ved at bruge adgangskodebeskyttelse kan organisationer sikre maksimal overholdelse af alle branchebestemmelser.
#8. Stop uønsket deling
Selvom PDF-filer er populære, fordi de kan deles, kan den samme funktion være skadelig for dig, hvis du ikke ønsker, at din PDF-fil skal deles med hver anden person. At dele en PDF-fil med nogen betyder, at de kan dele den med flere mennesker. Men dette kan forhindres ved at kodeordsbeskytte filen.
Mange apps og platforme giver dig mulighed for at forhindre yderligere deling af en PDF-fil ved at begrænse antallet af enheder, hvor brugeren kan åbne filen. Der er også mulighed for at tilføje en udløbsdato. Derefter kan folk ikke åbne eller dele en fil.
#9. Forhindr webcaching
Bortset fra ovenstående punkter er en anden grund til at beskytte en PDF-fil med adgangskode at deaktivere lokal caching. Når nogen ser eller ændrer en PDF-fil ved hjælp af en webbrowser, kan de utilsigtet gemme en kopi af dette dokument på deres enhed.
De fleste gange cachelagres websider på brugerens harddisk for senere at blive brugt til offlineadgang og filgendannelse. Adgangskodebeskyttelse af en PDF-fil vil forhindre denne situation og holde dit dokument sikkert.
#10. Undgå piratkopiering og beskyt intellektuel ejendomsret
PDF-filer er et fremragende og enestående filformat på tværs af platforme til distribution af elektroniske publikationer til abonnenter. Af denne grund skal man træffe de nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret filproduktion fra den distribuerede kopi.
Når det kommer til at beskytte små eller uformelle publikationer mod piratkopiering, er adgangskodebeskyttelse yderst fordelagtig. Hvis du tilhører en virksomhed, der distribuerer hvidbøger, brancherapporter eller casestudier via PDF-dokumenter, kan en adgangskode beskytte dine intellektuelle data mod plagiering.
For ikke at nævne kreative virksomheder som forlags- og filmindustrien er nødt til at beskytte deres upublicerede manuskripter og manuskript for at forhindre piratkopiering og lækage.
Sådan beskytter du en PDF-fil med adgangskode
Den mest bekvemme og overkommelige måde at beskytte PDF-filer til virksomhed eller personlig brug på er Adobe Acrobat Reader-appen. Følg disse trin på din Adobe Acrobat Reader:
- Åbn det PDF-dokument, du vil beskytte med adgangskode på Adobe Acrobat Reader.
- På sidebjælken Alle værktøjer skal du vælge Vis alle værktøjer.
- Det åbner en fuldskærmsmenu med tilgængelige værktøjer. Vælg Beskyt en PDF. I øjeblikket er denne funktion kun tilgængelig for en licenseret version af Adobe Acrobat Reader.
- Vælg Beskyt med adgangskode i menuen Beskyt en PDF.
- Indtast nu en ny adgangskode og bekræft den ved at skrive igen.
- Klik på Ok for at beskytte PDF’en med adgangskode.
Du kan også konfigurere en adgangskode for tilladelser for at aktivere rollebaseret adgang til PDF-dokumenter. For eksempel kan en medarbejder med kun adgang til adgangskoden til at åbne en PDF ikke kopiere, redigere, ændre eller slette PDF’en.
Hvis du derimod har delt adgangskoden til tilladelserne med medarbejderen, kan de foretage forskellige ændringer i PDF-filen.
Nogle PDF-redigeringsprogrammer, som Foxit, tilføjer et MS Word-tilføjelsesprogram. Dette tilføjelsesprogram lader dig også oprette PDF-filer fra Word-applikationen. Derudover giver tilføjelsen dig mulighed for at bruge adgangskodebeskyttelsesfunktionen i editor-appen til at kryptere PDF-filer for yderligere sikkerhed.
MS Offices “Krypter med adgangskode”-funktion
Microsoft Word 2013 og nyere versioner af denne applikation giver dig mulighed for at beskytte en PDF-fil med adgangskode, når du opretter den fra en Word-fil.
Processen er ret ligetil og nævnt i nemme trin:
- Mens Word-filen er åben, skal du trykke på Alt+F og Alt+E.
- Skærmen Opret et PDF/XPS-dokument åbnes.
- Klik på Opret PDF/XPS.
- Vælg Indstillinger over knappen Udgiv.
- I den efterfølgende kontekstmenu skal du vælge Krypter med en adgangskode.
- Indtast en adgangskode, og bekræft den.
- Klik på Udgiv for at få en adgangskodebeskyttet PDF-fil fra en Word-fil.
På en Mac ved hjælp af Preview-appen
Preview-programmet på macOS er standard PDF- og billedfremviser til Mac-computere. Det giver også Mac-brugere mulighed for at redigere PDF- og billedfiler. Yderligere kan du bruge standard PDF-editoren til at tilføje adgangskodebeskyttelse til dokumentfilen. Du finder muligheden i eksportmenuen i appen.
Adgangskodebeskyt en PDF ved hjælp af Adobe Acrobat
Adgangskodebeskyt en PDF er et onlineværktøj fra Adobe, der hjælper med at kryptere en PDF med en stærk adgangskode online. Du skal blot besøge ovenstående webapp og vælge en fil fra din computer for at begrænse adgangen til PDF-filer ved hjælp af adgangskoder.
Du vil se en visuel grænseflade til at indtaste og bekræfte en adgangskode, når du uploader en ubeskyttet PDF-fil. Ved at klikke på Gem adgangskode krypteres dokumentet med en adgangskode. Når du er færdig, vil du se en Download-knap for at hente PDF’en på din bærbare eller stationære computer.
PDF 2 Go.com: Beskyt PDF
Beskyt PDF fra PDF 2 Go.com tilbyder en avanceret grænseflade til adgangskodebeskyttelse af PDF-filer og tildeling af rollebaseret adgang. Du kan også importere PDF-filer fra skylager som Dropbox og Google Drev.
Når du har importeret en fil, skal du indtaste en adgangskode for at åbne dokumentet og bekræfte det. Vælg derefter de begrænsninger, du vil tilføje, såsom Forhindr udskrivning, Forhindr kopiering og Forhindr ændring. Hvis du vælger begrænsninger, skal du tilføje en separat adgangskode til tilladelseskontrol.
pdfFiller af airSlate
airSlates pdfFiller tilbyder en PDF-adgangskodebeskyttelsesfacilitet for en registreret konto. Du skal tilmelde dig med en e-mail for at få adgang til pdfFiller-webappen. Du kan uploade PDF-filer og vælge Beskyt-indstillingen ved at klikke på kebabmenuikonet på hver fil og indstille en adgangskode.
Du kan også oprette en adgangskodebeskyttet PDF-mappe ved at aktivere den krypterede dokumentmappe på pdfFiller.
Afsluttende ord
I dag beskytter de fleste virksomheder og bekymrede enkeltpersoner PDF-filer med adgangskode for at holde hackere væk fra dine personlige oplysninger. Uanset om du deler et PDF-cv med en arbejdsgiver eller sender et PDF-omfang af arbejdsdokument til en klient, skal du kodeordsbeskytte disse filer.
De fleste PDF-editorer har strenge krypteringsværktøjer til adgangskodebeskyttelse af dine PDF-filer direkte fra din bærbare computer, pc eller smartphone. Der er også cloud-apps. Du kan bruge de ovennævnte værktøjer til at sikre dine PDF-filer mod nysgerrige øjne.
Du kan også være interesseret i de bedste PDF-editorer til personlig eller forretningsbrug.