Uanset om du ønsker at sammensætte et hurtigt økonomisk regneark, eller du vil arbejde sammen med en kollega om et Excel-lignende dokument, er Google Sheets et fantastisk webbaseret, gratis alternativ til Excel.
Et af de mest nyttige aspekter ved regnearksprogrammer er, hvor fleksible de er. Et regneark kan fungere som en database, beregningsmotor, platform til statistisk modellering, teksteditor, mediebibliotek, to-do-liste og mere. Mulighederne er næsten uendelige. En almindelig anvendelse af regneark, herunder Google Sheets, er at spore timeplaner for medarbejdere eller fakturerbare timer.
Hvis du bruger Google Sheets til at spore tid på denne måde, vil du ofte opleve, at du har brug for at beregne forskellen mellem to tidsstempler, hvor lang tid der gik mellem to forskellige tidsbegivenheder. For eksempel, hvis nogen klokkede ind kl. 9:15 og derefter klokkede ud kl. 16:30, var de på uret i 7 timer og 15 minutter. Hvis du skal bruge Sheets til sådan noget, vil du hurtigt bemærke, at det ikke er bygget til at håndtere den slags opgaver.
Selvom Google Sheets ikke eksplicit var designet til at håndtere timing-logfunktioner, er det nemt at overtale det til at gøre det med lidt forberedelse. Denne artikel viser dig, hvordan du automatisk beregner forskellen mellem to tidsstempler ved hjælp af Google Sheets.
Denne artikel bruger et timeseddelformat, der viser det tidspunkt, hvor personen startede på arbejde, den tid, de forlod, og en (beregnet) varighed.
Indholdsfortegnelse
Beregning af tid i Google Sheets
Måling af forskellen mellem to celler, der indeholder tidsdata, kræver, at Google Sheets forstår, at cellernes data er tidsdata. Ellers beregner den forskellen mellem 9:00 og 10:00 som 100 i stedet for 60 minutter eller en time.
For at tælle tidsforskelle korrekt skal tidskolonnerne formateres som Tid og varighedskolonnen som Varighed. Følg nedenstående trin for at konfigurere dit regneark:
5. Nu er kolonnerne formateret korrekt til at beregne forløbet tid mellem to optagede tidsstempler.
I vores eksempel er “Time In” i kolonne A, der begynder ved A2, og “Time Out” er i kolonne C, der starter ved C2. Arbejdstiden står i kolonne E. Med formaterne indstillet korrekt, kunne det ikke være nemmere at lave beregningen. Du skal bruge følgende formel: ‘=(C2-A2)’. Denne formel giver dig den forløbne tid mellem de to celler og viser den som timer.
Du kan tage denne beregning et skridt videre ved også at tilføje datoer. Denne proces er nyttig, hvis du har arbejdsskift, der varer mere end 24 timer eller omfatter to dage inden for et enkelt skift. For at gøre dette skal du indstille kolonnerne for time-in og time-out til dato- og tidsformat.
Det er alt, hvad der skal til. At følge ovenstående trin og bruge den medfølgende formel er relativt let at beregne tid i Google Sheets.
Sådan tilføjer du tidsgab eller arbejdspauser, når du beregner tid
Når du beregner medarbejdernes arbejdstimer, er det nyttigt at vide, hvordan du tilføjer pauser til din timeseddel. Der er flere måder at tilføje frokostpauser til arbejdstiden.
Du kan lade kolonneformatet være indstillet til automatisk, fordi Google Sheets håndterer resten.
2. Opret derefter Break End-kolonnen og lad formatet være på automatisk.
3. Beregn timerne for kolonnen Arbejdede timer. Så E2 = (B2-A2) + (D2-C2), hvilket oversættes til “Break Start” – Time Start” + “Time Out – Break End” = Arbejdstimer for dagen. 
Brug beregningen for hver række, så kolonnen med arbejdstimer ser sådan ud.
Så E3 = (B3-A3) + (D3-C3) osv.
Sådan konverteres minutter til brøker
Når man har at gøre med tidsintervaller, kan det være nyttigt at konvertere dem til brøker i stedet for minutter, dvs. 30 minutter = 1/2. Det er nemt at konvertere minutter til brøker; der er flere måder at opnå dette på.
2. Indstil formlen til ‘= (E2) * 24’.
Hvis du fulgte med, skulle totalen være 5,50 og ser sådan ud:
Du kan nemt anvende dette på en gruppe eller kolonne af celler og konvertere dem i løbet af få sekunder.
Hvordan finder man den korteste arbejdstid?
Hvis du hurtigt har brug for at finde den mindste arbejdstid, burde denne formel hjælpe. Funktionen MIN() er en indbygget funktion, der giver dig mulighed for at finde minimumsværdien i en liste med tal.
Hvis du antager, at du fulgte eksemplet, skulle kolonnen Mine arbejdstimer være 5:15:00.
Du kan nemt anvende funktionen MIN() eller MAX() på en kolonne eller gruppe af celler. Prøv det selv.
Hvordan beregner man det samlede antal arbejdstimer?
Hvis du ikke er fortrolig med programmering eller Excel, så kan nogle af de indbyggede funktioner til Google Sheets virke mærkelige. Heldigvis skal der ikke så meget til at beregne det samlede antal arbejdstimer. I dette eksempel vil vi beregne det samlede antal timer, som alle medarbejdere har arbejdet på en dag.
2. I Formel (fx) Bar: skriv ‘=SUM(E2:E12),’ som viser det samlede antal timer, der er arbejdet fra cellerne E2 til og med E12. Denne formel er standardsyntaks for Excel og forskellige programmeringssprog.
Det samlede beløb skal være 67:20:00 og se sådan ud: 
Afsluttende tanker
Google Sheets er ikke eksplicit designet til at producere timesedler, men det kan nemt konfigureres til netop det. Denne enkle opsætning betyder, at du kan spore arbejdstimer hurtigt og nemt. Når tidsintervaller krydser 24-timers mærket, bliver tingene lidt mere komplicerede, men Sheets kan stadig klare det ved at skifte fra Time to Date-format.
Forhåbentlig fandt du denne tutorial nyttig. Hvis du gjorde det, så sørg for at tjekke flere TechJunkie-artikler for at finde de tips og tricks, du har brug for for at få mest muligt ud af dine foretrukne teknologiske værktøjer og applikationer.
(Vil du finde ud af en persons alder? Tjek vores vejledning om, hvordan du beregner alder ud fra en fødselsdato i Sheets. Du kan også læse vores artikel om at finde ud af, hvor mange dage der er gået mellem to datoer i Sheets, eller måske vil du lære hvordan for at vise dagens dato i Sheets.)
Har du andre tips til tidsregistrering til Google Sheets? Fortæl os om dem nedenfor!