Uventede nødsituationer kan opstå, hvilket medfører, at du bliver nødt til at aflyse dit Zoom-møde. Lad ikke bare de andre deltagere stå i mørket – lad dem vide, at du ikke kan nå det. Sådan aflyser du et Zoom-møde.
Indholdsfortegnelse
Sådan annullerer du et Zoom-møde
Åbn Zoom-applikationen, og vælg fanen “Møder”.
Dine kommende møder vises i venstre rude. Vælg den, du vil annullere.
Det valgte mødes muligheder vises til højre. Vælg her knappen “Slet”.
Et pop op-vindue vises, der fortæller dig, at du kan gendanne mødet inden for 7 dage fra siden “Slettet for nylig”.
Gå videre og klik på “Ja”-knappen for at bekræfte sletningen.
Zoom-mødet vil nu blive aflyst.
Generalforsamling Aflysning Etikette
Lad os nu tale om den korrekte etikette ved at aflyse møder. Uanset hvilket niveau af virksomhedens stigen du står, er alles tid lige værdifuld og vigtig og bør behandles som sådan. Et simpelt “Undskyld, jeg kan ikke klare det. Lad os aflyse.” i allersidste øjeblik betragtes som ekstremt hensynsløs – for ikke at nævne, at folk vil miste troen på din pålidelighed.
Svar på invitationsanmodninger
Alle populære kalendersystemer giver mindst disse tre svarmetoder: Accepter, Afvis eller Foreløbig. At reagere på disse invitationer er vigtigt, ikke kun for at du kan holde styr på din egen tidsplan, men for at andre kan se, hvem der kan/ikke kan deltage og forberede mødet på passende vis.
Her er hvornår du skal svare med hver:
Accepter: Svar kun med dette, hvis du er 100 procent sikker på, at du vil være i stand til at deltage i mødet. Det eneste tidspunkt, du nogensinde bør aflyse, er, hvis der opstår en reel nødsituation. Folk vil forstå.
Afvis: Svar med dette, hvis du er sikker på, at du ikke vil være i stand til at deltage i mødet. Husk at skrive en besked om, hvorfor du ikke kan deltage. Hvis det er vigtigt, at du deltager i dette møde, så send nogle ledige tider til arrangøren og spørg dem, om det er muligt at omlægge tidsplanen.
Foreløbig: Hvis du er ret sikker på, at du kan klare det, bør du stadig svare med Tentative. Fortæl arrangøren den potentielle konflikt, og sørg for at opdatere dem, så snart du er i stand til det. Foreløbige svar kræver altid en opfølgning.
Hvis der opstår en nødsituation, så lad folk vide det
Enhver god leder vil forstå, at nogle gange sker livet. Når det sker, er det altid bedst at give folk besked, så snart du kan, især hvis du er en af de vigtigste deltagere i mødet. Selvom det stadig kan være en besvær pludselig at flytte tidsplanen, er det okay. Igen, livet sker nogle gange.
Det er ikke altid muligt, men du bør forsøge at give arrangøren mindst 24 timers varsel om din pludselige aflysning. Sørg for at sende en kort forklaring på, hvorfor du pludselig skal aflyse, så de ved, at det er en berettiget årsag.
Opdater din kalenderstatus – selv før du får en invitation
Hvis du ved, at du kommer til at have travlt på et bestemt tidspunkt i din kalender, så fortsæt og bloker den fri. Lukker du onsdag kl. 14.00 til 17.00, fordi du ved, at du skal køre din bedstemor til lægen, forhindrer du muligheden for, at du skal forklare en mødearrangør, hvorfor du ikke vil kunne acceptere deres mødeinvitation i første omgang. De vil se i din kalender, at du har travlt på disse tidspunkter.
Hvis du allerede har accepteret en mødeinvitation, men der dukkede noget op, skal du opdatere din status på den anmodning. Som vi sagde før, hvis du ændrer din status fra Accepter til Foreløbig, så lad folk vide hvorfor.
Generelt skal du bare være så respektfuld som muligt.