Folk påtager sig eller misfortolker ofte ressourceledere (RM) og projektledere (PM), men deres roller og ansvar adskiller sig væsentligt inden for organisationen.
PM og RM spiller en afgørende rolle for at nå dette mål, hvis en virksomhed ønsker at levere et projekt til tiden og inden for budgettet. Begge funktioner er afgørende for en vellykket levering af engagementet.
PM arbejder på specifikke projekter, mens RM udfører på forretningsenhedsniveau. Projektlederen sikrer projektlevering inden for en fastsat tidsramme og i budgettet, mens RM sikrer, at de rigtige ressourcer allokeres til projekter.
RM’s job begynder, efter at organisationen har vundet kontrakten. RM sikrer, at de rigtige ressourcer bliver boarded, og når ressourcerne er afsluttet, går de videre til et andet projekt.
PM’s opgave er at administrere disse ressourcer og levere projektet inden for scope og SLA (service level agreement).
En vigtig pointe at bemærke her er, at projektet ikke starter uden de rigtige ressourcer, og derfor går rollerne som RM og PM hånd i hånd i nogen erhvervssektor.
Indholdsfortegnelse
Rolle som projektleder (PM)
PM er ansvarlig for ende-til-ende projektleverance og håndtering af et eller flere projekter. PM’s primære opgave er at opnå projektmilepæle inden for defineret SLA (service level agreement) og, vigtigere, inden for budgettet.
PM-rollen er projektspecifik og fokuserer på projektgennemførelse inden for rammer og tidsplan med hjælp fra projektteamet. Kort sagt er projektlederne projektejere, og deres opgave er at sikre, at projektet bliver leveret tilfredsstillende i overensstemmelse med virksomhedens mål og kundernes forventninger.
Projektleder ansvar
- Planlægning, overvågning og udvikling af projektledelsesplaner og kommunikation mellem interessenter og ledelse.
- Budgettering og sikring af omkostningseffektiv projektudførelse uden at gå på kompromis med standarder.
- Overvågning af SLA (service level agreement) for at spore projektets ydeevne.
- Levering af projektet indenfor budget og rammer.
- Risikostyring – Identificer risici og lav en risikobegrænsningsplan.
- Arbejde på CSI (Continuous Improvement of Services) for bløde og hårde dollartjenester.
- Ansvarlig for SOP (standard operations procedure), kørebøger og anden dokumentation.
- Ansvarlig for CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – følge op, forbedre og lukke.
- Ansvarlig for projektvurdering og kvalitetsproces som Six Sigma.
- People management – Teammotivation, vurderinger, forfremmelse, strukturering af deres karrierevej osv.
Rolle som ressourcechef (RM)
RM’s primære rolle er at sikre, at projektledere har tilstrækkelige ressourcer til at levere projektet. PM opererer på projektniveau, og RM arbejder på forretningsenhedsniveau (BU) for at sikre, at BU har tilstrækkelige ressourcer til at leve op til forpligtelserne.
RM er ikke forbundet med nogle specifikke projekter, men faktisk er deres rolle midlertidig for det pågældende projekt, og når ressourcerne er opfyldt, går de videre til et andet projekt.
Resource Manager Ansvar
- Forståelse af projektets budget og tildeling af den rigtige ressource til projektet
- Tilgængelighedsplan: RM skal sikre, at bænken altid er besat med de rigtige ressourcer og bør være opmærksom på projekter i pipelinen.
- Scan og filtrer ressourcer efter erfaring, færdigheder og tilgængelighed
- Koordinering med PM for at lokalisere over- og underudnyttelse af medarbejdere og rigtige faglærte er afstemt efter projekter.
- RM kan også arbejde med PM’er for at omallokere ressourcer, justere krav og markere kritiske ressourcekrav til ekstern rekruttering.
- Fra tid til anden forbinder RM med PM’er for at lære om kommende projekter og forstå ressourcekrav.
- I nogle tilfælde kan RM kontakte den relevante afdeling for at drøfte medarbejdernes præstationer, uddannelse, ressourceudvikling mv.
- Arbejd med forretningsudviklingsteamet for at estimere ressourcebehov
- RM er nødt til at oprette forbindelse til eksterne leverandører for at fylde ressourcer midlertidigt op i tilfælde af presserende behov.
- Altid opdateret med den seneste arbejdslovgivning, dokumentation af processer, vedligehold af registre osv.
Forskellen mellem en projektleder (PM) og en ressourcechef (RM)
Rollerne som PM og RM adskiller sig fra hinanden, men så skal de begge arbejde sammen for at levere projektet succesfuldt.
Mål
Projektlederens mål er at levere projekter uden at overtræde SLA (service level agreement), indenfor rammer og budget. De anvender bedste praksis som ITIL, Six Sigma osv., og leverer projekter ved hjælp af teamressourcer. De sigter mod at skabe overskud og opnå kundetilfredshed.
RM udfører effektiv ressourcestyring. Deres mål er at levere de rigtige ressourcer til projektet og sikre, at medarbejdertilfredsheden forbliver høj, og at deres karrieremål er opfyldt.
Leveringsmåde
Når virksomheden vinder kontrakten, skitserer PM projektets omfang og giver ressourceoverslag til ressourcechefen. RM begynder at indbygge ressourcer fra interne kanaler som bench, ressourcer bliver frigivet fra andre projekter osv. I nogle scenarier kan de markere for at ansætte ressourcer fra eksterne ressourcer som rekruttering eller kontraktgrundlag.
Udførelse
RM sporer ressourceudnyttelse ved hjælp af værktøjer som PeopleSoft eller andre værktøjer. De bliver ved med at kontrollere overudnyttelse, underudnyttelse, fakturerbar, ikke-fakturerbar osv., og tilpasser derfor planen og diskuterer den med PM.
Hvis RM ikke kan levere ressourcer inden for rettidighed, så er der høje sandsynligheder for eskalering, straf og endda i nogle tilfælde for at miste projekter.
PM analyserer projektet for risiko, og hvis de forudser nogen risiko, udarbejder de en risikobegrænsningsplan. Sammen med dette vurderer de løbende projektets ydeevne. For at opnå dette bruger de milepæle. PM sikrer, at projektet afsluttes inden for tidslinjerne og budgettet uden afbrydelser, eskalering og brud på SLA.
Det færdighedssæt, der kræves til PM og RM
Da en projektleder har forskellige ansvarsområder, bør de besidde et par væsentlige færdigheder, herunder:
- Tilpasningsevne
- Projektledelse
- Ansvarlighed
- Fremragende kommunikationsevner
- Evne til at tænke ud af boksen
- Knowhow og hvornår der skal uddelegeres
- Forecasting
- Ledelse
- Problemløsning
- Strategisk tænkning
En ressourcemanager har brug for nedenstående specifikke færdighedssæt for at udføre deres rolle med succes.
- Fremragende kommunikationsevner
- Bevidsthed om teknologier
- Fremragende forhandlingsevner
- Fleksibilitet
- Hurtig beslutningstagning
- Forpligtelse
- Analyse og Forecaster
- Præsentations evner
Værktøjer brugt af projektlederen (PM) og ressourcechefen (RM)
Projektlederen har en mangefacetteret rolle, der beskæftiger sig med et team, tidslinjer, ledelse, omkostningsberegning, rapportering og omfang. Det er udfordrende at tage sig af alle disse aktiviteter manuelt med præcis nøjagtighed, så specielle værktøjer og software er tilgængelige for at hjælpe ledere.
Projektledelsesværktøjer er et fremragende aktiv for projektledere til at organisere og administrere deres projekter og opgaver effektivt. Disse værktøjer kan tilpasses til forskellige størrelser og til andre formål i henhold til projektets krav.
Lad os se de bedste værktøjer, som projektlederen bruger til at levere projektet
#1. Mandag
Monday er et cloud-baseret omfattende værktøj til projektledelse. PM’erne kan bruge dette værktøj til at planlægge, spore og opdatere projektstatus.
Den har 200+ indbyggede skabeloner, der gør det nemt at skabe arbejdsgange og administrere teamaktiviteter.
Den visuelt tiltalende brugergrænseflade er nem at bruge uden træning, og træk-og-slip-funktionaliteten hjælper med at tilpasse elementer og underelementer og opdatere arbejdsgange i realtid.
Dens unikke datarepræsentation gør det muligt for PM at repræsentere projektworkflow ved hjælp af Gantt-diagrammer. Kanban-rammen gør det muligt for teammedlemmer at overvåge den aktuelle jobstatus til enhver tid.
Softwaren er tilgængelig i tre versioner – Basic, Standard og Pro, og priserne er henholdsvis $8, $10 og $16/sæde/måned. Der er endda en virksomhedsversion, der understøtter brugerdefinerede funktioner og meget komplekse miljøer.
#2. Wrike
Wrike software sikrer problemfri udførelse af projekter. Værktøjet hjælper projektledere med at styre, spore og forhindre forsinkelser i udførelsen af projektaktiviteter.
Værktøjet giver fuldstændig synlighed af et projekt for at sikre ubesværet styring af ressourcer, opgaver og hjælper med at holde tidsplanen.
Dens tidsregistreringssoftware, tilpassede Kanban-tavler, sikkerhed i virksomhedskvalitet og workflowautomatisering giver fuldstændig kontrol og synlighed af projektet.
Uanset din vertikale eller forretningsenhed, gør dette værktøj et stykke arbejde for en projektleder ubønhørligt. Værktøjet kan bruges af forskellige sektorer som IT, digital markedsføring, produkt- og projektledelse, konsulentprojekter, professionelle ydelser, forretningsdrift mv.
Du kan se nogle flere projektstyringsværktøjer her.
Værktøjer brugt af Resource Manager
Ressourcecheferne bruger værktøjer og skabeloner til at få arbejdet udført effektivt.
Afhængigt af projektets størrelse eller team- og virksomhedsprofilen kan ressourcechefer vælge mellem et stort antal ressourcestyringsværktøjer, der i øjeblikket er tilgængelige på markedet.
Teamdeck
Teamdeck er en effektiv og komplet cloud-baseret ressourcestyringssoftware. Softwarefordele i form af ressourceplanlægning, tidsregistrering, tilgængelighedstjek og generering af tilpasset rapportering.
Dens fleksible ressourcestyringskonsol giver alle detaljer om ressourcer allokeret til projekter og synlighed af nuværende og fremtidige arbejdsbyrder.
Uanset om de er permanente, midlertidige eller endda freelance, kan alle ressourcer spores, og deres timesedler kan vedligeholdes.
En af dens bedste tilpasningsevne er, at den giver API-softwareintegration med andre værktøjer som Slack, Zapier osv. Indbyggede skabeloner, som kan tilpasses yderligere, kan bruges til rapportering.
Softwaren kan prøves gratis i syv dage, hvorefter den koster $3,99/teammedlem/måned.
Nogle mere populære SaaS-baserede HR-styringsværktøjer er forklaret her.
Konklusion 👩🏫
Projektledere og ressourcechefer er to vigtige omdrejningspunkter for en vellykket eksekvering af engagementer. Brug af værktøjer til at lette og automatisere deres arbejde vil i høj grad fremskynde det daglige ansvar, styrke velorganiseret kommunikation og, vigtigst af alt, holde styr på budgetter og udgifter.
Udvælgelsen af specifikke værktøjer er baseret på behov, projekt og virksomhedsbaseret. Så til at starte med foreslår jeg at implementere en prøveperiode af værktøjet, kontrollere gennemførligheden og derefter træffe en endelig beslutning.
Du kan også være interesseret i Bedste Open Source Project Management Software