En af de udfordrende opgaver for enhver virksomheds projektejer eller leder er at skabe en handlingsegnet WBS til projektledelse. Det er et af de primære værktøjer til at styre ethvert kommercielt projekt. Derfor er WBS-værktøjer virkelig nyttige for projektledere.
Hvis du synes det er udfordrende at skabe en WBS-skabelon til det kommende projekt, er du kommet til det rigtige sted! Vi skal forklare WBS i projektledelse i et enkelt sprog. Vi vil også introducere dig til nogle meget trendy og populære værktøjer, som topprojektledere bruger til at oprette WBS-ark på arbejdspladsen.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en Work Breakdown Structure (WBS)?
En work breakdown structure (WBS) er en tabel, der identificerer og viser projektkomponenter og leverancer. En WBS i projektledelse er et værktøj, der giver projektledere et klart overblik over, hvilket indhold/produkt/service projektet skal levere til kunden.
Grundlæggende bør du oprette WBS-skabelonen som et hierarki af komponenter, som projektet skal producere. Denne struktur hjælper også projektledere med at organisere et projektteams opgaver og pligter i små bidder af mål.
De fleste WBS-værktøjer til forretningsprojekter er mere end 3 niveauer dybere. Du kan dog også finde op til 2 til 4 niveauer dybt hierarki af leverancer og komponenter i et lille projekts WBS-ark.
Hvad er typerne af WBS?
#1. Leveringsbaseret WBS
Som navnet antyder, vil dette WBS-ark hovedsageligt fokusere på projektleverancerne. Disse kunne være et fysisk produkt, digitalt indhold eller en onlinetjeneste (hjemmeside/mobilapp.) Det forbinder nemt projektets omfang med hver leverance. Projektledere bruger ofte denne WBS-skabelon til at oprette projektbudgetter, ressourceestimater osv.
Et sandt eksempel ville være et WBS-ark til bilfremstilling. Interiør, krop og elektronik udgør de første elementer i hierarkiet. Derefter kan du sammenkæde de relevante komponenter, som du skal fremstille til hvert af disse hoveder.
#2. Procesbaseret WBS
Denne type WBS-værktøj vil definere dit projekt i forhold til arbejdsfaser, funktioner og trin. Du kan nemt tildele forskellige trin til forskellige færdigheder og discipliner. Det hjælper med at identificere, hvilken slags værktøjer du har brug for, kompetencekrav mv.
Et eksempel på denne art vil være et WBS-udkast til et mobilapp-udviklingsprojekt. Her udgør faser af app-udviklingen som konfiguration, systemtest, kritisk systemgennemgang og brugersystemer det første niveaus hierarki. Du kan nu linke andre faser til de relevante overskrifter.
Hvad gør WBS til en Go-To-løsning for projektledere?
#1. Det giver en overskuelig klarhed over projektopgavernes ansvarlige ressourcer. Derfor kan projektledere øjeblikkeligt nå ud til det rigtige teammedlem, hvis de har brug for opgavestatus.
#2. Du vil aldrig gå glip af nogen projekttrin eller leverancer, når du implementerer en effektiv WBS-skabelon.
#3. Da WBS-arket fremhæver alle leverancer og faser visuelt, kan projektledere sikre rettidig afslutning af hver del af opgaver/leverancer.
#4. WBS-værktøjet hjælper dig også med at rette fejl og fejl i dit projekt, som ikke let kan identificeres i begyndelsen af projektet.
Tjek denne ultimative liste over topværktøjer, der hjælper dig med at skabe et effektivt strukturark for arbejdsnedbrydning:
Mandag
Udover at være et førsteklasses projektstyringssoftware, monday.com giver dig også en WBS-skabelon. Med dens hjælp kan projektledere problemfrit planlægge og kontrollere deres projekter. Denne skabelon er ikke kun gratis, men klar til brug, så du får et eksempel på en arbejdsopdelingsplan for at komme i gang lige nu.
Brugere kan downloade denne intuitive skabelon for at udvikle en personlig plan ved at tilføje handlingspunkter og omorganisere opgaverne baseret på projektprioriteringsmatricen. Med denne skabelon bliver eksekveringen af planen en ubesværet proces.
Alt du skal gøre er at tildele hvert handlingspunkt til teammedlemmerne. Det lader dig spore fremskridt på hvert trin gennem forskellige metrikker. Skabelonen kommer også med funktioner, såsom tilføjelse af nyt element med et enkelt klik, søgning eller filtreringstavle, deling osv.
Lucidchart
Lucidchart er en intelligent diagramsoftware, der hjælper dig med at drive innovation gennem diagrammer og samarbejde. Ved at bruge sin WBS-skaber kan brugere lave en arbejdsnedbrydningsstruktur for deres projekter på få minutter. Værktøjet kommer med en intuitiv grænseflade og nogle robuste funktioner til at tilpasse en WBS efter dit projekts behov.
Brugere kan begynde at lave strukturen ved at trække figurer på lærredet og indsætte opgaver i individuelle figurer. Den lader dig også definere opgaveejerskab og skelne mellem opgaver og underopgaver gennem dens omfattende formateringsfunktioner.
Lucidchart tilbyder samarbejde i realtid, in-editor chat og omtalekommentarer for øjeblikkelige opdateringer og deling. Dette skybaserede værktøj kan tilgås fra hvor som helst og fra enhver enhed. Det har også betinget formatering, der hjælper dig med at farvekode opgaverne og organisere roller og andre elementer i strukturen.
Kreativt
Med WBS-værktøjet til Kreativt, kan du styre projektleverancerne på en bedre måde. Med sin arbejdsnedbrydningsstruktursoftware kan projektledere visualisere omfanget af projekter. På denne brugervenlige visuelle platform kan brugerne opdele et projekt i mere overskuelige milepæle for nem arbejdsstyring.
Creately giver dig mulighed for at tilføje detaljerede dokumenter, links og vedhæftede filer til hver WBS-leverance. Det understøtter også import af data fra projektstyringsværktøjer, så brugere kan identificere huller og overlapninger i projektkrav.
WBS-platformen indeholder forskellige indbyggede værktøjer til at lave dashboards, præsentationer og rapporter til interessenterne. Desuden understøtter den flere app-integrationer til eksport og import af projektdata.
Dette værktøj er designet til ægte teamsamarbejde. Nu kan tværfunktionelle teams forblive på linje gennem realtidskommunikation og samarbejde. Den indeholder funktioner som samarbejde med flere brugere, omtale kommentarer, statussporing på arbejdsområdeniveau, flere adgangsniveauer og roller og smarte meddelelser til at forbinde alle på tværs af linjen.
EdrawMax
Er du på udkig efter en arbejdsnedbrydningsstruktursoftware, hvor du kan få gratis skabeloner, der er nemme at tilpasse? Gå efter EdrawMax at visualisere hele dit projektomfang ved at skabe interaktive WBS. Ved at skabe strukturen på dette værktøj kan du organisere målene på en enkel og forudsigelig måde.
Her kan du vælge mellem flere arbejdsnedbrydningsstrukturskabeloner, der kan bruges direkte. Den har også et rigt symbolbibliotek, hvorfra du kan tilføje nyttige symboler ved at trække og slippe dem på lærredet. For dem, der ønsker at uddybe diagrammets indhold, tillader EdrawMax import og eksport af yderligere data til tilpasning.
Brugere kan downloade strukturen fra dette WBS-værktøj i forskellige formater, herunder PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG og PNG. Derefter kan de også dele og uploade disse filer til forskellige platforme. Det understøtter også indlejring af diagrammet i e-mails, sociale medier og websteder.
PlanHammer
PlanHammer er en platform til at skabe online WBS-diagrammer med lethed. Det er en kraftfuld software med kraftfulde projektstyringsfunktioner. Softwaren gør det muligt for brugerne at nedbryde deres projekter, mens de tildeler opgaver til deres holdkammerater og samarbejder med dem på samme tid.
Da dette WBS-værktøj lader dig oprette en fleksibel struktur, kan du udvide og skjule opgavetræer, som du ønsker kun at vise den gren, du arbejder på lige nu. Ved at klikke på info-knappen kan brugerne også få oplysninger om enhver opgave.
PlanHammer gør det super nemt at tilføje og fjerne opgaver og underopgaver i WBS. For hver overordnet opgave har du også fuld frihed til at vise underopgaverne i udvidet eller listestil.
Denne interaktive WBS-diagramfremstiller letter skærmdeling og Chromecast-baseret telecasting for en fantastisk præsentation/ Du kan også printe den ud fra PDF-filen og dele papirkopien med interessenterne.
Praxie
Ved brug af Praxie, kan du udmærke dig i WBS-projektledelse på to måder. Du kan enten bruge dens interaktive app til at oprette en WBS fra bunden. Eller du kan bruge dens WBS-skabelon til at tilpasse den efter dine behov.
For at bruge skabelonen skal brugerne gennemgå den og overveje opgaverne i dit projekt fra et trin-for-trin synspunkt. Derefter skal de liste alle underopgaverne og afslutte tabellen ved hjælp af de nødvendige data. Efterhånden som arbejdet skrider frem, skal teammedlemmerne opdatere det, så projektlederen kan få en klar idé om det.
Ethvert team eller virksomhed kan komme i gang med Praxies samarbejdsværktøjer ved at definere opgaver og oprette Action Items. Dens cloud-baserede software inkluderer også funktioner, såsom status-dashboards, dataimport fra forskellige SaaS-applikationer eller dokumenter og en intuitiv grænseflade.
OpenProject
OpenProject tilbyder dig en open source projektstyringssoftware, der på samme tid er robust og sikker. Dette værktøj understøtter din ende-til-ende-proces med at styre et projekt med arbejdsnedbrydningsstrukturen.
I OpenProject-værktøjet kan du opdele hele projektet i håndterbare leverancer og aktiviteter ved hjælp af dets listevisning. Desuden kan du enten oprette en opgave hurtigt med inline-oprettelse eller bruge fuldskærmsvisningen til opgaver med detaljerede oplysninger. Den viser også opgavens fremskridt og brugt tid til bedre analyse af projektet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView er et mindmapping-værktøj med evnen til at udvikle en arbejdsnedbrydningsstruktur. Denne effektive konceptudviklingssoftware kommer med 6 udskiftelige visninger til at skabe en WBS. Du kan nemt lave strukturen i top-down eller venstre-højre layout.
Om nødvendigt kan dataene eksporteres til et indbygget Gantt-diagram i applikationer, såsom MS Excel og MS Projects. MindView er et ideelt værktøj til at oprette WBS-diagrammer, da det lader dig indtaste forskellige elementer på et øjeblik og organisere dem i en struktur, der passer til dit specifikke projekt. Strukturen kan også redigeres problemfrit, hvis du har brug for at foretage ændringer i den.
JadeALM
JadeALM lader dig oprette WBS-diagrammer til dine projekter, så du kan have en klar projektstruktur. Dens hierarkiske diagram er perfekt til at nedbryde fremskridtene fra toppen til bunden. Du kan nemt se, hvor hver delopgave og opgave hører hjemme i det store billede af projektet.
Denne struktur informerer dig også om, hvad der sker og hvor. Da brugerne enkelt og praktisk kan opdele projektet i mindre delopgaver, mister de aldrig fokus på kerneværdien og målsætningen. JadeALM hjælper dig også med omorganisering og forudsigelighed ved at styre afhængigheder mellem mennesker, opgaver, funktioner og processer.
Derudover er dette WBS-værktøj yderst nyttigt til styring af mindre leverancer. Dens opdatering i realtid giver dig mulighed for at spore fremskridt, ressourcer og tildelte fra ét enkelt værktøj med fuldstændig konsistens, gennemsigtighed og ensartethed.
Kakao
Kakao er et væsentligt værktøj for teams, der ønsker at udføre en organiseret og visuel opdeling af opgaverne og delopgaverne. Det tilbyder en sofistikeret WBS-skabelon, som brugerne kan tilpasse efter behovene for individuelle projekter.
Udover at bruge det til et enkelt projekt, der indeholder flere opgaver, der tildeles forskellige personer, kan du også bruge det til større projekter, der omhandler flere teams.
Selv hvis du er en nybegynder bruger, ville du ikke tage meget tid at lære, hvordan du kører dette værktøj. Det tilbyder en bred vifte af selvstudier, der inkluderer dedikerede og detaljerede guider og videoer. Du kan også gå gennem dens blog og vidensbase for at finde ud af, hvordan dette værktøj fungerer.
Cacoo understøtter integration med forskellige værktøjer, såsom Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio og Zapier. Denne funktion gør opgaven med projektledelse nemmere for dig.
Kan du bruge Gantt-diagram som WBS?
Et WBS-diagram viser projektets omfang og dets milepæle. Et Gantt-diagram hjælper med at visualisere projektaktivitetens tidslinje.
Et Gantt-diagram betragtes ofte som en slags WBS til projektledelse. Brugere kan organisere deres WBS som et Gantt-diagram, der indeholder links mellem opgaveafhængigheder og projektmilepæle.
De sidste ord
Indtil videre har du fundet en dybdegående diskussion om det grundlæggende i WBS i projektledelse. Du har også opdaget nogle top-tier værktøjer, der kan hjælpe dig med at udarbejde en professionel og fejlfri WBS skabelon.
I en projektleders professionelle karriere adskiller evnen til at udarbejde et WBS-værktøj dem fra novice. På samme måde, når du anvender WBS-skabelonen, reducerer du flaskehalse, øger produktiviteten og tjener i sidste ende mere end amatørvirksomheder, der ikke bruger dette værktøj.
Du kan også være interesseret i at lære om teamcharter, der letter effektivt samarbejde i et team.