Hvis du ønsker at få mest muligt ud af din tid i dit personlige og professionelle liv, er timeboxing-teknikken en effektiv tilgang for dig.
Værdien af tid er enorm, og du skal bruge den rigtigt for at maksimere din produktivitet. Der er adskillige tidsstyringsmetoder, som du kan bruge til at udføre dine opgaver på det rigtige tidspunkt. En sådan teknik er timeboxing. I denne artikel vil jeg forklare din timeboxing tilgang, og hvordan du kan implementere den i forskellige opgaver.
Indholdsfortegnelse
Hvad er timeboxing?
Som navnet antyder, er timeboxing en tidsstyringstilgang, hvor du tildeler en fast tidsenhed til en bestemt aktivitet. Med dens hjælp kan du blive mere selvdisciplineret og organiseret. Det giver dig også mulighed for at blive mere opmærksom og fokuseret på en opgave, men ikke at overdrive den.
Ved at implementere denne populære metode kan du udføre kvalitetsopgaver på den lavest mulige tidsenhed. Denne strukturerede tilgang giver dig mulighed for at styre både tid og opgaver på samme tid, hvilket fører til øget produktivitet og bedre balance mellem arbejde og privatliv. Du skal dog justere denne teknik efter behov for maksimalt udbytte.
Timeboxing-teknik forklaret
For at hjælpe dig med at forstå timeboxing-metoden bedre, lad mig dele et eksempel med dig. For eksempel beder din leder dig om at skrive et forretningsforslag til et forretningsprojekt. For at afslutte denne opgave i tide, indstiller du en timebox på 3 timer.
Inden for denne tidsramme eller tidsramme bør dit fokus kun være på forslagsskrivningen. I løbet af denne tid vil du undgå alle former for distraktioner, såsom telefonopkald eller notifikationer på sociale medier.
Når tiden er forbi, skal du stoppe opgaven og evaluere, hvor meget du er nået frem. Hvis det er nødvendigt, kan du tildele en anden timebox af en bestemt tid til at fuldføre opgaven. Men sørg for at gøre det for bedre produktivitet og for ikke at trække unødigt på opgaven.
Timeboxing-fordele for alle
- Timeboxing giver dig en klar idé om den nødvendige tid til en opgave, så du kan allokere tid effektivt og prioritere opgaverne
- Det giver dig mulighed for at fokusere på opgaven i din hånd og koncentrere dig mere med en følelse af, at det haster.
- Med denne metode kan du opdele dit projekt eller din tidsplan i overskuelige tidskasser eller bidder. Dette kan du nemt nå dine mål.
- Timeboxing giver dig mulighed for at afsætte tid til separate opgaver, så du kan få en bedre balance mellem arbejde og privatliv.
- Hvis du har for vane at udsætte, kan timeboxing motivere dig til at udføre opgaverne hurtigere.
- Timeboxing er også nyttigt til at spore arbejdsfremskridt og forstå de resultater, du har opnået.
- Denne metode er også fleksibel og giver dig mulighed for at tildele mere timebox til en opgave.
Sådan Timebox effektivt
Timeboxing-teknikken kan implementeres effektivt ved at kategorisere den i flere segmenter.
Tildel Timebox
Først og fremmest skal du bestemme det tidspunkt, du vil udføre en bestemt aktivitet. Afhængigt af din opgaves kompleksitet og præference kan du indstille en tidsgrænse på et par minutter eller flere timer.
Begynd at koncentrere dig om opgaven
Når du kender den tid, du har til den udpegede aktivitet, skal du fokusere på den aktuelle opgave. Sørg for at undgå enhver form for distraktion for at fuldføre opgaven til tiden.
Evaluer fremskridt
Nu skal du prøve at fuldføre opgaven inden for tidsfristen eller tidsboksen. Af en eller anden grund kan du muligvis ikke afslutte opgaven i én tidsboks. I så fald kan du altid tildele en ekstra timebox i betragtning af opgavens hastende karakter.
Tag en pause
Mens du har mere end én timebox, er det ganske nyttigt at have korte pauser mellem disse. Du vil måske helt sikkert klare opgaven så hurtigt som muligt; Men at tage en pause hjælper dig faktisk med at arbejde med et nyt syn.
Gentag efter behov
Hvis du arbejder på større projekter med en række opgaver, kan du opdele dem i forskellige mindre timeboxing-bidder. Således kan du nemt følge med i dit projekts fremskridt og bevare fokus.
Timeboxing vs. Tidsblokering
Mens timeboxing og tidsblokering begge planlægger et bestemt tidspunkt for en aktivitet, er tidsstykkerne af tidsblokering længere end timeboxing.
FunktionerTidsboksningTidsblokeringMålGer mulighed for opgaveafslutning til tiden Strukturelt tilrettelæggelse af tid til opgaverFokusUdførelse af aktiviteter inden for tidsgrænsenHar tidsblokke til forskellige opgaverTildelt tidHar en tidsbegrænsning for opgaverHar planlægning for forskellige aktiviteterFleksibilitetKan inkluderes mere timeboxingHar en vis fleksibel strukturHar sans for prioritering og prioritering af prioritet.
Timeboxing vs. To-do liste
Disse to tidsstyringsteknikker er helt forskellige. I timeboxing har du
en bestemt mængde tid til at udføre en opgave. På en opgaveliste får du dog bare alle de opgaver, du vil udføre inden for en dag eller uge, uden nogen tidsramme for at fuldføre hver opgave.
FunktionerTimeboxingTo-Do ListBrug Bruges til tidsfølsomme opgaverBruges til alle vigtige opgaver, tidsfølsomme eller ejTidsgrænseOpgaver udføres inden for en fast tidOpgaver har ikke nogen fast tid til at fuldføreFleksibilitetHar begrænset fleksibilitetHar fuld fleksibilitet HastergradInvolverer stress og hasterInvolverer stress og haster ikke involveret
Timeboxing vs. Pomodoro
I timeboxing opretter du en boks med din foretrukne tidsramme for at fuldføre en aktivitet. På Pomodoro udføres opgaverne normalt i 25 minutter i stræk, hvorefter der holdes 5 minutters pause.
Funktioner Tidsboksning PomodoroTidsrammeForskellige tidsvarighedFast tid og intervalFleksibilitetFleksibel tidsramme for forskellige opgaverStiv tidsramme for alle opgaverBrugTil at styre opgaver og deadlinesFor at fokusere på produktivitet gennem dybt arbejde Fokus TidsallokeringFokus og koncentration
Timebox vs. Sprint
Timeboxing er en metode, der forbedrer produktiviteten, men dens princip er anderledes end Scrpint. Sprint er dog en tidsbestemt arbejdscyklus, der bruges i projektledelsesmetoder som Scrum. Det deler et projekt op i en kort periode.
FunktionerTidsboksningSprintBrug Opgaver og projekter inden for deadlineProjektudvikling, der har brug for løbende forbedringer FremgangsmådeTildel fast tid med intervalTidsbundne iterationer HasteniveauKan involvere potentiel hasterStruktureret arbejdscyklus uden stressFokusFuldfør opgave inden for tidsfristenLever komplette produkter
Eksempler på timeboxing
Her er nogle eksempler på timeboxing-metoden, som du kan bruge til forskellige formål. De populære eksempler er listet nedenfor:
Timeboxing i Agile
Teams, der arbejder på et agilt projekt, bruger ofte timeboxing-metoden til at udføre daglige opgaver såsom stand-up møder. Til det har de en bestemt tidsramme i begyndelsen eller slutningen af arbejdsdagen, som normalt varer 15-30 minutter.
I dette møde deler folk normalt deres opgaveopdateringer. Mens målet er at afslutte kort i tide, kan teams altid gennemgå præstationen for at se, om tidsrammen er tilstrækkelig. De kan også øge og mindske timeboxing for agile i overensstemmelse med deres behov.
Timeboxing i Scrum
Selv Scrum-holdene kan drage fordel af timeboxing-metoden, da den hjælper teams med at styre deres arbejde effektivt gennem bestemte tidsgrænser. Et eksempel kunne være sprint, som er en metode til at levere et fragtbart produkt.
Normalt spænder sprints fra to til fire behov og overstiger ikke mere end én kalender. Scrum-begivenhedstidsboksene udføres i følgende tidsplan:
- Sprint: Timeboxing bruges i en måned eller mindre.
- Sprintplanlægning: Otte timer eller mindre.
- Daglig Scrum: 15 minutter.
- Sprintgennemgang: 4 timer eller mindre.
- Sprint Retrospectives: 3 timer
Timeboxing i projektledelse
For enhver form for projektledelse finder du brugen af timeboxing-teknikker.
Du kan overveje et app-udviklingsprojekt som et eksempel. Timebox’s udviklingsspurter varer normalt i to uger. På dette tidspunkt sikrer tidsbegrænsningen effektiv kodning og test.
Timeboxing er også nyttig til fejlretning, hvilket kan tage kun 48 timer at løse eventuelle kritiske problemer. Således kunne de alvorlige problemer løses hurtigt for stabil software.
Timeboxing i DSDM
I DSDM (dynamic systems development method) er en timebox en fast, forudbestemt tidsramme, hvor du skal udføre specifikke aktiviteter eller opgaver. Disse tidskasser er typisk korte, der spænder fra et par dage til et par uger, afhængigt af projektets størrelse og kompleksitet.
Det betyder, at projektgruppen skal tilpasse tidsboksens omfang eller indhold, så det passer inden for den afsatte tid. Dette stive timeboxing-princip sikrer, at projektet forbliver tidsbundet, og at der er et forudsigeligt tempo i projektets fremdrift.
Timeboxing i Virtual Meeting
Du bør starte med at etablere en klar dagsorden, der skitserer mødets mål og en tidsramme for disse. Derefter kan du bruge en timer eller onlinemødesoftwarefunktioner til at spore og vise tiden for hvert segment.
Under det virtuelle møde skal du overholde den foruddefinerede tidsplan, holde diskussionerne på sporet og forhindre unødvendige forsinkelser. I slutningen af hvert dagsordenspunkt skal du opsummere nøglepunkter og tildele handlingspunkter efter behov.
Timeboxing i Marketing Management
Timeboxing-metoden er også nyttig for virksomheder, der bruger content marketing. Indholdsoprettelsesfasen kan udføres ved hjælp af timeboxing-metoden. Denne fase kan tage en måned, mens teamet opretter blogindlæg og indhold på sociale medier til en bestemt tidsplan.
Derefter kan teamet planlægge indholdet regelmæssigt for at sikre effektiv indholdsproduktion og nødvendige revisioner.
Populære Timeboxing-apps
#1. monday.com
monday.com er en alsidig projektledelses- og samarbejdsplatform, som du også kan bruge som et timeboxing-værktøj. Du kan oprette blokke af opgaver eller underopgaver ved hjælp af funktionen Opret tavler og opgaver. For hver af disse blokke kan du tilføje start- og sluttidspunkter. Timeren kører på monday.com brugergrænsefladen, så du kan spore fremskridtene.
#2. Asana
Asana er go-to-appen til produkt- og projektledelse for mange startups og virksomhedsvirksomheder. Dens arbejdsområdefunktioner som Oprettelse af Opgaver, Forfaldsdatoer, Notifikationer og Påmindelser, Fremskridtssporing og -rapportering og Dashboards er de perfekte værktøjer til at øve timeboxing derhjemme eller på arbejdspladsen.
#3. Begreb
Begreb er en kollaborativ online-arbejdsplads og database-app, som du også kan bruge som en platform til at øve. Her kan du tilføje Kanban-tavler til timeboxing og integrere en timerfunktion inde i opgavekortene.
#4. Clockify
Clockify er en simpel tidsregistreringsapp med værditilføjelser som Teams, Dashboard, Projects og mere. Her skriver du blot et opgavenavn, tilføjer starttidspunktet, tilføjer sluttidspunktet og klikker på afspilningsknappen for at starte timeboxing.
Ubesværede Timeboxing skabeloner
#1. Time Box skabelon til Notion
Det her Begrebet timeboxing skabelon hjælper dig med at organisere din dag baseret på den klassiske Timeboxing-teknik. Det giver dig mulighed for nemt at prioritere opgaver ved at skrive dem ned i feltet Top 3 Priorities og indstille timere for hver af disse.
#2. Timeboxing af Lucidchart
Lucidchart‘s diagramplatform har skabt en forudkonfigureret timeboxing-skabelon til dig, hvis du ønsker at opnå følgende:
- Administrere, organisere og strukturere daglige opgaver
- Håndhæv tidsgrænser for at sikre maksimal produktivitet
- Tag flere opgaver baseret på din timebox-liste og kapacitet
Ved at importere denne skabelon til din Lucidchart-konto gratis, kan du tilføje dine egne opgaver og starte timeboxing med det samme.
#3. Timebox-skabelon fra Creately
Det her Timeboxing skabelon af Creately leveres med en holistisk timebox-kalender til alle arbejdsdage mellem mandag til fredag. Det opretter også gitterkasser med 1-times tidskasser. Du kan nemt redigere formatet ved hjælp af Creately for at tilføje hele din uges opgaver i forskellige 1-times blokbokse. Dette er den bedste skabelon til at opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv.
#4. Blå og hvid tidskasse til udskrivning på canva
Har du brug for en printbar tidsboksskabelon? Brug denne Canva skabelon lige nu. Den har en side til daglig timeboxing og en anden side til ugentlig timeboxing. I den daglige skabelon kan du tilføje datoen, top 3 prioriteter, en tidsplan for 18 timer og dagens mål. På ugesiden får du de samme planopgaver på ugebasis.
Konklusion
Nu kan du se fra ovenstående diskussion, at formålet med timeboxing er at skabe en følelse af, at det haster med at hjælpe dig med at fuldføre en bestemt opgave eller et sæt opgaver inden for en fast tidsramme.
Da der er flere anvendelser af denne teknik, kan du bruge den, hvor det passer. Du kan også prøve timeboxing-apps og -skabeloner for nem og bekvem brug. Hvis du vil prøve nogle andre metoder, så tag et kig på Pomodoro-teknikken.