At prioritere arbejdet kunne virke ret simpelt. Du skal bare udfylde den, som din klient siger haster. Men det er ikke den professionelle måde at prioritere opgaven på og for forretningsprojekter. Der er en hel masse videnskab bag at lægge vægt på bestemte opgaver. Denne videnskab er kendt som projektprioriteringsmatricen.
For at vokse din virksomhed og udkonkurrere dine konkurrenter har du brug for mere end blot et genialt koncept, et dygtigt team og avancerede værktøjer. Du har brug for højkvalitets udførelse af opgaver, hvad enten det er udvikling af apps eller produktion af forbrugsvarer.
Du kan kun opnå fremragende kvalitet i udførelsen, når dit team er disciplineret og følger en videnskabelig måde at tildele opgaven, udføre og komme videre til en anden opgave. Prioriteringsmatricen er et sådant værktøj, der gør projektopgaver strømlinet og får mere fra hånden på kortere tid gennem den planlagte udførelse af værdifulde opgaver hurtigere.
Fortsæt med at læse denne artikel om projektprioriteringsmatrix, fordele, use cases og prioriteringsmatrixskabeloner.
Indholdsfortegnelse
Hvad er prioriteringsmatrix?
En prioritetsmatrix er et analyseværktøj for projektopgaver, hovedsagelig brugt sammen med andre værktøjer til styring af forretningsprocesser. Det bruges også sammen med Six Sigma-teknikker til at evaluere valg ved hjælp af bestemte kriterier og beslutte, hvor forretningsfolk skal fokusere.
Uanset om projektet er en simpel opgave eller en kompleks opgave, der vil tage år, kan du bruge værktøjet til begge scenarier. Desuden er det ikke kun et opgaveprioriteringsværktøj for virksomheder. Freelancere, solo-iværksættere og professionelle kan også bruge dette værktøj til arbejdsmæssige eller personlige årsager.
Nogle gange kan projektinteressenter have en flaskehals i beslutningen om, hvilken opgave der skal prioriteres. For at løse sådanne problemer fungerer prioriteringsmatricen som et videnskabeligt grundlag for at vælge den rigtige opgave med den rigtige værdi og haster.
En prioriteringsmatrix kan antage forskellige former afhængig af projektets kompleksitet og vurderingskriterier. For eksempel er nogle så enkle som 2X2 gitterkvadranter med “Værdi” plottet mod “omkostninger”. Tværtimod kan nogle være meget komplekse i design og udførelse, når du fusionerer prioritetsmatricen med Six Sigma-metoden.
Six Sigma prioriteringsmatrix
Six Sigma-styringsmetoden er ufuldstændig med prioritetsmatrixværktøjet. Da Six Sigma handler om gap-analyse, løbende procesforbedringer og affalds eliminering, passer prioriteringsmatricen perfekt ind i denne ledelsestilgang.
I denne proces sammenligner prioriteringsmatricerne mere end ét datasæt, mindst to, og bruger vægtede kriterier til at rangordne opgaver med henblik på vægtning. Da Six Sigma prioritetsmatricen evaluerer flere datasæt, bliver det endelige værktøj mere end blot en 2X2 kvadrant.
Det består af:
- Outputvariabler som kolonneoverskrifter øverst i diagrammet
- Indtast variabler som rækker på panelet til venstre
- Vægtet score, procentdel, rang og status yderst til højre i tabellen
- Og en beregnet vægtet score nederst i kolonneoverskrifterne
Når du bruger den absolutte Six Sigma-metode til prioritering af projektopgaver, kan du træffe passende beslutninger logisk. Alle interessenter kan også nå til enighed, når de bruger Six Sigma.
Ifølge Lynne Hambleton, en førende virksomhedskonsulent, strategiudvikler og forfatter, kunne Six Sigma-prioriteringsmatricer være af tre forskellige typer. Forfatteren har nævnt følgende i hende Skattekiste med Six Sigma-vækstmetoder, værktøjer og bedste praksis Bestil:
#1. Når variabler med højere score er vigtigere, skal konsensuskriterier være valget. Det tager alle teammedlemmets input i betragtning for at generere en konsensusbaseret model med numeriske scores.
#2. Kombinationsmatrixen er mere et årsags- og virkningsdiagram såvel som en prioritetsmatrix. Denne metode beregner virkningerne af alle variablerne på den anden.
#3. Fuld analytiske kriterier er det mest komplekse Sig Sigma-prioriteringsværktøj, der hovedsageligt anvendes af projektporteføljeledere til at evaluere flere projekter og deres indvirkning på forretningsomsætningsmodellen og kunderelationer.
Fordele ved prioriteringsmatrix
#1. At organisere et stort antal opgaver efter deres betydning og værdi bliver nemmere med prioriterede matrixværktøjer. Da det ikke er let at huske alle opgaverne i et stort projekt, kan det blive gætværk at adskille vigtige genstande fra de mindre vigtige, hvis du ikke bruger dette værktøj.
#2. I modsætning til anden software kan dette værktøj tilpasses. Under et projekt kan hele teamet sidde sammen og tilføje flere variabler eller fjerne nogle i henhold til opgaverne. Derfor vil du finde mange forskellige typer prioritetsmatricer.
#3. Du kan bruge et eksisterende projekts prioriteringsmatricer til nye projekter. Du skal blot oprette en skabelon af dette værktøj og opdatere vægte, kriterier, variabler, opgaver osv., når projektet ændres.
#4. Dette værktøj er let forståeligt for alle holdkammeraterne, selv dem, der ikke er teknisk kyndige. Indtast blot opgavelisten, scores og kriterier. Værktøjet klarer resten.
#5. Værktøjet arbejder med objektivitet i centrum, og dermed kan virksomheder miste den personlighedsbagage, der følger med manuelt arbejde.
#6. Projektledere og ejere kan effektivt uddelegere deres opgaver til underordnede og maksimere udnyttelsen af den tildelte arbejdsstyrke ved at bruge dette værktøj.
Hvornår skal man bruge prioriteringsmatrixen
Du kan stole på dette værktøj, når:
- Prioritering af komplekse opgaver, billetter eller problemer, der involverer flere variabler, som disse elementer skal vurderes i forhold til.
- Evaluering af inputdata for at rangere fejl, billetter, opgaver, projekter osv., for at tildele ranger.
- Planlægning af forretnings- eller personlige projektopgaver på en strømlinet måde med målet om rettidig afslutning.
- Udarbejdelse af et dokument på én side, der visualiserer centrale fokusområder i et projekt.
- Passende uddelegere opgaver til teammedlemmer uden at destabilisere projektplanen.
- Fremme samarbejdet i projektgruppen.
Hvis du undrer dig over, hvem dette værktøj vil være nyttigt for:
- Arbejder hjemmefra personale, der tager sig af kontoropgaver og hjemmeopgaver.
- Freelancere og entreprenører skal værdsætte deres projekter og udføre opgaverne i overensstemmelse hermed.
- Mikro, små, mellemstore og store virksomheder evaluerer projekter baseret på forretningsværdi.
- Projektledere, der overvåger mere end ét projekt- og projektteam.
Sådan bruges prioriteringsmatrix
Hvis du vil bruge dette værktøj effektivt, skal du forstå prioritetsmatrixkvadranterne fuldt ud:
Kvadrant 1
- Opgaver af høj værdi kræver en lav indsats, men virkningerne er større end andre.
- Opgaver i dette rektangel er presserende og kritiske, så udfør dem tidligst.
Kvadrant 2
- Større projekter kræver mere indsats, og den resulterende effekt er også høj.
- For det meste kommer disse opgaver ikke med en deadline.
- Du bør sætte rimelige milepæle for disse projekter og opnå en milepæl regelmæssigt.
Kvadrant 3
- Det er ofte opgaver med lav indsats og lav effekt.
- Når det er muligt, uddelegere disse opgaver til dine underordnede eller jævnaldrende.
Kvadrant 4
- Disse opgaver tilføjer ikke meget til virksomhedens investeringsafkast (ROI), men kræver en stor indsats.
- Du bør fuldføre disse opgaver senere end de andre kvadranter.
- Du vil måske også improvisere din forretningsproces for at eliminere sådanne opgaver helt.
Når du har forstået kvadranterne, er det tid til at tage prioritetsmatricen i brug:
#1. Vælg projekter eller opgaver fra matrixen, da den vægter i henhold til variabler og udvalgte kriterier.
#2. Elementer valgt fra matrixen vil automatisk være af ægte værdi for din virksomhed. Tjek dog igen for at undgå økonomiske tab.
#3. Vælg den næste opgave fra prioritetsmatricen i henhold til opgaverangeringer. Dette værktøj fungerer ubesværet som en projektplanlægningsapplikation.
#4. Prøv at bruge en software- eller prioriteringsmatrixskabelon til at vedligeholde prioriteringsmatrixfiler. Dine interessenter kan hurtigt gennemgå dine arbejdsprioriteter. Desuden kan du genbruge skabelonen i fremtiden.
Bedste praksis for prioriteringsmatrix
#1. Vælg opgave- eller problemrangeringskriterier gennem en passende brainstormsession af projektejeren, lederen, teammedlemmerne og slutbrugerne.
#2. Brug Analytic Hierarchy Process (AHP) til at udvikle en klar og stærk konsensus blandt interessenterne. Opstil derefter de vægtede kriterier, som alle kan stole på.
#3. Scoringsprocessen bør være meget samarbejdende. Du kan bruge forskellige værktøjer som online formularer og whiteboards til at nå til enighed om subjektiv bedømmelse af prioritetsmatricen.
Nu er det tid til at tage et kig på nogle værktøjer og skabeloner, der kan hjælpe dig med prioriterede matricer:
Smartsheet
Smartsheet er et globalt anerkendt arbejdsområde og projektstyringsværktøj, som forskellige størrelser af virksomheder bruger med smidighed og succes. Hvis din arbejdsplads allerede har et abonnement på denne cloud-baserede app, kan du nemt bruge dets center for projektstyringsløsninger til at skabe et brugervenligt produktprioriteringstavle.
Når du er ved Smartsheet-appens Solution Center, vil du finde forskellige projekttavler som Finans og Regnskab, Kunder og Kunder, Human Resource osv. Inde i Produktudviklingsgruppen bør du finde den nødvendige prioriteringsmatrix.
Hvis du ikke bruger noget abonnement fra Smartsheet eller ikke ønsker at prøve dets prøveplan, er der ingen grund til bekymring. Smartsheet tilbyder også en grundlæggende prioriteringsmatrix, som alle kan downloade og bruge, uanset hvilken grund de synes passende. Besøg blot denne embedsmand Smartsheet skabeloner biblioteksportal. Du får 2 til 3 skabeloner, som du kan downloade i Excel-, PDF- eller Word-filformat.
Miro Priority Matrix
Miro er endnu en pålidelig og pålidelig løsning, der bringer flere business-apps på ét sted som en whiteboard, hybrid arbejdsområde, fjernmøde, flowdiagramtegning, projektplanlægning osv. Ydermere er det et opbevaringssted af høj kvalitet til forskellige tids- og projektstyringsskabeloner som mindmaps, Kanban-tavler, serviceplaner, prioritetsmatricer osv.
Når du besøger dets skabelonbibliotek, skal du søge efter “Prioritering”, og du vil afdække handlingsrettede prioriteringsmatrixskabeloner som 2X2, 3X3 og RICE (rækkevidde, effekt, tillid og indsats) prioriteringsmetodeskabeloner.
Du skal tilpasse disse skabeloner i Miro-tegnebrættet. I modsætning til Smartsheet kan du ikke blot downloade skabelonen til brug i en Excel-projektmappe. I stedet kan du eksportere tavlen i forskellige delbare formater som JPEG, PDF, CSV og JIRA-kompatible filer.
Det er ikke alt! Miro er meget rost for online samarbejde om projektplanlægning og brainstorming. Derfor får du et væld af tilslutningsværktøjer på din Miro-prioritetsmatrix-skabelon som afstemning, præsentationstilstand, noteoptagelse i realtid, chat, videochat og online board-deling.
Eisenhower Matrix skabelon: Evernote
Evernote er en af de førende note-apps, som også har dokumentsynkronisering, dokumentscanning, organisering af kalenderplaner, strømlining af opgaver osv. På linje med de andre værktøjer, der er nævnt indtil videre, tilbyder Evernote også et væld af skabeloner til erhvervslivet, hjemmet, privatliv og arbejdsformål. En sådan skabelon er Eisenhower Matrix.
Eisenhower Matrix, i lighed med prioriteringsmatricen, har længe været brugt i forretningsprocesser til at prioritere opgaver, der betyder mest. Det er simpelthen en 2X2 kvadrant, hvor du rangordner dine opgaver baseret på deres rang eller vigtighed og haster.
For eksempel indeholder venstre kolonne to stablede kolonneoverskrifter: Haster + Vigtigt, og under den Haster + Ikke Vigtigt. Nu har den højre kolonne også to lodrette kolonneoverskrifter stablet på en anden: Vigtigt + Ikke Haster og Ikke Vigtigt + Ikke Haster.
Du kan tilpasse skabelonen på Evernote-appen gennem en prøveperiode eller et betalt abonnement.
Google Workspace Priority Matrix
Hvis din organisationskode eller politik om brug af virksomhedsapp begrænser dig i Google Workspace-økosystemet, skal du prøve Prioritetsmatrix, udviklet af prioritymatrix.com. Det er en dedikeret Google Workspace Marketplace-app udviklet med ressourcer fra Google som Google Cloud-appmotoren og så videre.
Dens intuitive brugergrænseflade (UI) giver en ramme for prioritering. Du kan også formidle teamprioriteter med samarbejdsprojekter. Nogle af dens bemærkelsesværdige funktioner er:
- Opgavedelegering
- Opgavestyring
- Ledelse af flere projekter
- Integrerer med Gmail, Google Drev, Google Docs osv.
- Opgavesortering via avanceret filtrering
I en nøddeskal hjælper værktøjet dig og dit team med at fokusere på den rigtige opgave. Det er dog en abonnementsbaseret app. Når den gratis prøveperiode er slut, skal du købe en abonnementslicens for at fortsætte med at bruge værktøjet.
Indtil videre har du erfaret, at prioriteringsmatrix er et populært tidsstyringsværktøj til at træffe beslutninger. Mange simple og komplekse projekter bruger dette værktøj til videnskabeligt at beslutte, hvilke opgaver der skal fokuseres med det samme, og hvilke der kan holdes til side til senere udførelse.
Konceptet og videnskaben bag denne teknik er solidt. Det driver dit team til at maksimere opgavetilpasning med dine projektmål. For at retfærdiggøre det bruger værktøjet vægtet scoring til at rangere opgaver. Men udnyttelsen af prioritetsmatricen kan komme til kort på grund af:
- At lære de relevante kriterier for at anvende værktøjet
- Korrekt afvejning af disse kriterier ved at diskutere med kunder
- Samarbejde i realtid og vanen med at arbejde sammen
- Oprettelse af den perfekte skabelon, der kunne fungere i de fleste projekter
Med begreberne forklaret i denne artikel og de gratis prioriteringsmatrixværktøjer, vil det være meget nemmere for dig at prøve at implementere dette i solo- eller teamprojekter.
Du kan også være interesseret i den bedste processtyringssoftware, der har potentialet til at drive virksomhedsvækst.