Besøgsstyringssystemer (VMS) er ved at blive populære, da organisationer er forpligtet til at forbedre deres spil på grund af øgede risici relateret til sundhed, sikkerhed og overholdelsesstandarder.
Ifølge en rapportvil markedsstørrelsen for det globale besøgsstyringssystem sandsynligvis udvides fra 1,1 milliarder USD i 2021 til 2,3 milliarder USD i 2026.
Forskellige faktorer er ansvarlige for væksten, herunder øget sikkerhedsbevidsthed, efterspørgsel efter papirløst arbejde og behovet for at overholde regler. Det er tydeligt, især efter Covid-19-udbruddet, hvilket førte til store ændringer i den måde, industrier plejede at arbejde på.
Teknologi og sikkerhedssystemer har avanceret for at klare den digitale arbejdsstyrke og post-COVID verdensscenarier.
Et besøgsstyringssystem kan hjælpe organisationer med at tilpasse sig ændringerne problemfrit, samtidig med at det tilbyder de bedst mulige tjenester, produkter og besøgendes oplevelse.
Lad os diskutere denne software, og hvordan den kan hjælpe dig.
Indholdsfortegnelse
Hvad er Visitor Management?
Besøgsstyring refererer til processen med at spore og administrere besøgende, der kommer og går fra din organisations lokaler. Uanset om din organisation har en receptionist eller ej, er besøgsstyring afgørende for dine medarbejdere og virksomhedens sikkerhed.
Selvom du tilbyder fremragende produkter, tjenester og kundeservice, går besøgsstyring et skridt foran for at sikre, at de forlader dine lokaler med et godt indtryk. Det booster ikke kun dit brands omdømme og øger bevidstheden, men opmuntrer også folk til at gå igen til dig, når de har brug for det.
Nu tænker du måske, hvem vi kalder besøgende her. Besøgende kan være:
- Sælgere og entreprenører
- Deltagere til et forretningsmøde
- Regulerings- eller revisionsprofessionelle
- Jobsamtale kandidater
- Budbringere
- Folk søger noget information
- Leveringspersoner
Udover det kan besøgende være medarbejdere, der måske ikke er hyppige besøgende i lokalerne som folk, der arbejder hjemmefra. Nogle gange kan der også ske uventede drop-ins.
Hvad er et besøgsstyringssystem?
Et besøgsstyringssystem eller -software (VMS) er et værktøj, der sporer og styrer folk, der kommer til forretningslokaler og forlader dem. Det repræsenterer forskellige processer til at styre besøgsstrømmen fra ankomst til afgang for at give den bedste oplevelse og samtidig sikre alles sikkerhed og forretningsmæssige overholdelse.
Virksomheder i alle størrelser kan bruge software til styring af besøgende, ikke kun de større virksomheder. Derudover er VMS effektiv til forskellige industrivertikaler, herunder forsvar og rumfart, bilindustrien, kemikalier, kommercielle tjenester og forsyninger, forbrugsvarer, distributioner, sundhedspleje, IT, elektronik, teknik og mange flere.
Der er forskellige typer VMS tilgængelige:
- Selvbetjent besøgshåndtering: En kiosk bruges til check-in. Her venter besøgende i køerne, udfylder detaljer og indsender nødvendige dokumenter for at få et gæstebadge.
- Personaleadministreret VMS: Personalet i en organisation overvåger og kontrollerer besøgende ved hjælp af softwaren.
- Computerbaseret VMS: Det er et computersystem med ét vindue, der giver en virksomhed mulighed for at overvåge og kontrollere besøgende. Det kan indsamle data i realtid og automatiserer manuelle opgaver for en bedre oplevelse.
- SaaS-baseret VMS: Det er en tredjepartssoftware til at overvåge og kontrollere besøgende fra virksomheder af forskellig skala. Her behøver organisationer ikke at administrere infrastrukturen eller bruge tid på vedligeholdelse; tjenesteudbydere sørger for det, og prisen er overkommelig.
Hvad er behovet for et besøgsstyringssystem?
Besøgsstyringssystemer er afgørende for, at organisationer kan overvåge og administrere besøgende, især under og efter en global krise som Covid-19. Det hjælper dig med at tilpasse dig de nye udfordringer og sikre sikkerheden for din arbejdsstyrke og besøgende.
Når det er sagt, er ansigt-til-ansigt forretningsmøder stadig på plads, selv i denne tid med live webinarer og videokonferencer. Faktisk er mange virksomheder nu åbne og tillader besøgende, hvilket sikrer, at der tages højde for alle besøgende, samtidig med at sikkerheden sikres; besøgsstyringssystemer spiller en afgørende rolle.
Lad os se på nogle af fordelene ved VMS:
Bedre besøgsoplevelse
At tilbyde en god besøgsoplevelse vil opbygge dit brands omdømme og byde flere besøgende velkommen. Folk vil vælge dig i stedet for konkurrenterne, hvis du sikrer, at de forlader dine lokaler med glæde. En VMS kan hjælpe dig med at opnå det ved at lade dig administrere alt med lethed uden at skabe besvær for besøgende.
Strømlinet modtagelsesproces
Med et godt VMS på plads vil alle processer blive styret effektivt, fra modtagelse af besøgende til afgang. Brug af softwaren giver dit personale mulighed for at behandle dine gæster baseret på deres grunde til at besøge dig. Det vil også hjælpe dig med at styre møderne og sørge for, at de starter i tide, og besøgende ikke bliver frustrerede, når de venter i lobbyen.
Sikkerhed og kontaktløs sporing
VMS-software vil hjælpe dig med at udføre kontaktløs sporing og styring af besøgende. Det vil sikre alles sikkerhed inde i din bygnings lokaler. Som et resultat kan du bevare overlegen beskyttelse mod sundhedsrelaterede problemer såsom COVID eller andre infektionssygdomme. Derudover vil softwaren hjælpe dig med at forsvare din organisation mod risici relateret til intellektuel ejendomsret, sikkerhed på arbejdspladsen og så videre.
Overholdelse
Ved at bruge VMS’et kan du registrere vigtige data indsamlet fra besøgende, herunder deres personlige oplysninger, ID’er, medicinske dokumenter og andre papirer. Det vil hjælpe dig med at administrere dem nemt og føre et register, så du ikke løber ind i overholdelsesrisici som GDPR, HIPAA osv.
Sporing af medarbejdere/personale
Udover at administrere besøgende hjælper softwaren dig med at spore dine medarbejderes eller personales aktiviteter. Det vil maksimere deres produktivitet og hjælpe dem med at fokusere på afgørende områder. Da risici kan være eksterne og interne, hjælper det at holde øje med dit interne personale med til at reducere risici.
Hvis du vil benytte dig af disse fordele, er her nogle af de bedste VMS-udbydere på markedet.
iLobby
iLobby er en global leder inden for virksomhedsbesøgsstyring, som internationale lufthavne, større banker, Fortune 500-virksomheder og regeringen har tillid til til at administrere, overvåge og spore besøgende.
Scan foto-id-kortdokumentet for at få oplysningerne ved hjælp af en dedikeret scanner eller indbygget kamera for at sikre korrekt identifikation. Brug en tredjeparts eller intern overvågningslistedatabase til at tjekke øjeblikkeligt og markere eller afvise uvelkomne gæster.
Under en nødsituation vil den advare hver medarbejder og give dig en liste over dem på webstedet for at hjælpe med antallet af medarbejdere. Det automatiserer den meget komplekse proces med validering, overvågning og screening af personer på tværs af alle lokationer for at opfylde kravene til overholdelse, sikkerhed, sikkerhed og privatliv.
Du kan screene besøgende, entreprenører, medarbejdere, tilbagevendende besøgende, tilpassede typer, interviews, møder, begivenheder og leverancer. Sikre din virksomhed ved at tjekke, hvem der er i din bygning, strømline de besøgendes login-proces, automatisere overholdelse og sikkerhed og kontrollere fysisk adgang.
Gør dine besøgende opmærksomme på de juridiske dokumenter som ansvar, dispensationer og NDA’er, og saml deres digitale signaturer. Derudover skal du opbevare alle juridiske dokumenter på et enkelt sted sikkert for at downloade dem, når det er nødvendigt. Du kan også nemt oprette tilpassede rapporter med få klik og se alle dashboard-rapporter eller eksportere oplysningerne.
Vær altid klar til revisionerne ved at vedligeholde en liste over underskrevne dokumenter og andre data. Integrer med dine virksomhedsværktøjer som Skype for Business, Google Hangouts, Slack, Voice call, brugermapper som Azure Active Directory, Cisco, Google-identiteter osv., Single Sign-on Okta, Onelogin, CRM’er, e-mail og kalender, Drev, adgang kontrol og mange flere.
Få det gratis til prøveversion, eller vælg en plan, der starter ved $199/måned.
Udsending Besøgende
Giv en frisk oplevelse til dig selv og alle, der besøger din arbejdsplads med Udsending Besøgende. Hold din arbejdsplads sikker med besøgsstyringssystemet og spar din tid. Tjek hvem, hvorfor og hvornår nogen besøger, og begræns den besøgende, der ikke opfylder dine kriterier.
Gør desuden din arbejdsplads sundere ved hjælp af berøringsfri login-muligheder. Der er ingen grund til at spore medarbejdere og holde styr på de underskrevne dokumenter eller håndskriftsmærker. I stedet får du alt på et enkelt dashboard for at spore alt, hvad du ønsker med muligheden for at downloade nogle dokumenter.
Gør et godt indtryk, når en gæst dukker op ved at sende en rutevejledning til arbejdspladsen, undersøge dem for at kende deres oplevelse og få dem til at sige wow med et iPad-logon. Du kan også fange og opbevare alt sikkert for at forblive i overensstemmelse med reglerne.
Under revisioner, eksporter de nødvendige data hurtigt for en smertefri gennemgang. Derudover kan du oprette flere muligheder for login, der stiller forskellige spørgsmål for at kende formålet med hver gæsts besøg. Dine medarbejdere får også meddelelser øjeblikkeligt og automatisk, når gæster ankommer.
Skærm hver besøgende ved at angive nogle kriterier og kontroller, om de vises på tredjeparts eller interne overvågningslister. Få også rapporter og analyser om besøgsvolumen og eksporter data hurtigt med nogle klik. Du kan også bede dine gæster om at underskrive juridiske dokumenter såsom dispensationer og NDA’er på iPad.
Opret desuden brugerdefinerede badges eller tillad udsendte besøgende at udskrive badges automatisk, når en besøgende logger på. Bed dine gæster om at tage et billede, så deres vært trygt kan hilse på dem. Du kan også skabe en sund og sikker arbejdsplads, holde øje med kontoret, få data til at arbejde smartere og holde dine medarbejdere fokuserede.
Få begrænsede funktioner, hvis du vælger en gratis plan eller vælger den bedst egnede plan til din virksomhed til kun $99/måned/sted.
Med venlig hilsen
Med venlig hilsen er en nem og enkel platform til at bruge besøgsstyringssystemet til at holde din arbejdsplads sikker. I stedet for at bruge en traditionel receptionist, brug denne brugervenlige og fuldt tilpassede platform, der lader dig integrere velkendte CRM’er og beskedapplikationer.
Værktøjet sørger altid for, at det rigtige medlem får besked, så snart gæsten afslutter login-processen. Uanset hvor du befinder dig, får du øjeblikkeligt besked om dine gæsters ankomst, så du hurtigt kan handle.
Greetly sigter mod at gøre grænsefladen mere tilgængelig for besøgende at forstå, og for dig at bruge den i receptionen. Det udvider også etos til de andre grænsefladefunktioner. Du kan fuldføre opsætningsprocessen inden for få minutter og være klar til at bruge den samme dag.
Værktøjet kan repræsentere din virksomhed, som du ønsker den skal gøre med fuldt tilpassede check-in arbejdsgange. Det samler alle data fra de besøgende og strømliner det, så de besøgende får den bedste oplevelse. Du kan også tilpasse den indbydende grænseflade efter dine behov og kunders og lade Greetly være en hjælpende hånd.
Sikkerhed er en væsentlig del af enhver reception, og Greetly udskriver øjeblikkeligt badges med besøgendes billeder, detaljer og anden relevant information. Det tilbyder en gratis demo og byder dig velkommen med en trin-for-trin guide til at komme i gang.
De betalte planer starter ved $79/måned pr. lokation.
Log på app
Log på app er bygget til den moderne arbejdsplads, som er sikker og intelligent til log-in. Du kan bruge denne software til besøgsadministration, entreprenør- og personalelogning og booking af skrivebordslokaler. Den har Spaces – en fleksibel og smart tilføjelse til møde- og skrivebordsreservation.
Platformen hjælper dig med at omfavne din maksimale arbejdsstyrke og administrere kapaciteten effektivt. Du kan også give dine besøgende mulighed for at logge ind ved at bruge deres smartphone via en QR-kodescanner. Dine gæster behøver ikke at installere en separat app; kontaktløst login er sikkert og fuldt ud tilpasset til industrierne.
Byg desuden et spørgeskema til hver besøgsgruppe ved at oprette multiple-choice spørgsmål. Pas på virksomhedens sundhed og privatliv eller sikkerhedskrav ved at reducere login-tiden. Det vil også give fuld kontrol over dataene.
Log ind-appen afbalancerer lagring af nødvendige og kritiske oplysninger for sikkerhed og rapportering, samtidig med at de besøgendes privatliv bevares. Den er bygget til at udvikle sig med nye funktioner og funktioner og levere en bedre oplevelse til besøgende. Få avancerede funktioner såsom forhåndsregistrering af besøgende, personalelogon, entreprenøradministration, ledsagende app, beskeder, politikker, NDA’er, tilpassede datafelter osv.
Du vil også få fordele ved evakueringsliste, flere websteder, sprog, begivenheder, leveringer, velkomstskærm, integrationer, brugerdefinerede badges til hver besøgende, meddelelser og mange flere. Tilpas den pakke, du har brug for, eller tag en 15-dages gratis prøveperiode. Hvis du finder det nyttigt, kan du til enhver tid skifte til et betalt abonnement.
Proxyklik
Giv dine besøgende, entreprenører og medarbejdere mulighed for at vende tilbage sikkert, mens du respekterer privatlivets fred og forbliver kompatibel globalt med Proxyklik. Bordbooking er en nem, sikker og enkel måde at byde medarbejdere velkommen til arbejdspladsen.
Giv dine medarbejdere mulighed for at vælge hvor, med hvem og hvornår de sidder inden for de foruddefinerede rum. Du vil få fuld overblik over, hvem der arbejder, og hvor alle sidder. Det vil hjælpe dig med at organisere arbejdspladsen, så den er sikker, imødekommende og effektiv.
Ydermere kan du udforske mulighedernes volumen og dybde med de ekstreme systemer. Integrer de værktøjer, som du og dit team er bekendt med for problemfri implementeringer. Dette er det eneste VMS med en komplet ISAE 3000 Type 1 Privacy Attestation, så folk kan stole på dig.
Det understøtter 30 millioner besøg på 7000 lokationer for at hjælpe dig med at stole mere på dit team. Du kan også skalere med VMS, der tilbyder ubegrænsede værter, kiosker og besøgende. Få en uendelig liste over funktioner til at forbedre hver enkelt besøgendes oplevelse, strømline receptionen og sikre aktiverne.
Dens funktioner inkluderer bord- og medarbejderbooking, besøgsflow, kraftfulde dashboards, smarte flows for besøgende og medarbejdere, premium integrationer, avanceret sikkerhed, virksomhedstjenester, kundesucces og mange flere. Derudover kan du beskytte dine medarbejdere og besøgende med COVID-19-forebyggelsesprogrammet.
Screen dine besøgende og medarbejdere, før de ankommer, del sikkerhedsinstruktioner, giv dem adgang med QR-koden, forbliv sikker og fleksibel, og begræns sundhedsrisici. Gå efter en plan, der bedst passer til dine krav til $100/måned pr. lokation.
WhosOnLocation
Hold dine entreprenører, besøgende og medarbejdere sikre og sikre med wellness-tjek, kontaktsporing, berøringsfrit login og mere, mens du arbejder off-site og on-site med WhosOnLocation. Det er en omfattende løsning, der administrerer forhåndsregistreringer, besøgendes identitet, kontaktsporing, sikkerhedsadvarsler og skaber opmærksomhed om besøgendes politik.
Administrer entreprenørers overholdelse af faremeddelelser, induktionsstyring på tværs af forskellige faciliteter og tilstedeværelse. Du kan også administrere medarbejdertilladelser og tilstedeværelse for at understøtte webstedets sikkerhed og profiler. For ikke at nævne, alt understøttes af kraftfuld indsigt og rapportering.
Værktøjet tilbyder et berøringsfrit og nemt login for at spore hver medarbejder, der arbejder alene. Få også nødfunktioner som selvverifikation, evakuerings- og mønstringsrapporter, indsigt og samarbejde og manuelle navneopkald. Begræns adgangen til kvalificerede og autoriserede medarbejdere, entreprenører og besøgende for at sikre dine faciliteter.
WhosOnLocation hjælper dig med at screene besøgende, entreprenører og medarbejdere for at reducere risikoen for ubudne gæster eller uautoriserede gæster. Sørg også for, hvem der er tilladt på stedet og har gennemført sundhedsscreening.
Det har planer, der fungerer for alle, uanset virksomhedens størrelse. Administrer alt til en startpris på $599/år pr. lokation.
Træk gæst
Giv din organisation et enkelt sted at administrere, styre og sikre en hel proces med besøgendes drift med Træk gæst. Traction Guest holder dine websteder sikre, processer-kompatible og medarbejdere sikre, hvilket sikrer, at hver interaktion driver maksimal produktivitet.
Det hjælper besøgende og medarbejdere med at finde deres korrekte indgang og placering, validere eller scanne deres identifikation, møde deres vært, vælge deres sprog. Derudover kan du spore, hvem der er på webstedet for at opretholde nød- og sikkerhedsprotokoller. Indsaml også nødvendige data for at opfylde overholdelsesstandarder.
Repræsenter dit brand, når du byder besøgende velkommen til at opbygge oplevelser og skabe en visuel effekt, der gør hvert besøg mindeværdigt og produktivt. Ved hjælp af et enkelt konfigurerbart system kan du imødekomme dine krav til global placering som tilladelser, sprog og data.
Tag en passende plan for din organisation til kun $115/måned/iPad.
Pronestor Besøgende
Pronestor Besøgende tilbyder en sikker platform til at administrere besøgende. Det er en innovativ administrationsløsning, hvor du kan få et helt overblik over de besøgende fra fortid, nutid eller fremtid. Det giver dig også mulighed for at spore alle møder og bookinger ved at give automatiske notifikationer.
Pronestor Visitor hjælper dig med at sende rutevejledning til dine besøgende og give et boardingkort til at scanne med deres telefon for at tjekke ind. Med ordentlige rapporter ved du, hvem der er hvor og hvem du skal se. Værktøjet kan også håndtere mange indgangspunkter på flere steder ad gangen. Derudover kan du informere dine besøgende om retningslinjerne ved tilmelding eller før møder.
Denne platform viser dig et 360-graders overblik over organisationens aktiviteter. Begynd at kombinere feedback og data for at forbedre dine faciliteters tilgængelighed, hvilket er afgørende for produktiviteten. Desuden gør platformen det nemt for dine gæster og organisation at forblive sunde og sikre.
SwipedOn
Byg det mest tilgængelige loginsystem for medarbejdere og besøgende SwipedOn det er sikkert, enkelt og strømlinet. Det giver dig mulighed for at opleve et fleksibelt arbejdsmiljø med komplet arbejdspladsledelse.
SwipedOn hjælper dig med at transformere arbejdspladsen ved at erstatte gamle besøgsbøger med en enkel, moderne og slank besøgshåndteringsløsning. Få masser af fordele fra denne enkelt platform, såsom at udføre kontaktløs medarbejder- og besøgende login.
Du vil få funktioner som kontaktsporingsværktøjer, øjeblikkelige meddelelser, ID-badge-udskrivning, digitale aftaler, medarbejder-in-out board, evakueringsstyring og screeningsspørgsmål med advarsler. Besøgende kan logge ind direkte ved at scanne QR-koden ved hjælp af deres mobilkamera uden fysisk kontakt. Det vil forhindre din virksomhed og personale i at blive udsat for smitsomme sygdomme.
Desuden kan du nemt håndtere sikkerheds- og sundhedsregistre, COVID-19 politik, tavshedspligt osv. Mange brancher bruger SwipedOn, som byggeri, logistik, non-profit, forsyningsvirksomhed, uddannelse, ældrepleje, produktion, sport, marine, turisme, co-working og mange flere. Det bedste er, at SwipedOn planter træer til hver ny kunde.
Oplev platformen endnu bedre med mange tilføjelser såsom catering, leveringer og ubegrænset SMS. For bedre administrationsmuligheder for dine medarbejdere og besøgende kan du forbinde SwipedOn med forretningsværktøjerne for at køre dit arbejde problemfrit, såsom Microsoft Active Directory eller Azure Active Directory.
Du finder også nul opsætningsomkostninger, nem kontaktsporing, værktøjer til screening af besøgende og berøringsfrit login i alle abonnementer. Moderniser receptionen for de besøgende for kun $49/måned for en enkelt lokation.
Konklusion 👨🏫
Besøgsstyringssystemer er efterspurgte i disse dage på tværs af forskellige brancher og virksomhedsstørrelser. Softwaren kan hjælpe dig med at tilbyde en enestående besøgsoplevelse og samtidig sikre organisatoriske behov for sikkerhed, sikkerhed og overholdelse.
Udforsk derefter noget af det bedste tidsregistreringssoftware til holdet.