Løser du flere tvivlsspørgsmål eller spørgsmål til din online software regelmæssigt?
Hvis svaret er JA, har du muligvis at gøre med brugere, der endnu ikke har forstået dit produkt og udforsket dets fulde potentiale.
Konstant at få spørgsmål om din software kan optage en masse supportbåndbredde, og derfor forårsage hyppig operatørudbrændthed. For at hjælpe dit supportteam med at undgå dette scenario, kan du prøve at bygge din online softwaredokumentation.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en onlinedokumentation?
Online dokumentation fungerer som en manual, der hjælper brugere med at forstå, hvad produktet er, og forklarer dets funktioner trin-for-trin. Det hjælper endda brugere med at forstå de mulige måder, hvorpå produktet kan hjælpe dem med sit fulde potentiale.
Du kan tilføje billeder, videoer, produkt-GIF’er og mere for at vise, hvordan forskellige produktfunktioner kan aktiveres og betjenes. Online dokumentation for softwareløsninger kan variere baseret på kompleksiteten af det pågældende produkt. For nogle kan dokumentationen føles som en FAQ-sektion, mens det for andre kan virke som en dybdegående gennemgang af produktet.
Hvordan fungerer onlinedokumentation?
Der er flere måder, hvorpå et online dokumentationsværktøj fungerer. Her er en hurtig liste, der hjælper dig med at vurdere, hvordan den kan være til hjælp, når den er implementeret.
- Fungerer som et centralt lagersystem: Du kan sikre alle produktrelaterede oplysninger og skabe central adgang for kunder og supportteams, som de kan henvise til, når de er i tvivl om en funktion, eller hvordan den fungerer.
- Sparer tid og energi: Når du opretter et centralt lager af produktinformation, hjælper du både kunder og supportmedarbejdere med at spare tid og energi på at søge efter den rigtige løsning. Du kan endda undgå hyppige udbrændtheder og hjælpe supportteams med at fokusere på presserende supportproblemer.
- Fremmer engagement og fastholdelse: Softwaredokumentationsværktøjer hjælper dig også med at holde kunderne engageret i brandet under hele deres rejse. Kunder kan undgå at søge efter svar omkring produktet eller dets funktionalitet på tværs af internettet. De vil vende tilbage til den ressource, du har udviklet, og forblive forbundet med brandet. Dette er en fantastisk måde at holde dem engageret i mærket og bevare dem på samme tid.
- Tilbyder dybdegående produktviden: Fra opsætning til alle funktioner kan du finde dem med online dokumentation. Du kan endda finde ud af, hvornår den nye version blev udgivet, og hvordan den adskiller sig fra den forrige. Det hjælper kundeemner i beslutningsprocessen, da de også inkluderer use cases og casestudier fra forskellige brancher.
- Forbedrer kundesupportoplevelsen: En af de største fordele ved at have onlinedokumentation til din virksomhed er at forbedre kundeserviceoplevelsen. Du kan hjælpe dit team med at spare tid og lede kunderne til en løsning, der besvarer deres spørgsmål uden at vente i køer eller forudse en e-mail.
Hvordan vælger man den rigtige online dokumentationsløsning?
Blot at forstå online dokumentation, og hvordan det fungerer for en organisation, hjælper dig ikke med at vælge det bedste værktøj. Men det kan følgende kriterieliste. Her er en hurtig liste over ting, en virksomhed skal søge, når de vælger et online dokumentationsværktøj.
#1. Intuitiv redaktør
En enkel, men funktionsrig editor er et must, når du leder efter softwaredokumentationsværktøjer. Forstå, at ikke én, men mange mennesker kan ende med at redigere en enkelt artikel i samme visning. Derfor er det vigtigt, at alle får set, hvem der laver hvilken ændring i artiklen.
#2. Intelligent søgning
Søgemuligheden er en fremtrædende funktion for enhver dokumentationsplatform. Intet er mere katastrofalt end en besøgende, der forlader din online dokumentation frustreret efter et par minutter, fordi han ikke kan finde den korrekte information eller produkt, selvom du har det på lager. En intelligent søgefunktion vil spare tid for brugerne og hjælpe dem med hurtigt at finde svar. Søgningen bør understøttes med tags, relaterede søgeord og mere.
#3. Dybdegående analyse
Det er vigtigt for enhver virksomhed at identificere, hvordan deres onlinedokumentation klarer sig blandt kunder/kundeemner. Derfor er det vigtigt at tjekke, om din videnbasesoftware hjælper dig med at spore følgende metrics:
- Sidebesøg
- Mest besøgte artikler
- Mislykkede søgninger
- Feedback-svar til hver artikel
- Afvisningsprocent
- Gennemsnitlig tid brugt på artikler
- Nye kontra tilbagevendende kunder
Listen fortsætter. Men hvis en af softwareløsningerne tilbyder disse målinger, skal du ikke tøve med at shortliste muligheden.
#4. Sikkerhed
De aktiver, der føjes til en videnbase, såsom produktinformation, dens videoer og billeder, er af yderste vigtighed for enhver organisation. Derfor bør beskyttelse af disse aktiver være en af prioriteterne, når du søger efter den bedste online dokumentationssoftware til din virksomhed. Her er en liste over spørgsmål, du kan stille tjenesteudbyderen, før du færdiggør produktet:
- Hvad er din strategi mod uautoriseret adgang?
- Bruger du firewalls eller to-faktor-godkendelse til at beskytte dataene?
- Bevarer du datafortrolighed?
Spørgsmål som disse vil hjælpe dig med at få klarhed over, hvordan tjenesteudbyderen tilbyder datasikkerhed til sine brugere.
#5. Versionering
Understøtter platformen versionering?
Som produktvirksomhed skal du sikre, at produktudviklingen er fanget og dokumenteret. Brugerne kan ombord på dit produkt på forskellige udviklingsstadier. De skal muligvis gense den ældre dokumentation for at få en bedre forståelse af en produktfunktion. Dette er ikke kun nyttigt for slutbrugere, det er også et must for produktudviklingsteamet.
Så platformen bør understøtte versionering med et tidsstempel.
#6. Workflow Management
Din vidensbase skal tilbyde dig fuldstændig adgangskontrol til succesfuld workflowstyring. For eksempel, hvis du er administrator, bør det give dig mulighed for at tildele roller til personer, der vil få adgang til softwaren til skrive- og redigeringsformål. De, der skriver artiklen, skal have begrænset adgang, hvorimod de, der redigerer artiklen, vil have anden kontrol.
#7. Tilpasning
Som vi ved, tjener tilpasning brugertilfredshed og tillid til dit brand. Det gælder også for dit dokumentationssted. Hvis en bruger lander på dit dokumentationssite, bør han føle det som en del af dit brand. Platformen skal give dig frihed til at tilpasse dit online dokumentationswebsted, ikke kun med et logo og favicon, men med et tilpasset domæne, tilpasset URL og designe dit dokumentationswebsted.
Her er nogle af de mest effektive online dokumentationsværktøjer.
Selvom tipsene om, hvordan du vælger onlinedokumentationssoftwaren er gavnlige, ville det være fantastisk, hvis du har et par muligheder for at sætte gang i din søgen efter det bedste værktøj i branchen. Dette afsnit udforsker de bedste løsninger, der kan hjælpe dig med at bygge komplet online softwaredokumentation problemfrit.
Lad os dykke ned!
Document360®
Document360 tilbyder dig en komplet online dokumentationsløsning, der inkluderer, men ikke er begrænset til, simpel søgning, kategoristyring, tagstyring, artikelskabeloner og mere. Dens træk-og-slip brugergrænseflade hjælper dig med at liste alle kategorierne og deres underkategorier i den rækkefølge, du ønsker.
Det er ikke alt. Den leveres med AI-drevet søgning, privat hosting, versioneringsfunktioner, sikkerhedskopiering og gendannelse osv. Rich editor er noget, du skal tjekke ud. Du kan vælge mellem en Markdown- og en WYSIWYG-editor.
Det giver mulighed for fuld tilpasning af dokumentationswebsteder, og artikelbeskrivelser vil gøre dig i stand til at tilføje essensen af artiklen, hvilket hjælper med hurtig søgning og SEO. Det understøtter samarbejde til næste niveau med et team af redaktører, bidragydere og udgivere. Du kan også konfigurere meddelelser for at fjerne eller opdatere forældede artikler.
Den integreres med en lang række helpdesk-, chatbot- og CRO-teknologier, såsom Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack og mange flere. Du kan også integrere med enhver anden platform ved hjælp af JavaScript-uddrag.
Planen starter ved $99/måned.
Klikhjælp
Clickhelp, et hjælpeværktøj til forfatterskab, hjælper dig med at skabe softwaredokumentation problemfrit. Denne cloud-baserede løsning er kendt for at hjælpe sine brugere med at strømline samarbejdet mellem dokumentationsteamet. Det betyder, at det vil hjælpe dem med at spore ændringerne og foretage yderligere forbedringer efter bekræftelse af, hvem der skriver og redigerer dokumenterne.
Det hjælper dig endda med at forbedre indholdet ved at tilbyde detaljeret indsigt i, hvordan artikler klarer sig via rapporter. De, der er i tvivl om datamigrering fra platforme som MS Word, HTML, CHM og andre, kan lade deres bekymringer ligge. Clickhelp er specialiseret i datamigrering fra disse og andre platforme. Hvad mere er, gør dens enkle brugergrænseflade konfiguration til et stykke kage.
Planen starter ved $55/måned.
Sammenløb
Confluence hjælper ligesom andre online dokumentationsløsninger brugere med at skabe softwaredokumenter, der kan organiseres kategorisk. Dette sidetræ gør avanceret søgning mulig og hjælper derfor kunder med at finde relevante artikler hurtigere.
Bortset fra det, kan du finde dig selv i at samarbejde internt med andre teams for at strømline indholdets korrekthed og kvalitet. For at strømline internt samarbejde og sikre indholdsaktiver og brugertilladelser. Dette vil hjælpe dig med at dele kontoadgang med teams, der er en del af skrive- og redigeringsprocessen.
Den betalte plan starter ved $55/måned.
Nuclino
Nuclino er et andet softwaredokumentationsværktøj, som din organisation kan overveje, når de søger efter den bedste løsning på markedet. Denne tjenesteudbyder hævder at hjælpe sine brugere med at bringe indhold til live med kreative aktiver som billeder, videoer og mere. Den understøtter endda funktioner som automatisk lagring, som hjælper dig med at gemme dit indholdsfremskridt, mens du bygger din softwaredokumentation.
Oven i det kan du også finde muligheder som øjeblikkelig søgning, der hjælper kunder med at finde relevante artikler effektivt. Du vil også finde dens 40+ integrationer ret nyttige, da de vil strømline dit arbejde og planlægge fremtidige artikler omkring produktopdateringer og funktionsopgraderinger problemfrit.
Planen starter ved $5/bruger/måned.
DocuWare
DocuWare er populær for sine fremtrædende funktioner som Optical Character Recognition (OCR), som hjælper sine brugere med at konvertere billedtekst til data. Dette hjælper deres brugere med at tilføje relevante data hurtigere og gøre dem tilgængelige for deres kunder.
Du kan også spore versioner af eksisterende dokumenter. Disse vil hjælpe dig med at overvåge det faktiske indhold, der er offentliggjort i den oprindelige version, og de ændringer, der er foretaget med hver ny opdatering i produktet.
Læs Docs
Read the Docs er en teknisk dokumentationsløsning, der gør det gratis at opbygge og hoste dine supportartikler omkring softwaren. Det er rigtigt; tjenesteudbyderen hævder at tilbyde sin dokumentationstjeneste gratis. Du kan administrere flere versioner af dine dokumenter effektivt.
Du behøver heller ikke bekymre dig om betaling pr. bruger. Du kan have lige så mange brugere til at administrere din softwaredokumentation. Den eneste fangst, som produktet har, er annoncerne. For at køre gratis bruger de annoncer som en kilde til at understøtte deres operationer. Brugere, der vælger den gratis version, kan støde på flere annoncer, da deres konti ikke er reklamefri. Men de, der foretrækker at gå uden reklamer, skal betale 5 USD pr. projekt.
GitHub
GitHub er populært kendt for sin evne til at hjælpe udviklere med at logge deres programmeringsdage i deres profiler. Hvis en profil for det meste viser grønt, betyder det, at udvikleren har kodet ofte og også opdaterer dens fremskridt. Men ikke mange ved, at den samme platform også tilbyder dokumentationssoftware.
Tilsyneladende tilbyder de GitHub-sider og endda en wiki-platform til at oprette dit centrale lager. Men hvis du integrerer det med platforme som Jekyll, vil dets GitHub-sider hjælpe dig med at skabe komplet produktdokumentation problemfrit. Men bemærk, at det for det meste vil være offentligt og ikke privat. Derudover skal du have gode udviklingsevner for at holde dokumentationen kørende.
Den betalte plan starter ved $19/måned.
Hvad fix
Whatfix hjælper dig med at skabe en komplet digital gennemgang af dit produkt. Du kan give vejledning om, hvordan produktet fungerer på den mest interaktive måde med denne løsning. Du kan oprette komplet dokumentation, ofte stillede spørgsmål og mere med softwaren på plads.
Det tilbyder også en detaljeret analyseplatform. Det vil hjælpe dig med at måle, hvordan hver enkelt læser interagerer med hver artikel i depotet, og giver dig derfor mere mulighed for at forbedre dem for bedre resultater eller endda konverteringer.
Dropbox papir
Hvis du troede, at Dropbox er begrænset til lagerfaciliteter, vil vi sige, tro om igen. Deres dokumentationsværktøj, Dropbox Paper, er ret populært for at være et samredigeringsværktøj. Det lover at bringe både skabelse og koordinering sammen. Det er perfekt til at oprette repositories til både interne og eksterne formål.
Det interessante er dens evne til at rumme billeder, lydfiler, videoer og andre typer annoncemateriale i artiklerne. Det eneste, der gør det svært for mange mennesker at vælge dette værktøj, er dets begrænsede mappeevne. Det vil også være gratis for dem, der allerede har en Dropbox-konto. Men hvis du ønsker et separat abonnement, anbefales det at tage kontakt til deres team.
HjælpDocs
HelpDocs er også et af vores topvalg. Det er fordi, ligesom de andre på denne liste, tilbyder HelpDocs dig også muligheden for at oprette dokumentation, hoste dem under deres tjenester og endda overvåge ydeevnen af alle de artikler, du opretter.
Denne software tilbyder også træk-og-slip-funktionaliteten, der hjælper dig med at rangere artiklerne baseret på deres betydning eller rækkefølge i produktet. Det hjælper dig endda med at markere nogle få artikler separat i editoren for skribenter eller produktteams. Disse markører hjælper dem med at identificere artikler, der skal opdateres for bedre ydeevne og kundeoplevelse.
Planen for dette værktøj starter ved $46/per måned.
Er du klar til at vælge det bedste onlinedokumentationsværktøj?
Er du bekymret for, at kunderne ikke forstår dit produkt? Hvad med at skabe softwaredokumentation, der hjælper dem med at forstå dens formål, funktionalitet og funktioner?
Ved at bygge komplet softwaredokumentation kan du sikre, at kunderne finder alle svarene relateret til dit produkt ét sted. De kan også undgå at gå til supportteams og spare tid og energi. Opbygning af dokumentation fra bunden kan være en kedelig opgave og vil kræve flere ressourcer fra din side. I dette tilfælde ville det være fantastisk at bruge online dokumentationssoftware til at oprette hjælpedokumenter til kunder.
For at hjælpe dig i gang har vi listet de bedste muligheder for at kickstarte din rejse til at vælge det bedste online dokumentationsværktøj til din virksomhed. Vi håber, at dette hjælper!
Du kan også se på, hvordan du opretter smuk API-dokumentation.