Din kontrakt skal ikke underskrives manuelt for at være juridisk bindende – du kan digitalt underskrive et dokument og spare tid, penge og besvær ved at bruge Zoho Sign.
I dagens verden, hvor papirarbejdet efterhånden er ved at være forældet, giver det mening at skifte til digitale signaturer. Digitale signaturer er ikke kun hurtigere og mere bekvemme, men de er også miljøvenlige.
Selvom der er forskellige digitale signatursoftware på markedet, bør du vælge en pålidelig løsning som Zoho Sign, som er dygtig og overkommelig på samme tid.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en digital signatur?
En digital signatur er en teknik, der validerer ægtheden og integriteten af et digitalt dokument, software eller meddelelse. Den bruger kryptografi til at beskytte dokumentet mod manipulation og efterligning. Digitale signaturer anses for at være juridisk bindende i mange lande, herunder USA.
Hvorfor har du brug for en digital signatur?
Spar tid og penge
Manuel dokumentbehandling for signaturer omfatter udarbejdelse, udskrivning, scanning og afsendelse til andre parter. Det kan endda tage uger at få disse tilbage, efter de er underskrevet. Digital signatur sparer dig tid og penge ved at eliminere disse opgaver.
Effektiv og sikker
Digitale signaturer fungerer som et sikkert alternativ til traditionelle signaturer lavet på papir. Du behøver ikke at printe, scanne eller sende de fysiske dokumenter til de andre parter. Det mindsker også risikoen for forfalskning.
Tilgængelighed
For enhver form for fjerntliggende og globale dokumenter er den digitale signatur yderst praktisk. Det hjælper parterne med at underskrive dokumenter sikkert fra ethvert sted og forbedrer dermed virksomhedens effektivitet.
Bedre virksomhedsbillede
Brug af papir til dokumentsignaturer har også en miljøpåvirkning. Med digitale signaturer kan du reducere det og skabe et miljøvenligt indtryk i erhvervslivet.
Juridisk gyldighed
I mange lande er digitale signaturer juridisk gyldige, ligesom håndskrevne signaturer. Uanset om det er en kontrakt, aftale, elektronisk transaktion eller ethvert andet juridisk dokument, sikrer digitale signaturer dets ægthed og integritet for at gøre det anerkendt som juridisk bindende i retten.
Integritet
En digital signatur er også nyttig til at bevare integriteten af et digitalt dokument. Den bruger kryptografiske algoritmer til at generere en unik hashværdi. Hvis nogen ændrer dette dokument, vil der være en anden hashværdi, der fungerer som bevis på dokumentændring.
Workflow automatisering
Papirbaserede signaturer kræver koordinering og manuel sporing for at sikre, at dokumenterne er underskrevet nøjagtigt, og at datafortroligheden er beskyttet. Desuden er der chancer for forsinkelser, fejl og overtrædelser af politikker i manuelle signaturer.
At skifte til en digital signatur betyder at skifte til en standard og automatiseret arbejdsgang, der er konsistent og fejlfri.
Hvordan Zoho Sign kan hjælpe med digital signatur
Hvis du stadig er afhængig af den traditionelle pen- og papirmetode til at underskrive forretningsdokumenter, er det tid til at vælge Zoho Sign. Denne software letter sikker signering og styring af forretningsdokumenter fra enhver global placering med få klik.
Denne komplette digitale signatur-app hjælper dig med at eliminere den besværlige proces med at signere et dokument manuelt. Med dens hjælp kan du få juridisk gyldige og manipulationssikre dokumenter, som ikke kan ændres, når de er underskrevet. Derudover giver denne software dig mulighed for at bekræfte underskriverens identitet og underskrive dokumenter fra hvor som helst med maksimal lovlig overholdelse.
Lad os nu se på de bedste funktioner i Zoho Sign.
Nem at signere og sende
Zoho Sign implementerer en no-nonsense tilgang til at signere og sende dokumenter til digital signatur. Du kan nemt uploade dokumentet, tilføje modtagerne og placere formularfelter for dem, før du sender det. For at underskrive skal du åbne linket sendt via e-mail, indtaste bekræftelseskoden, hvis det kræves, og underskrive dokumentet.
Problemfri dokumenthåndtering
Håndtering af dokumenter på denne platform er også fri for besvær. Det lader dig kontrollere dokumentets status og foretage yderligere handlinger baseret på den. Desuden kan Zoho Sign bruges til komplette revisionsspor. Det giver dig en komplet historik over handlinger udført på et dokument og certificering af færdiggørelse for dokumenter uden afventende opgaver.
Genanvendelige dokumentskabeloner
Skabelonfunktionen i Zoho Sign sparer dig for at oprette nye aftaler fra bunden, hver gang du vil bruge dem. Som bruger af Professional- og Enterprise-planer kan du oprette skabeloner til salgsaftaler, ansættelseskontrakter og politikker for sociale medier, som du muligvis skal bruge ofte.
Efter at have oprettet skabelonerne til dine forretningsbehov, kan du se og redigere disse skabeloner til hver unik lejlighed, ændre ejerskab, oprette SignForm (kun tilgængelig for organisationsadministratorer) og slette skabelonerne. Disse skabeloner vil være på din konto, indtil du sletter dem manuelt.
Afsendelse af dokumenter i bulk
Zoho Sign giver dig mulighed for at sende et eller flere dokumenter til flere modtagere ad gangen ved hjælp af funktionen Bulk Send. Den er kun tilgængelig med Enterprise-planen, og den er praktisk, når HR-chefer har brug for at få den opdaterede politik underskrevet af amm-ansatte i en organisation.
Understøttelse af Open AI-integration
Hvis du har et betalt Zoho Sign-abonnement ved hjælp af amerikanske datacentre og en gyldig brugergenereret OpenAI API-nøgle, kan du bruge ChatGPT og OpenAI-integrationen gennem Zohos AI-assistent Zia. Ved at bruge denne integration bliver dine dokumentdata delt med Open AI og kan bruges til forskellige formål, herunder at få et dokumentresumé.
AES og QES
Brugere af alle betalte planer og amerikanske datacentre kan få AES-certifikater (Advanced Electronic Signature) til deres signaturer gennem Sydafrika-baserede TrustFactory. Brugere skal registrere sig hos TrustFactory og konfigurere denne integration for at få denne funktion.
Zoho Sign samarbejder også med Uanataca SA, som er en EU-baseret udbyder af identitetsverifikationstjenester. Med dens hjælp kan Enterprise-abonnementsbrugere underskrive dokumenter gennem QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign Mobile Apps
Hvis du altid er på farten, kan du installere Zoho Signs Android- eller iOS-apps på dine mobile enheder. Disse apps er lige så effektive til at signere, spore og sende dokumenter sammen med administration af skabeloner.
Zoho Sign API’er
Zoho Sign tilbyder også API’er til digital signaturintegration i enhver applikation. Uanset dit projektkrav, kan du nemt anvende kodeeksemplerne på dit foretrukne programmeringssprog.
De fleksible og skalerbare API’er kan implementeres på få minutter. Alle dokumenter, der er underskrevet ved hjælp af disse API’er, er 100 % tilladte i retten. Du får det højeste sikkerhedsniveau med industristandard OAuth 2.0-protokol.
Integration med topplatforme
Du bruger muligvis forretnings- og kommunikationsværktøjer til din organisation. Zoho Sign kan integreres med fremtrædende applikationer som Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents og Integromat.
Generer rapporter
Organisationsadministratorer kan få adgang til de detaljerede rapporter genereret af Zoho Sign for alle de dokumenter, der er underskrevet og sendt med din konto. Kategorifiltre er også tilgængelige for dokumenttype, dokumentstatus (fuldført, tilbagekaldt, afvist, udløbet), dokumentets gyldighed og aktivitetshistorik.
Det genererer rapporter for de sidste 30 dage som standard; du kan dog generere rapporter på uge- og månedsbasis. Du kan også downloade rapporterne til det lokale system i CSV-filformat.
Zoho skiltepriser
Enkeltbrugere kan vælge den gratis Zoho Sign-plan, der lader dig underskrive fem dokumenter om måneden. Hvis du har flere krav, kan du vælge mellem Standard-, Professional- og Enterprise-planer, der starter ved $10/bruger/måned.
Der er en 14-dages gratis prøveperiode tilgængelig på Zoho Sign, hvor du kan prøve alle funktionerne i Enterprise-planen. Den har endda en enkel og gennemsigtig pay-as-you-use digital signatur API-plan.
Afsluttende ord
Digital signatur tilbyder ikke kun bekvemmelighed for ekstern dokumentsignatur, men tilføjer også et ekstra sikkerhedslag mod manipulation. Det er en miljøvenlig proces, der ikke involverer papirarbejde og kan spores for revisionsspor.
Zoho Sign er en prisbillig digital signaturapplikation, der lader dig oprette dokumenter og sende dem til andre for hurtig underskrift. Små og store virksomheder og personlige brugere kan bruge denne software til juridisk dokumentation.
Virksomheder kan også vælge andre Zoho-applikationer som Zoho Assist og Zoho Payroll.