Hvad er værre end ikke at kunne få et møde med nogen? Får en mødeindkaldelse til et tidspunkt, hvor du ikke arbejder. Det kan vi ikke stoppe, men vi kan hjælpe dig med at sætte Outlook op, så folk som minimum kender din arbejdstid.
Når du opretter en mødeindkaldelse i Outlook, hjælper Møde > Planlægningsassistent dig med at finde et tidspunkt, hvor du og mødeindkaldelsesmodtagerne begge er ledige.
Når du åbner planlægningsassistenten, er de viste timer for hver dag dog ikke fra midnat til midnat. de er fra 8.00 til 17.00.
Dette er Outlooks standardarbejdsdag, som du kan ændre til de timer, du arbejder. Klik på Filer > Indstillinger > Kalender og se efter afsnittet “Arbejdstid”. Du kan ændre dine arbejdstider her.
Outlook viser disse timer til alle med adgang til din kalender, når de forsøger at booke et møde med dig.
Lad os sige, at du er en natteravn, der arbejder eksternt og kan indstille dine egne timer. Du skal være til rådighed om eftermiddagen, så der er lidt overlap med dine early-bird-kolleger, men du foretrækker en senere start, så du ændrer din arbejdstid til 12.00-20.00. Når du opretter en mødeindkaldelse og tilføjer en kollega, viser Outlook din arbejdstid fra kl. 12.00 til 20.00, og alle timer, de ikke arbejder i denne periode, vises som en lysegrå bjælke.
Når de forsøger at booke et møde med dig, vil alle timerne op til kl. 12 på samme måde vise sig som en lysegrå bjælke for dem.
Du kan også indstille dine arbejdsdage, så hvis du er på deltid eller arbejder i weekenden, kan du ændre dette i Filer > Indstillinger > Kalender > Arbejdsuge.
Du skal måske oplyse din kollega om, hvad den grå bjælke betyder – og opmuntre dem til at lægge deres egne arbejdsdage og timer ind – men når alle ved, hvad det betyder, vil folk i det mindste kun have sig selv at bebrejde, hvis de booker et møde med dig i en tid, du ikke arbejder.
