Outlook lader dig tilføje en udløbsdato til e-mails, du sender eller modtager. Når udløbsdatoen er passeret, vil e-mailen blive vist med anden formatering, og du kan bruge Outlooks indbyggede værktøjer til at administrere udløbne e-mails automatisk.
Udløbsdatoer gælder kun for e-mails, ikke kalenderbegivenheder eller opgaver, fordi disse elementer har deres egne datoer, du kan bruge til at administrere dem
Sådan indstilles en udløbsdato på en e-mail
For at tilføje en udløbsdato til en e-mail, du sender, skal du åbne vinduet Egenskaber for e-mailen. Åbn e-mailen, og klik derefter på Besked > Tags.
Dette åbner vinduet Egenskaber for e-mailen, som du også kan få adgang til ved at klikke på Indstillinger > Flere muligheder eller Filer > Egenskaber. Aktiver afkrydsningsfeltet “Udløber efter”, og vælg derefter en dato og et klokkeslæt.
Klik på Luk for at vende tilbage til din e-mail. Der vil ikke være nogen synlige tegn på, at der er tilføjet en udløbsdato, og du kan sende e-mailen som normalt.
For at tilføje en udløbsdato til en e-mail, du har modtaget, skal du åbne e-mailen og klikke på Besked > Tags (eller Fil > Egenskaber).
Dette åbner vinduet Egenskaber for e-mailen. Der er ikke så mange muligheder for en modtaget e-mail, som der er for en besked, du sender, men du kan stadig indstille en udløbsdato og -tidspunkt.
Hvad gør en udløbsdato?
Så du har tilføjet en udløbsdato til en e-mail. Det er fantastisk og det hele, men hvad er fordelen ved at gøre det?
Udløbsdatoer bruges på en række forskellige måder af Outlook for at hjælpe dig med at fokusere på det, der er vigtigt. E-mails, der er udløbet, er generelt ikke så vigtige som e-mails, der ikke er udløbet, så Outlook formaterer automatisk udløbne e-mails anderledes.
Hvis du har set på indstilling af betinget formatering i Outlook, har du muligvis bemærket formateringsreglen “Udløbne elementer”.
Denne regel formaterer enhver e-mail, der har passeret sin udløbsdato, med en grå skrifttype, og teksten streget igennem.
Dette fortæller dig, at e-mailen er udløbet, så du kan fokusere på vigtigere e-mails først. Hvis du har sendt en e-mail med en udløbsdato, vil denne formatering også blive anvendt i modtagerens Outlook, men andre e-mail-klienter som Thunderbird eller webapps som Gmail eller Yahoo! Mail, ignorerer datoen og gør intet med den.
Du kan også tilføje en kolonne til en mappe, der viser udløbsdatoen for enhver e-mail. Højreklik på en kolonneoverskrift i den mappe, som du vil tilføje kolonnen til, og klik derefter på “Feltvælger”.
Vælg “Dato Tidsfelter” fra rullemenuen, og vælg derefter indstillingen “Udløber”.
Træk og slip elementet “Udløber” i din mappe for at tilføje det til kolonnerne.
Når du åbner en udløbet e-mail, giver Outlook dig besked med en besked i overskriften.
Du kan stadig besvare eller videresende en udløbet e-mail, men hvis du forsøger at videresende den, viser Outlook dig først en advarsel.
Klik på “Ja” for at sende e-mailen eller “Nej” for at annullere.
Brug af udløbsdatoen til at administrere din e-mail
Nogle af Outlooks indbyggede værktøjer gør også brug af udløbsdatoer. Hvis du har konfigureret AutoArchiving i Outlook, har du måske bemærket en mulighed for at “Slet udløbne elementer (kun e-mail-mappe).”
Hvis dette er slået til, vil AutoArchive slette eller flytte (afhængigt af de andre indstillinger) alle e-mails, hvor datoen er passeret. Dette er en fantastisk måde at fjerne udløbne e-mails automatisk og stoppe dem med at rode i din postkasse.
Hvis du ikke ønsker at dine udløbne e-mails skal slettes eller flyttes, men du heller ikke ønsker at se dem i Outlook, så kan du indstille Outlooks synkroniseringsregler for at forhindre dem i at blive downloadet fra Exchange e-mail-serveren.
Når du bygger dit synkroniseringsfilter, skal du klikke på fanen “Avanceret” og derefter på knappen “Felt”.
Vælg Dato/Tid-felter > Udløber i menuen. Feltet er også tilgængeligt i “All Mail fields” og “All Post fields” mulighederne.
Indstil “Betingelse” til “på eller før” og “Værdi” til “i går”, og klik derefter på “Tilføj til liste.”
Dette vil filtrere alle udløbne opgaver, så hvis de udløb i går eller tidligere, bliver de ikke synkroniseret med Outlook og vises ikke i din postkasse. De vil stadig være tilgængelige i Outlook-webappen, hvis du vil se dem der.
Du kan ikke opsætte regler for automatisk at tilføje udløbsdatoer til indgående e-mails eller oprette et hurtigt trin, der anvender en udløbsdato ved et tryk på en knap, men du kan automatisk tilføje en udløbsdato til alle udgående e-mails. Klik på Filer > Indstillinger > Mail, rul ned til Send beskeder og slå “Marker e-mails som udløbet efter disse mange dage.”
Indtast det antal dage, hvorefter du vil have beskeder til at udløbe, og klik derefter på “OK”. Dette vil automatisk tilføje en udløbsdato til alle de e-mails, du sender.
Udløbsdatoer er en nyttig måde at administrere dine prioriteter og din postkasse ved at belyse beskeder, der ikke længere er relevante, og som giver dig mulighed for at bruge Outlook-værktøjer til at slette eller skjule beskeder, du ikke længere har brug for. Det er endnu et værktøj i kampen for at forhindre din postkasse i at komme ud af kontrol og et meget nyttigt værktøj til det.
