MS Outlook er en af de ældste desktop-e-mail-klienter på markedet. Det er også en af de mest kraftfulde klienter med funktioner som regler for at gøre det endnu bedre. Gennem årene har e-mail-klienten udviklet sig både med hensyn til funktioner og brugergrænseflade. Brugergrænsefladen i Outlook 2016 er meget forskellig fra brugergrænsefladen i Outlook 2010 eller Outlook 2007. Som med enhver ændring i brugergrænsefladen resulterede dette også i, at nogle kontroller og knapper flyttede rundt. Ældre versioner af Outlook havde en mulighed, der lod dig stoppe med at gemme sendte e-mails. I Outlook 2016 blev denne mulighed flyttet, så du ikke kan finde den på båndet. Sådan kan du stoppe med at gemme sendte e-mails i Outlook 2016.
Åbn Outlook og gå til Filer> Indstillinger. I vinduet Outlook-indstillinger skal du vælge fanen ‘Mail’. Denne fane har en lang liste over indstillinger, som du kan ændre. Rul ned og se efter gruppen ‘Gem beskeder’ med indstillinger.
Der er tre muligheder, der styrer lagring af sendte elementer. Den første mulighed er ‘Gem automatisk elementer, der ikke er blevet sendt efter så mange minutter’. Denne mulighed er til meddelelser, der ikke kan sendes eller tager meget lang tid at sende. I begge tilfælde er det en god idé at få beskeden gemt automatisk. Du kan ændre forsinkelsesperioden, så Outlook venter længere på, at en besked sendes, før du gemmer den.
Den anden mulighed er indstillingen ‘Gem videresendte meddelelser’. Du kan fjerne markeringen af dette og stoppe med at gemme videresendte e-mails. En kopi af den originale besked forbliver i din indbakke. Hvis du gemmer den som en sendt besked, når du videresender den, gemmer du den to gange. Den eneste grund til at gemme en videresendt besked er at sikre, at du har et veldokumenteret spor/korrespondancebevis.
Den tredje mulighed er ‘Gem kopier af beskeder i mappen Sendte elementer’. Fjern markeringen i denne indstilling for at stoppe med at gemme sendte e-mails i Outlook. Dette vil ikke påvirke videresendte meddelelser.
Denne nye mulighed er ubelejlig. Ældre versioner af Outlook giver dig mulighed for at vælge pr. e-mail, om du vil gemme en sendt e-mail eller ej. Indstillingen tog et par klik for at få adgang, men den var der. Denne nye mulighed vil stoppe med at gemme sendte e-mails i Outlook vilkårligt. På intet tidspunkt kan en bruger gribe ind.
Hvis du vil gemme en sendt besked, skal du aktivere denne mulighed. Ulempen er, at du skal gemme alle beskeder, også dem der ikke er værd at gemme. Det eneste gode er, at du i det mindste kan stoppe med at gemme videresendte beskeder.