På trods af fremkomsten af værktøjer som Slack, forsvinder e-mail ikke, og det kan nogle gange føles overvældende. En måde at få din e-mail under kontrol er at få Outlook til automatisk at sortere indgående meddelelser til bestemte mapper.
For at gøre dette skal vi bruge Outlook-regler. Disse fungerer automatisk, når du sender eller modtager e-mail og udfører opgaver, du har valgt på forhånd.
Der er to måder, du kan oprette en regel for at gøre dette. Den første metode er nemmere og fungerer bedst med en enkelt e-mailadresse, du vil flytte automatisk. Dette er ideelt til e-mails, der altid kommer fra en enkelt adresse, såsom et billet- eller advarselssystem.
Den anden metode er lidt mere involveret, men stadig ret enkel. Det fungerer bedst for et helt domæne – såsom alle e-mails fra folk i samme virksomhed – eller hvis du vil opsætte en masse regler efter hinanden.
Oprettelse af simple regler
For at oprette en regel på den enkle måde skal du åbne din Outlook-indbakke, højreklikke på en e-mail, du vil sortere automatisk, og derefter klikke på Regler > Opret regel.
Vinduet Opret regel åbnes. Klik på afkrydsningsfeltet ud for navnet på personen. Dette fortæller Outlook om at anvende reglen på alle e-mails fra denne adresse. Klik derefter på afkrydsningsfeltet “Flyt elementet til mappe:”.
I det vindue, der åbnes, skal du vælge den mappe, du vil flytte e-mails til (eller klik på “Ny” for at oprette en ny mappe), og klik derefter på “OK”.
Din regel er nu klar til at gå, så klik på “OK”.
En bekræftelsesdialog vises. Klik på afkrydsningsfeltet “Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er i den aktuelle mappe”, og klik derefter på “OK”.
Fra nu af vil alle e-mails fra den adresse gå til den mappe, du har valgt.
Oprettelse af mere komplicerede regler
For at indstille en regel fra bunden skal du klikke på Hjem > Regler > Administrer regler og advarsler.
Vinduet “Regler og advarsler” åbnes. Klik på “Ny regel”.
Dette åbner vinduet “Regelguiden”. I sektionen “Start fra en tom regel”, klik på “Anvend regel på meddelelser, jeg modtager”, og klik derefter på “Næste”.
Her vælger du de betingelser, en e-mail skal opfylde for at anvende reglen. Vi vil indstille betingelserne til at gælde for hver e-mail, der kommer fra @wdzwdz.com domænet.
Marker afkrydsningsfeltet “Med specifikke ord i afsenderens adresse”, og klik derefter på “Specifikke ord” i tekstfeltet nederst.
I det vindue, der åbnes, skal du skrive det domæne, som du ønsker, at reglen skal gælde for. Hvis e-mails kommer fra personer med adresser, der ender med “@acmeanvils.com”, skal du skrive det og derefter klikke på “Tilføj”.
Du kan skrive mere end ét element her, så hvis du har et par vigtige kunder, kan du tilføje dem alle her. Når du er færdig, skal du klikke på “OK”.
Regelguiden viser dine valgte e-mail-domæner. Du kan klikke på vilkårene for at redigere dem, hvis de ændres. Når alt er indstillet, skal du klikke på “Næste”.
Vi vil vælge denne mappe på næste side i guiden for at flytte disse e-mails til. Marker afkrydsningsfeltet “Flyt det til den specificerede mappe”, og klik derefter på “Specificeret” i tekstfeltet nederst.
I vinduet, der åbnes, skal du vælge den mappe, du vil flytte e-mails til (eller klik på “Ny” for at oprette en), og klik derefter på “OK”.
Regelguiden viser den mappe, du har valgt. Hvis det ikke er den rigtige mappe, skal du klikke på den for at ændre den og derefter klikke på “Næste”.
Nu kan du angive eventuelle undtagelser; klik på “Næste”, hvis du ikke vil tilføje nogen.
Indtast et navn for reglen, marker afkrydsningsfeltet “Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er i ‘Indbakke'”, og klik derefter på “Udfør”.
Din regel er nu færdig og vises i vinduet “Regler og advarsler”. Klik på “Anvend” for at fuldføre processen.
Din regel er nu live. Alle e-mails, der opfylder de betingelser, du har valgt, vil gå til den valgte mappe. Alle regler, du opretter i Outlook-klienten, spejles også i Outlook-webappen.