Sådan skifter og tilpasser du samtalevisning i Outlook

Tilbage i Outlook 2010 introducerede Microsoft Conversation View, som fungerer noget som Gmails samtaletråd. Den er slået til som standard i nyere versioner af Outlook, men ikke hvis du opgraderede fra en ældre version, hvor den var slået fra. Så hvis du ikke vidste, at den var der, er det måske på tide at tage et kig.

Hvad er samtalevisningen?

Selvom Microsoft talte meget om Conversation View, da de introducerede det, var de fleste uden for virksomhedens it-afdelinger og læsere af højkvalitets tech-websteder sandsynligvis ikke klar over det. Når alt kommer til alt, hvornår har du sidst ledt efter og læst artiklen “nye funktioner” på en app, du bruger?

Det er ærgerligt, for Conversation View er en praktisk funktion, som mange mennesker ville have efter at have set samtaletråde i Googles nye Gmail, som debuterede i 2004/5. Sådan var efterspørgslen, der pludselig alle sammen var taler om hvordan man bruger kolonnen “Samtale” til at gruppere e-mails i Outlook 2003, selvom dette kun hentede e-mails i samme mappe. Så nogle kom sammen løsninger blev skabt ved hjælp af dynamiske søgemapper, men det hele var lidt groft sammenlignet med den AJAX-drevne brugervenlighed i Gmail.

Microsoft kom på sagen og tilføjede en ordentlig samtalevisning – en der trækker e-mails fra alle mapper – da de udrullede Outlook 2010. Dette kan virke lidt sent, da deres tidligere version udkom 3 år tidligere (Outlook 2007), men man kan kun antage, at det tog produktcheferne hos Microsoft et stykke tid at indse, hvor populær Gmails trådede samtalevisning var, hvorefter det var for sent at tilføje det til 2007. Uanset hvad, Outlook 2010 fik det, og det var en anstændig indsats, der har fungeret godt i alle gentagelser siden.

Siden Outlook 2013 har det været slået til som standard, men i mange virksomheder er det stadig slået fra som standard af IT-afdelingen. Desuden, hvis du har slået det fra i din gamle version af Outlook, forbliver det slukket, når du opgraderer til en ny version. En af vores nørder slog det fra for fem år siden i Outlook 2013, og det er stadig slukket nu, hvor de er på Outlook 2019. Det er også slået til som standard i Outlook-webappen, så det er mere velbrugt der, men for mange mennesker, Outlook-klienten er deres vigtigste e-mail-app.

Lad os tage et kig på, hvordan du aktiverer samtalevisning igen, og hvilke tilpasningsmuligheder du har. Bedre sent end aldrig!

Sådan slår du samtalevisningen til og fra

Du kan tænde og slukke for samtalevisningen via en simpel skift, så hvis du prøver det og ikke kan lide det, er det nemt at slå det fra igen. Slå det til ved at slå indstillingen Vis > Vis som samtaler til.

Outlook viser en bekræftelsesmeddelelse, der giver dig mulighed for at slå visningen til i hver mappe (“Alle postkasser”) eller bare den aktuelle mappe (“Denne mappe”).

Prøv at slå “Denne mappe”, som giver dig en chance for at se, om du kan lide den, før du tænder den overalt. For at slå samtalevisning helt fra skal du slå indstillingen Vis > Vis som samtaler fra igen.

Hvad gør samtalevisning?

Samtalevisning arrangerer dine beskeder i en tråd i kronologisk rækkefølge, med den nyeste besked øverst. Disse er oprindeligt skjult under den øverste besked, med en trekant til venstre for at angive, at der er en tråd nedenfor.

Ved at klikke på trekanten udvides tråden og e-mails vises.

Den allerøverste besked er samtalehovedet, og det er ikke en besked. Den indeholder i stedet navnet på den person, der startede samtalen, og emnet. Hvis du klikker på den, vil du ikke se noget i læseruden.

Hvis du klikker på en af ​​meddelelserne under overskriften, viser Outlook dem i læseruden som normalt. Nye beskeder tilføjes automatisk til toppen af ​​samtalen under overskriften og vises med fed kursiv for at angive, at de ikke er blevet læst endnu.

En samtale med en ny besked sendes automatisk til toppen af ​​mappen, så de seneste samtaler altid er øverst.

Dette demonstrerer også en af ​​de stærkeste egenskaber ved samtalevisningen, nemlig at den opfanger e-mail fra hvor som helst i Outlook og viser den et enkelt sted, med navnet på den mappe, der indeholder e-mailen fremtrædende vist. I denne samtale er der mails i den aktuelle mappe, indbakken og også mappen Sendte elementer. Hvis vi skulle anvende samtalevisningen på indbakken, ville vi se nøjagtig den samme samtale.

Hvordan tilpasser du samtalevisningen

Under indstillingen Vis > Vis som samtaler er der indstillingen Samtaleindstillinger. Klik på dette for at vise samtalemulighederne.

Mulighederne er:

Vis beskeder fra andre mapper: Viser beskeder i samtalen, uanset hvilken mappe de er i. Hvis dette er slået fra, vil du kun se de samtalebeskeder, der er i den mappe, du ser i øjeblikket.
Vis afsendere over emnet: Viser afsendernavnet øverst i samtalen i stedet for emnet i kompakt tilstand (standardvisningen for mapper i Outlook). Skærmbillederne nedenfor viser, hvornår indstillingen er henholdsvis til og fra.

Udvid altid valgt samtale: Viser den aktuelt valgte samtale i udvidet tilstand hele tiden, selvom du forlader mappen og vender tilbage til den. Hvis du ønsker, at en specifik samtale altid skal vises i udvidet tilstand i hver mappe, der indeholder en af ​​e-mails i samtalen, skal du aktivere denne mulighed i hver eneste af mapperne.
Brug klassisk indrykket visning: Viser meddelelserne i en skrånende indrykning, hvor jo ældre meddelelsen er, desto større er indrykket. Dette er en mappeindstilling, der gælder for hver samtale i mappen.

Der er endnu en tilpasningsindstilling, som du kan finde i Filer > Indstillinger. Vælg kategorien “Mail” til venstre, og rul derefter ned til afsnittet “Andet” for at finde indstillingen “Udvid ikke samtaler automatisk, når du bruger tastaturet til at ændre beskeder”.

Som standard er denne indstilling slået fra, så når du bruger pil op og pil ned på dit tastatur til at navigere gennem en mappe, udvides samtaler automatisk, når du vælger dem. Hvis du slår denne indstilling til, forbliver samtaler sammentrukket, når de vælges ved hjælp af tastaturet, og du kan bruge VENSTRE og HØJRE piletasterne til manuelt at udvide og trække dem sammen. Dette er især nyttigt, hvis du er den slags person, der foretrækker at bruge tastaturet, når det er muligt.

Det er Conversation View, Microsofts forsøg på at tråde samtaler. Vi synes, det er ret godt, med tilpasninger nok til at appellere til forskellige brugere, men ikke så meget, at det er svært at bruge. Og hvis det ikke passer dig, kan du slå det fra igen ved at slå indstillingen Vis > Vis som samtaler fra igen.