Outlook lader dig anvende en standardsignatur på nye beskeder, svar og videresendelser – du kan endda have forskellige standardsignaturer for nye beskeder og svar/videresendelser. Du kan også oprette yderligere signaturer, som du kan anvende på enhver besked i farten. Sådan fungerer de.
En mailsignatur er en nyttig måde at inkludere oplysninger om, hvem du er, hvad du laver, og hvordan du kontakter dig. I mange virksomheder er det et krav, og din signatur er muligvis blevet oprettet for dig, før du tiltrådte.
Outlook giver dog ikke en standardsignatur ud af kassen, så hvis din virksomhed ikke har oprettet en til dig, eller du har installeret Outlook på din hjemmemaskine, skal du oprette en selv. For at gøre dette skal du klikke over til Filer > Indstillinger > Mail og derefter trykke på knappen “Signaturer”.
Dette åbner vinduet Signaturer og brevpapir, hvor du kan tilføje, redigere og slette signaturer. For at tilføje en ny signatur, klik på “Ny”.
Giv din nye signatur et navn, og klik derefter på “OK”.
Din nye signatur vil blive vist på listen over signaturer, og du kan tilføje indholdet af signaturen i området “Rediger signatur”.
Der er et komplet udvalg af formateringsværktøjer til rådighed, herunder muligheden for at indsætte billeder, hyperlinks og visitkort fra dine kontakter.
Du kan bruge disse formateringsværktøjer til at tilføje alle mulige slags informationer, men for en formel signatur bør du sandsynligvis inkludere mindst følgende:
Dit fulde navn
Dit telefonnummer (fastnettelefon OG mobil)
Din email adresse
Din virksomheds hjemmeside
Hvis du opretter en signatur til dig selv, så er det op til dig, hvad du lægger i den. Hvis du opretter en signatur til en virksomheds-e-mailadresse, er det nok værd at tjekke for at se, om der er noget specifikt, du forventes at inkludere.
Når du har fået din signatur sat op, som du ønsker, er det tid til at gøre den til standard. Vælg først den rigtige postkasse (hvis du har indstillet Outlook til at få adgang til mere end én postkasse), vælg derefter en signatur for “Nye beskeder” og en signatur for “Svar/videresendelser”.
Du behøver heller ikke have en standardsignatur. Hvis du hellere vil starte uden signatur, skal du vælge “(ingen)” på en af rullemenuerne.
Du kan oprette lige så mange signaturer, du vil, inden for rimelighedens grænser – vi har skabt 15 forskellige signaturer uden problemer. Der er anekdotiske beviser for, at det maksimale antal signaturer, du kan bruge, er 128, men vi kan ikke finde bekræftelse af dette, og det er usandsynligt, at de fleste mennesker nogensinde vil støde på dette problem.
Når du opretter en ny besked eller besvarer/viderestiller en eksisterende besked, anvender Outlook den standardsignatur, du har valgt. Men du kan vælge en anden ved at klikke på Besked > Signatur og derefter vælge den, du ønsker.
Hvis du vælger en ny signatur, erstattes standardsignaturen. Hvis du valgte “(ingen)” som standard, tilføjer Outlook signaturen til bunden af e-mail-sektionen.