Sådan opretter og bruger du Gantt-diagrammer i Notion

Uanset om du arbejder på egen hånd eller som en del af et større team, er Gantt-diagrammer en fremragende måde at styre komplekse projekter på. Mange projektstyringsværktøjer giver mulighed for at bruge Gantt-diagrammer, og Notion er en af ​​dem.

At vide, hvordan man bruger Gantt-diagrammer i Notion kan føles skræmmende, hvis du aldrig har gjort det før. Men du er på det rigtige sted, hvis du leder efter en tutorial, da det er det, vi viser dig i dag.

Hvad er et Gantt-diagram?

Før vi begynder at se på, hvordan man bruger et Gantt-diagram, er det værd at forstå, hvad disse er. Gantt-diagrammer er rammer, som du kan bruge til at måle fremdriften i store projekter. Selvom du ofte vil se dem brugt i større organisationer, kan du også bruge Gantt-diagrammer, hvis du er freelancer eller studerende. De er også fremragende til teams, der opererer eksternt.

Gantt-diagrammer indeholder typisk en oversigt over hver opgave i projektet, såsom redesign af et websted eller lancering af en marketingkampagne. Du kan derefter se tidsskalaen for forventede færdiggørelsesdatoer sammen med fremskridtsprocenter. Som med mange andre projektledelsesmetoder kan du også uddelegere opgaver til andre.

Hvis du er en del af et eksternt team, kan du tjekke disse topprojektstyringsværktøjer til fjernsamarbejde.

Sådan opretter og bruger du et Gantt-diagram i Notion

Selvom du kan oprette et Gantt-diagram i Notion fra bunden, er det meget nemmere at bruge en foruddesignet skabelon – især hvis du er nybegynder. Notion har en gratis Gantt-diagramskabelon, som du kan downloade og bruge inden for dit foretrukne arbejdsområde, og det er det, vi skal bruge til denne tutorial.

Sådan får du skabelonen:

Gå til Gnatt skabelonside i Notion og vælg Start med denne skabelon.

Vælg det arbejdsområde, hvor du vil duplikere din skabelon.

Vent på, at Notion duplikerer skabelonen, og begynd at tilpasse, som du vil.

Nu hvor du har fået skabelonen, lad os gå videre til at tilpasse og bruge dit Gantt-diagram i Notion.

1. Indtastning af projektnavne

Før du begynder med de mere komplekse tilpasningsaspekter, bør du starte med at indtaste dine projektnavne. Det er meget enkelt at gøre det:

Gå til fanen Projekt.

Hold markøren over det projekt, du vil ændre, og vælg Åbn.

Indtast det nye navn på dit projekt i den øverste tekstboks.

Alternativt kan du klikke på det navn, du vil ændre i tabellen, og tilpasse efter behov på den måde. Gentag begge processer, indtil du har ændret alle projektnavnene, så de passer til dine egne krav.

2. Tilpasning af hvert projekts specifikationer

Når du har ændret navnet på hvert projekt i dit Notion Gantt-diagram, er du klar til at begynde at tilpasse flere af detaljerne. Du kan ændre hver af følgende:

• Tilføjelse af underopgaver i hvert vindue.
• Opdatering af din status og fremskridt.
• Tidslinje

For at gøre processen nemmere for dig at følge med, opdeler vi disse i forskellige sektioner nedenfor.

Tilføjelse af underopgaver i hvert vindue

Tilføjelse af underopgaver er måske det bedste sted at begynde, når du har ændret dine projektnavne. Sådan gør du det:

Åbn den opgave, du vil tilpasse. Du kan gøre dette ved enten at gå til projektsektionen eller klikke på fanen i tidsskalavisningen.

Du bemærker muligvis et forudindstillet antal opgaver, der allerede er opført i Notion. Klik på hver af disse for at tilpasse navn, opgavehåndtering og status. Du kan også tilføje kommentarer, hvis det er nødvendigt.

For at tilføje nye opgaver fra bunden skal du klikke på + knappen. Vælg derefter enten en side, der skal linkes, eller opret en ny ved at skrive “opret” i søgefeltet og trykke på “Ny oprettelse i opgaver”.

For at fjerne opgaver skal du vælge ikonet – efter at have holdt markøren over den specifikke opgave.

Når du har tilføjet nye opgaver, kan du tilpasse alt på samme måde, som du ville gøre med de forudindstillede versioner.

Opdatering af status for din opgave

Hvis du vil opdatere opgaver i din Notion Gantt-skabelon, skal du åbne kortet, der er relateret til dit projekt eller underopgave. Her finder du et afsnit kaldet Status; Udvid rullemenuen og vælg din aktuelle projektstatus.

Du vil sandsynligvis bemærke procentdelen på fanen Fremskridt. Du kan opdatere dette ved at udføre delopgaver i dit projekt.

Hvis du er ny til Notion, kan du overveje at tjekke denne vejledning om nyttige ting, du kan gøre i Notion.

Tidslinje

Hvis du har brug for at ændre tidsskalaen for hver opgave, kan du bruge sektionen Tidsskala. Vælg dine nye start- og slutdatoer, når kalenderen vises.

Du kan også flytte dit projekt på Gantt-diagrammets tidslinje ved at trække og slippe den eller de nødvendige opgaver.

3. Ændring af visningen

Hvis du vil ændre visningen i dit Gantt-diagram, har du et par muligheder. På højre side vil du se en rullemenu med en specificeret tidsskala; det kunne være måned, år, kvartal eller noget i den retning.

Vælg dit foretrukne tidsrum fra menuen. Du kan også bruge fanen I dag til at springe til din aktuelle dag.

En anden mulighed er at ændre din opgavevisning efter prioritet. For at gøre dette skal du vælge Efter prioritet i venstre side af skærmen. Alternativt kan du vælge Alle projekter for at få et komplet overblik over alt.

Bemærk, at du kan tilpasse alle disse navne, hvis du vil. Du vil måske også tjekke denne hurtigstartguide til Notions projekt- og opgaveskabeloner, hvis du lige er i gang.

4. Visning og uddelegering af opgaver

Hvis du bruger et Gantt-diagram til soloprojekter, behøver du ikke denne sektion. Men hvis du har designet dit Notion Gantt-diagram til at fungere som en del af et større team, er det vigtigt, at du ved, hvordan du uddelegerer opgaver.

Rul ned til Opgaver.

Klik på fanen Tildelt.

Indtast navnet på den person, du vil delegere opgaven til.

Alternativt kan du følge disse instruktioner:

Åbn en opgave.

Gå til underopgaven.

Vælg den person, du vil delegere din opgave til, i sektionen Tildelt.

Hvis du senere beslutter dig for, at Gantt-diagrammer ikke er den mest optimale måde at styre dine projekter på, skal du ikke bekymre dig. Der findes flere projektstyringsalternativer til Gantt-diagrammer.

Opret effektive Gantt-diagrammer i Notion

Selvom Gantt-diagrammer kan se forvirrende ud ved første øjekast, er de også en effektiv måde at styre dine projekter på. At vide, hvordan man bruger Gantt-diagrammer i Notion er et nyttigt udgangspunkt, og du vil måske opleve, at dit team er mere produktivt som et resultat.

Selvom du kun bruger disse diagrammer til individuelle projekter, vil du måske også finde det nemmere at holde styr på dine store opgaver. Du kan bruge Gantt-diagrammer til flere projekttyper, og de er især praktiske til langsigtede.