Microsoft har haft travlt med at tilføje nye værktøjer til Office i løbet af de sidste par år, og Forms er en, du vil finde nyttig, hvis du vil oprette en undersøgelse, afstemning, quiz eller spørgeskema. Lad os tage et kig på, hvordan det virker.
Forms er et værktøj, der kun er online, og som er gratis at bruge, selvom du skal logge ind med en gratis Microsoft-konto. Du kan eksportere alle svarene til formularen til Excel (også gratis at bruge online) til visning, filtrering og rapportering. Hvis du aldrig har brugt det, skal du åbne op webstedet Forms og klik enten på den store grønne “Kom godt i gang”-knap i midten af skærmen eller “Log ind”-linket øverst til højre. Log ind på din Microsoft-konto, eller opret en ny konto til dig selv.
Når du har gjort det, vil du se en splash-skærm, hvis du ikke har oprettet en formular før, som du kan gå videre og lukke.
Sådan opretter du en formular
Forms er ret intuitivt at bruge, men der er nogle klokker og fløjter gemt væk, hvis du ved, hvor du skal lede. Vi vil holde det enkelt ved at oprette et grundlæggende spørgeskema, så klik på “Ny formular” for at starte.
Dette åbner en tom formular. Klik på “Unavngivet formular” og indtast et navn til dit spørgeskema.
Når du har indtastet en titel, har du mulighed for at tilføje et billede og en beskrivelse. Indtil videre går vi direkte ind i spørgsmålene, så klik på “Tilføj spørgsmål” for at komme i gang.
Når du tilføjer et spørgsmål, kan du vælge spørgsmålstypen: multiple choice, noget tekst, en vurdering eller en dato/tid. Hvis du klikker på de tre prikker i slutningen, får du også mulighed for at tilføje en rangering, en Likert-skala eller et Net Promoter Score-spørgsmål.
Vi går med et multiple choice-spørgsmål. Klik på “Choice” for at åbne et nyt multiple choice-spørgsmål.
Tilføj spørgsmålet, og tilføj derefter de muligheder, du vil have folk til at vælge imellem. Vi har holdt fast i de to standardvalg, men vi stillede spørgsmålet påkrævet, så folk er nødt til at vælge. Der er ingen “Gem”-mulighed i Forms, da dine data gemmes automatisk, mens du går. Hvis du ønsker, at folk skal kunne vælge mere end ét af de svar, du angiver, kan du vælge “Flere svar”.
Når du er færdig, kan du klikke væk fra spørgsmålet for at se, hvordan det vil se ud for folk, der udfylder det. (Bemærk den røde stjerne, hvilket betyder, at alle, der udfylder formularen, skal besvare dette spørgsmål).
Klik på “Tilføj spørgsmål” for at tilføje endnu et spørgsmål, og fortsæt, indtil du har tilføjet alle de spørgsmål, du ønsker. Klik på “Preview” i menuen øverst til højre for at se hele spørgeskemaet, som dine brugere ville se det, og prøv at indtaste svar for at se, om det fungerer som forventet.
Hvis du vil ændre temaet for spørgeskemaet, skal du klikke på “Tema” og vælge enten et ensfarvet billede eller et baggrundsbillede. Hvis du vil bruge et brugerdefineret billede til baggrunden, er der en “upload billede”-knap nederst til højre.
Før du deler din formular med andre, er der nogle yderligere indstillinger, du kan få adgang til ved at klikke på de tre prikker øverst til højre på siden og derefter klikke på “Indstillinger” i menuen.
Den eneste indstillingsmulighed, der er aktiveret som standard, er “Accepter svar.” Det betyder, at når du deler spørgeskemaet med folk, vil de være i stand til at udfylde det.
De andre indstillinger giver dig mulighed for at vælge en start- og slutdato for, hvornår folk må udfylde formularen, om du vil blande rækkefølgen af spørgsmålene tilfældigt for hver person, der åbner den, om du får en e-mail-meddelelse, når nogen udfylder spørgeskemaet. , og muligheden for at tilpasse den standard takkebesked, som folk ser, når de har afsluttet spørgeskemaet. Skift disse indstillinger, som det passer dig, og du er klar til at dele dit spørgeskema.
Klik på “Del” øverst til højre på siden. Dette giver dig fire muligheder for at dele spørgeskemaet med folk:
Et link, du kan kopiere (standardindstillingen)
En QR-kode, du kan downloade som en .png-fil
Et HTML-tag, du kan indlejre på en webside
En e-mail, der indeholder linket
Hvis du arbejder på et kontor, der bruger Office 365, har du muligvis yderligere muligheder, der giver dig mulighed for at dele spørgeskemaet med kun personer i din organisation. Vælg den mulighed, du ønsker, og del dit spørgeskema med andre!
Sådan får du vist svar på din formular
Når folk begynder at udfylde dit spørgeskema, vil du gerne se på svarene. Vi antager, at du er gået ud og gjort andre ting i et stykke tid, så log ind på Forms igen, og du vil se dit spørgeskema på forsiden.
Klik på den og derefter på fanen “Svar”.
Du kan se de enkelte svar ved at klikke på “Se resultater”, eller du kan eksportere alle svarene til Excel.
Hvis du vil se en oversigt eller slette eksisterende svar, skal du klikke på de tre prikker og vælge fra menuen.
Det er det grundlæggende i at oprette dit spørgeskema i Microsoft Forms. Der er ekstra funktionalitet til at lave en quiz og forgrening (vise forskellige spørgsmål baseret på besvarerens svar), hvis du vil udforske mere, men for de fleste mennesker vil denne introduktion dække det, du har brug for.