MS Word har længe haft en virkelig nyttig funktion, der giver brugerne mulighed for at administrere store dokumenter og deres undersektioner, som de samarbejder om, ved at adskille sektioner i forskellige filer. Underafsnittene eller underdokumenterne, som de kaldes, gør det nemt at opdatere og eksportere dele af et stort dokument. Funktionen er ikke kun fantastisk til store dokumenter, men også til mindre dokumenter, der har mange tilsyneladende uafhængige sektioner. Du kan til enhver tid lave et masterdokument i MS Word 2016, dvs. det er ikke noget, der skal indstilles, når du først opretter et dokument. Du vil identificere et dokument som hoveddokumentet og derefter fortsætte med at identificere underdokumenterne i det. Underdokumenter kan opdeles eller flettes med andre underdokumenter, og vi vil tage et kig på, hvordan man gør det. Du kan også tilføje et andet dokument som et underdokument til et eksisterende hoveddokument, og vi vil også komme ind på det. Her er en gennemgang til at lave et hoveddokument og tilføje underdokumenter til det i MS Word 2016.
For at oprette et masterdokument skal du åbne en ny eller eksisterende MS Word-fil. Gå til fanen Vis, og klik på Outline. Hvis du arbejder med et eksisterende dokument, vil al tekst- og overskriftstypografi, du har anvendt på dit dokument, blive vist i dispositionsvisningen. Overskrifter identificerer sektioner af dokumentet, der kan omdannes til underdokumenter. Hvis du har en sektion, som du vil omdanne til et underdokument, skal du gå til fanen Hjem, give den et navn og anvende en overskriftsstil på den. Du kan tilføje nye overskrifter, når som helst du vil.
I dispositionsvisning vil du have en værktøjskasse kaldet ‘Hoveddokument’. Når du er i dispositionsvisningen, skal du gå til Master Document-værktøjskassen og klikke på ‘Vis dokument’.
Værktøjskassen vil udvide og afsløre flere knapper. Dit dokument er nu et hoveddokument, og du kan begynde at tilføje underdokumenter. Alle overskrifter og tekst vil blive vist her. Vælg en overskrift ved at klikke på minusknappen (udvidet overskrift) eller plusknappen (skjult overskrift) ved siden af den. Med overskriften valgt, klik på knappen ‘Opret’.
Overskriften og alt under den vil nu blive behandlet som et underdokument, og der vises en oversigt omkring det for at markere netop det. Du kan alternativt bruge ‘indsæt’-knappen til at tilføje en anden Word-fil som et underdokument til dit hoveddokument. Gå videre og opret mindst to underdokumenter.
For at opdele et underdokument skal du markere det og klikke på knappen ‘Opdel’ i værktøjskassen til hoveddokumentet. Opdeling af et dokument vil eksportere den del af dokumentet som en separat Word-fil og gemme den i samme mappe/placering som selve masterdokumentet. Det vil blive opkaldt efter den overskrift, det blev givet i masterdokumentet.
For at flette to underdokumenter skal du markere dem (hold Shift-tasten nede for at vælge flere dokumenter) og klikke på knappen Flet.
Det er alt, der skal til. Du kan vende tilbage til visningen Udskriftslayout og genoptage skrivningen. Vend tilbage til dispositionsvisningen, når du har brug for at tilføje et andet underdokument eller eksportere et. Denne funktion er tilgængelig i både MS Word 2007 og 2010.