Uanset om du er freelancer, der arbejder for flere virksomheder, eller en virksomhed, der planlægger at udvide en kreditgrænse til sine kunder, har du brug for en faktura. Det er ikke svært at oprette en tilpasset faktura i Excel. Du vil være klar til at indsende din faktura og modtage betalinger på ingen tid.
Brug af en fakturaskabelon
At lave en simpel faktura i Excel er relativt ligetil. Opret et par tabeller, sæt et par regler, tilføj en smule information, og du er godt i gang. Alternativt er der mange hjemmesider derude, der tilbyder gratis fakturaskabeloner oprettet af egentlige revisorer. Du kan bruge disse i stedet, eller endda downloade en til at bruge som inspiration, når du laver din egen.
Excel har også sit eget bibliotek med fakturaskabeloner, du kan bruge. For at få adgang til disse skabeloner skal du åbne Excel og klikke på fanen “Filer”.
Vælg her “Ny” og skriv “Faktura” i søgefeltet.
Tryk på Enter og en samling af fakturaskabeloner vises.
Gennemse de tilgængelige skabeloner for at finde en, du kan lide.
Oprettelse af en simpel faktura i Excel fra bunden
For at lave en simpel faktura i Excel skal vi først forstå, hvilke oplysninger der kræves. For at gøre det enkelt, opretter vi en faktura, der kun bruger de oplysninger, der er nødvendige for at modtage betaling. Her er hvad vi har brug for:
Sælgeroplysninger
Navn
Adresse
Telefonnummer
Køberinformation
firmanavn
Adresse
Dato for faktura
Faktura nummer
Varebeskrivelse (af service eller solgt produkt)
Varepris (på individuelt produkt eller service)
Samlede beløb
Betalingsmetode
Lad os komme igang.
Åbn først et tomt Excel-ark. Den første ting, vi vil gøre, er at slippe af med gitterlinjerne, hvilket giver os et rent Excel-ark at arbejde i. For at gøre det skal du gå over til fanen “Vis” og fjerne markeringen af ”Gitterlinjer” i “Vis” ” afsnit.
Lad os nu ændre størrelsen på nogle af kolonnerne og rækkerne. Dette vil give os ekstra plads til nogle af de længerevarende oplysninger, såsom varebeskrivelser. Klik og træk for at ændre størrelsen på en række eller kolonne.
Som standard er rækker indstillet til en højde på 20 pixels, og kolonner er indstillet til en bredde på 64 pixels. Sådan anbefaler vi at indstille dine rækker og kolonner til at have en optimeret opsætning.
Rækker:
Række 1: 45 pixels
Kolonner:
Kolonne A: 385 pixels
Kolonne B: 175 pixels
Kolonne C: 125 pixels
Række 1 vil have dit navn og ordet “Faktura”. Vi ønsker, at oplysningerne skal være umiddelbart synlige for modtageren, så vi giver lidt ekstra plads til at øge skriftstørrelsen på denne information for at sikre, at den fanger modtagerens opmærksomhed.
Kolonne A indeholder størstedelen af vigtige (og potentielt lange) oplysninger på fakturaen. Dette inkluderer køber- og sælgeroplysninger, varebeskrivelse og betalingsmetode. Kolonne B indeholder de specifikke datoer for de anførte elementer, så den kræver ikke så meget plads. Endelig vil kolonne C indeholde fakturanummer, fakturadato, den individuelle pris for hver anført vare og det samlede skyldige beløb. Denne information er også kort i længden, så den kræver ikke meget plads.
Gå videre og juster dine rækker og celler til de foreslåede specifikationer, og lad os komme i gang med at tilslutte vores information!
I kolonne A, række 1, gå videre og indtast dit navn. Giv den en større skriftstørrelse (omkring 18 pkt) og fed teksten, så den skiller sig ud.
I kolonne B, række 1, skriv “Faktura” for at gøre det klart, hvad dokumentet er. Vi anbefaler en 28 pkt skrifttype med store bogstaver. Giv den gerne en lysere farve, hvis du har lyst.
I kolonne A, række 4, 5 og 6 indtaster vi vores adresse og telefonnummer.
I kolonne B, række 4 og 5, skriv “DATE:” og “INVOICE:” med fed tekst og juster teksten til højre. Kolonne C række 4 og 5 er, hvor du skal indtaste den faktiske dato og fakturanummer.
Til sidst, for den sidste del af de grundlæggende oplysninger, indtaster vi teksten “Bill To:” (med fed skrift) i kolonne A, række 8. Herunder i række 9, 10 og 11 indtaster vi modtageren Information.
Nu skal vi lave en tabel med en liste over vores varer, opfyldelsesdatoer og specifikke beløb. Sådan sætter vi det op:
Først vil vi flette kolonne A og B i række 14. Dette vil fungere som overskriften for vores listede varer (kolonne A, række 15-30) og vores opfyldelsesdatoer (kolonne B, række 15-30). Når du har flettet kolonne A og B i række 14, skal du give cellen en kant. Du kan gøre det ved at gå til sektionen “Skrifttype” på fanen “Hjem”, vælge kantikonet og vælge den ønskede kanttype. Indtil videre bruger vi “Alle grænser”.
Gør det samme for celle C14. Du er velkommen til at skygge dine celler, hvis du har lyst. Vi laver en lysegrå. For at udfylde dine celler med en farve skal du vælge cellerne, vælge pilen ved siden af ”Fyldfarve”-ikonet i “Skriftsektionen på fanen “Hjem” og vælge din farve fra rullemenuen.
I den første fremhævede celle skal du skrive “DESCRIPTION” og justere teksten i midten. For C14, skriv “AMOUNT” med centerjustering. Fed teksten for begge. Nu har du din tabeloverskrift.
Vi vil gerne sikre os, at vi har et bord, der er stort nok til at liste alle vores varer. I dette eksempel bruger vi seksten rækker. Giv eller tag så mange, du har brug for.
Gå til bunden af, hvor dit bord vil være, og giv de to første celler i rækken en bundramme.
Fremhæv nu cellerne C15-29 og giv dem alle venstre og højre grænser.
Vælg nu celle C30 og giv den venstre, højre og nederste grænser. Til sidst tilføjer vi en “Total Sum”-sektion på vores tabel. Fremhæv celle C31 og giv den kanter rundt om hele cellen. Du kan også give den en farvenuance, så den skiller sig ud. Sørg for at mærke den med “TOTAL” i cellen ved siden af.
Det fuldender rammen af vores bord. Lad os nu sætte nogle regler og tilføje en formel for at afslutte det.
Vi ved, at vores opfyldelsesdatoer vil være i kolonne B, række 15-30. Gå videre og vælg disse celler. Når alle er valgt, skal du klikke på boksen “Format nummer” i afsnittet “Nummer” på fanen “Hjem”.
Når det er valgt, vises en rullemenu. Vælg muligheden “Kort dato”. Hvis du nu indtaster et tal såsom 12/26 i en af disse celler, vil det automatisk omformatere det til den korte datoversion.
Tilsvarende, hvis du fremhæver cellerne C15-30, som er hvor vores varebeløb vil gå, og vælger “Valuta”, og derefter indtaster et beløb i disse celler, vil det blive omformateret til at afspejle dette beløb.
For automatisk at tilføje alle de individuelle beløb og få det afspejlet i “Sum”-cellen, vi oprettede, skal du vælge cellen (C31 i dette eksempel) og indtaste følgende formel:
=SUM(C15:C30)
Hvis du nu indtaster (eller fjerner) et vilkårligt tal i de enkelte beløbsceller, vil det automatisk afspejles i sumcellen.
Dette vil gøre tingene mere effektive for dig i det lange løb.
Gå videre, indtast teksten “Betalingsmetode:” i A34.
De oplysninger, du sætter ved siden af, er mellem dig og modtageren. De mest almindelige betalingsformer er kontanter, check og bankoverførsler. Nogle gange kan du blive bedt om at acceptere en postanvisning. Nogle virksomheder foretrækker endda at foretage en direkte indbetaling eller bruge PayPal.
Nu til prikken over i’et, glem ikke at takke din kunde eller klient!
Begynd at sende din faktura og opkræve din løn!