Problemet med at opbevare e-mail i ét stort arkiv er at finde specifikke beskeder igen. Så folk opretter en ekstra mappe, og derefter to, og indlæser så! Brug disse teknikker i stedet for mapper til at organisere dit arkiv.
Indholdsfortegnelse
Hvordan (og hvorfor) tag dine beskeder
Vi anbefaler blot at arkivere din e-mail. Det er den bedste måde at organisere det på. Spild ikke tid på at flytte meddelelser til mapper i din e-mail-klient – læg alt i én arkivmappe. For eksempel i Gmail skal du blot klikke på knappen Arkiver.
Men hvis du ikke har nogen mapper, hvordan arrangerer du så dine beskeder, så de nemt kan hentes? Svaret er enkelt: tagging.
Den største fordel ved at bruge tags i stedet for mapper er, at du ikke er tvunget til at samle en e-mail i kun én mappe. Med tagging behøver du ikke længere at beslutte, om den mail om et leverandørproblem på et klientprojekt går i leverandørmappen, klientmappen, projektmappen eller mappen med erfaringer. Du tilføjer bare de relevante tags til e-mailen, og så kan du nemt finde den igen, uanset om du vil finde e-mails relateret til den pågældende leverandør, klient eller så videre.
Hvis du flytter fra et mappebaseret system til et enkelt arkiv, er tagging nøglen til at kunne finde ting bagefter. Du kan tagge i bulk, så hvis du har en mappe til en klient, kan du tagge hvert element derinde med navnet på den klient, før du flytter det til dit arkiv. På denne måde kan du være sikker på, at det er nemt at finde igen.
Det bedste af det hele er, at tagging er simpelt i (næsten) enhver moderne e-mail-app. Selvom du ender med at beholde mapper, er tagging så nyttigt, at vi anbefaler at gøre det alligevel.
Kategorisering i Outlook
I Outlook kaldes tagging “kategorisering”. Du kan oprette så mange kategorier, som du vil, tildele dem farver og derefter anvende dem på alt i Outlook – e-mails, kalenderbegivenheder, opgaver, noter og endda kontakter. Dette gør det ikke kun nemt at søge, men fremhæver også dit Outlook-indhold med en farve. For eksempel, hvis du opretter en kategori for et projekt og giver det en bestemt farve – lad os sige lilla – kan du tagge alle relaterede emner med den kategori. Uden at læse noget, vil du vide, at hver lilla e-mail, kalenderbegivenhed, opgave, note eller kontakt er knyttet til det pågældende projekt. Kategorier er ikke kommet til Outlook-mobilappen endnu, så du bliver nødt til at foretage din kategorisering i klienten eller webappen.
Når du kategoriserer din e-mail, kan du kategorisere alt i en enkelt mappe ved at vælge alle e-mails (ved at bruge Ctrl+A-tastaturgenvejen), og derefter vælge din kategori – eller kategorier – efter eget valg. Du kan endda ændre din Arkivmappevisning, så den grupperer e-mail efter kategorier, hvilket vil efterligne en mappestruktur. Så får du fordelen ved tagging og fordelen ved en mappevisning.
Mærkning i Gmail
I Gmail kaldes tagging “mærkning”, og det fungerer i både web- og mobilapps. Ligesom i Outlook kan du oprette lige så mange etiketter, som du vil (en slags – der er en grænse på 5.000, hvorefter Google siger, at du måske oplever problemer med ydeevnen, men det er få mennesker, der nogensinde gør det) og tildele dem farver. Du kan også oprette filtre til automatisk at mærke e-mails baseret på de kriterier, du ønsker.
Etiketter er blevet en intuitiv og integreret del af Gmail-oplevelsen, mest fordi du ikke kan tilføje mapper. Så få mærkning og se din postkasse blive et helt andet – og bedre – sted.
Flag i Apple Mail
Tagging i Apple Mail er kendt som “flagging”. I modsætning til i Outlook er du begrænset til de eksisterende syv flag, så der er ingen komme væk fra det: Apple har ikke gjort det særlig godt her. Men til deres forsvar presser de Smart Folders hårdt. Selvom de ikke er så enkle eller hurtige som tags, er der et system, du kan bruge til at gruppere din e-mail. Vi har dækket Smart-mapper, og vi ved, at de virker, men af de tre e-mail-applikationer, vi dækker her, er Apple Mail den mindst egnede til en enkelt arkiveringsmetode.
Lad os søge
Uanset om du bruger en e-mail-klient (som Microsoft Outlook eller Apple Mail), en webgrænseflade (som Gmail eller Yahoo! Mail) eller en mail-app på din telefon, er søgning din ven. Det meste af tiden vil et navn eller tag (eller en kombination af de to) være nok til at finde det, du leder efter. Du kan for eksempel søge “Joe BBQ” for at finde den e-mail fra Joe om den grill, han skal have i næste uge, eller “Project Alpha” for at finde alle e-mails, der er tagget med “Project Alpha”. Men der er masser af avancerede – og nemme – søgeteknikker til at hjælpe dig med at finde disse e-mails begravet lidt dybere i bunken af lignende resultater.
Brug af Outlook-søgning
Outlooks søgefunktioner plejede at være lidt skitseagtige, men de dage er forbi. Nu er søgning i Outlook-klienten, webgrænsefladen eller mobilappen lynende hurtig og præcis. Klienten indeholder dog de mest kraftfulde søgeværktøjer, så det er stedet at gå hen, hvis du har en særlig raffineret eller kompleks søgeforespørgsel.
Søgefeltet findes over hovedpostruden og er altid tilgængelig.
Vi har tidligere dækket, hvordan du ændrer søgeplaceringerne fra den aktuelle mappe til andre områder af Outlook. Du kan også hurtigt finde beskeder relateret til den aktuelle afsender ved at højreklikke på beskeden i din indbakke, vælge “Find relaterede” og derefter “Beskeder i denne samtale” eller “Beskeder fra afsender.”
Outlook finder alle tidligere e-mails i samtalen eller fra afsenderen og viser dem.
Hvis du udfører den samme søgning regelmæssigt, kan du oprette tilpassede dynamiske søgemapper for at udføre den samme søgning, hver gang du åbner dem. Disse er især nyttige til at finde nye e-mails med specifikke søgeord eller bestemte egenskaber, såsom størrelse, vedhæftede filer eller kategorier.
For at udføre en mere kompleks søgning kan du bruge “Avanceret søgning”. Dette er på fanen Søg, som kun vises, når du klikker i søgefeltet. På fanen Søg skal du klikke på Søgeværktøjer > Avanceret søgning.
Dette åbner panelet Avanceret søgning, hvor du kan vælge så mange kriterier, som du vil søge efter.
Brug fanerne Flere valg og Avanceret for at få adgang til yderligere kriterier. Valgmulighederne for avanceret søgning er ekstraordinært store, idet de bruger egenskaber, som du næsten helt sikkert ikke vidste eksisterede. Her er for eksempel et kig på felterne Avanceret > Alle post, som du kan vælge imellem.
Du kan bruge Advanced Find til at hente enhver e-mail fra dit arkiv, og det er ret hurtigt til at gøre det, selv med komplekse forespørgsler.
Vær opmærksom på, at hvis du bruger en Microsoft e-mail-konto, synkroniserer Outlook som standard kun de sidste 12 måneders e-mail, men du kan ændre dette til at inkludere alle dine e-mails, hvis du vil.
Brug af Gmail-søgning
Ikke overraskende er Gmails søgning hurtig og præcis i både webgrænsefladen og mobilappen. Der er et væld af søgeord, du kan søge efter, som “fra”, “til”, “nyere_than”, “ældre_than”, “etiket” og så videre. I stedet for at kræve, at du husker alle disse, giver webgrænsefladen et dropdown-filter, som vi har dækket i dybden før.
På mobil kan du indtaste dit søgeord i søgefeltet på samme måde, men i skrivende stund er filterrullemenuen ikke tilgængelig. Du kan stadig gå til gmail.com og åbne din mail der, hvis du har brug for avanceret søgning på farten. Der er en komplet liste over Gmail-søgeoperatører, som alle fungerer i både webgrænsefladen og mobilappen. Hvis du kan mestre disse, bliver du en Gmail-chef på ingen tid.
Brug af Apple Mail Search
Apple Mail har ikke den samme Advanced Find-funktion, som Outlook har, men det har en væsentlig fordel – du kan søge efter e-mails ved hjælp af Spotlight. Hvis du er Spotlight-bruger (og det burde du være), kan du søge efter mail direkte derfra. Du kan også sætte smarte postkasser op, som minder lidt om Outlooks dynamiske søgemapper.
Mellem tagging og søgning burde du være i stand til at finde de fleste beskeder ret hurtigt i enhver mail-app. Outlook har sandsynligvis den mest effektive tagging, fordi den dækker ethvert element, ikke kun mail, og Gmails søgning er i særklasse. Apple Mail kan ikke nødvendigvis konkurrere med nogen af disse, men selvom dens tagging ikke er fantastisk, er søgningen og den automatiske filtrering ret god.
Vælg den rigtige mail-app for dig, og kom i gang!