For mange data i en enkelt kolonne kan gøre dit Microsoft Excel-regneark sværere at læse. For at forbedre det, bør du overveje at opdele din kolonne ved hjælp af funktionerne “Tekst til kolonner” eller “Flash Fill”.
“Tekst til kolonner” vil erstatte din enkelt kolonne med flere kolonner, der bruger de samme data. “Flash Fill” vil replikere dataene, opdele dem i nye, individuelle kolonner, mens den originale kolonne forbliver intakt.
Sådan bruges tekst til kolonner i Excel
Microsoft Excel indeholder en særlig funktion, der giver dig mulighed for at opdele ekstra lange kolonner. Det gør det ved at adskille kolonner ved hjælp af afgrænsningstegn, såsom kommaer eller semikolon, som opdeler dataene.
Funktionen fungerer ved at bruge Tekst til kolonner, som du kan få adgang til fra fanen “Data” i din Microsoft Excel-båndlinje.
For at teste denne funktion vil vi bruge et sæt data (en medarbejderliste, der viser navne, fødselsdatoer og andre oplysninger) i en enkelt kolonne. Hver sektion af data er i en enkelt celle, adskilt af et semikolon.
Du skal først vælge de celler, der indeholder dine data (celler A1 til A12 i eksemplet ovenfor).
Fra Excels fane “Data” skal du klikke på knappen “Tekst til kolonner” i afsnittet “Dataværktøjer”.
Som standard vil Excel vælge at prøve at adskille dine enkeltkolonnedata efter hver fane, den finder. Det er fint, men for vores eksempel bruger vi data, der er adskilt af semikolon.
Vælg din afgrænsningsindstilling fra sidemenuen. For vores eksempel er vores valgte skilletegn et semikolon.
Du kan se, hvordan de konverterede data vil se ud i afsnittet “Data Preview” nederst i menuen.
Når du er klar, skal du klikke på “Næste” for at fortsætte.
Du skal nu indstille celletyperne for hver kolonne. For eksempel, hvis du har en kolonne med datoer, kan du indstille det passende datoformat for den kolonne. Som standard indstilles hver kolonne til indstillingen “Generelt”.
Ved at bruge denne mulighed vil Excel forsøge at indstille datatypen for hver kolonne automatisk. For at indstille disse manuelt skal du først klikke på din kolonne i afsnittet “Data Preview”. Derfra skal du vælge den relevante datatype fra afsnittet “Kolonnedataformat”.
Hvis du vil springe en kolonne helt over, skal du vælge din kolonne og derefter vælge “Importér ikke kolonne (Spring over)”. Klik på “Udfør” for at begynde konverteringen.
Din enkelt kolonne adskiller hver sektion ved hjælp af afgrænsningerne i individuelle kolonner ved hjælp af de celleformateringsindstillinger, du har valgt.
Sådan bruges Flash Fill i Excel
Hvis du gerne vil beholde dine originale data intakte, men stadig adskille dataene, kan du bruge “Flash Fill”-funktionen i stedet.
Ved at bruge vores medarbejderlisteeksempel har vi en enkelt kolonne (kolonne A) overskriftsrække med et semikolon-afgrænsningstegn, der adskiller hver bit af data.
For at bruge “Flash Fill”-funktionen skal du starte med at skrive kolonneoverskrifterne i række 1. For vores eksempel ville “Medarbejder-ID” gå i celle B1, “Fornavn” i celle C1 osv.
For hver kolonne skal du vælge din overskriftsrække. Start med B1 (overskriften “Medarbejder-id” i dette eksempel), og klik derefter på “Flash-udfyldning”-knappen i afsnittet “Dataværktøjer” på fanen “Data”.
Hver ny kolonne udfyldes med data fra den oprindelige kolonne ved at bruge den første eller anden række som guide til at vælge de korrekte data.
I eksemplet ovenfor er den lange kolonne (kolonne A) blevet adskilt i seks nye kolonner (B til G).
Fordi layoutet af række 1 til 12 er det samme, er “Flash Fill”-funktionen i stand til at kopiere og adskille dataene ved at bruge overskriftsrækken og den første bit data.