I Microsoft Excel er det en almindelig opgave at henvise til celler på andre regneark eller endda i forskellige Excel-filer. I starten kan dette virke lidt skræmmende og forvirrende, men når du først forstår, hvordan det virker, er det ikke så svært.
I denne artikel vil vi se på, hvordan man refererer til et andet ark i den samme Excel-fil, og hvordan man refererer til en anden Excel-fil. Vi vil også dække ting som, hvordan man refererer til et celleområde i en funktion, hvordan man gør tingene enklere med definerede navne, og hvordan man bruger VLOOKUP til dynamiske referencer.
Indholdsfortegnelse
Sådan henvises til et andet ark i den samme Excel-fil
En grundlæggende cellereference skrives som kolonnebogstavet efterfulgt af rækkenummeret.
Så cellereferencen B3 refererer til cellen i skæringspunktet mellem kolonne B og række 3.
Når der refereres til celler på andre ark, indledes denne cellereference med det andet arks navn. Nedenfor er for eksempel en henvisning til celle B3 på et arknavn “Januar”.
=January!B3
Udråbstegn (!) adskiller arknavnet fra celleadressen.
Hvis arknavnet indeholder mellemrum, skal du vedhæfte navnet med enkelte anførselstegn i referencen.
='January Sales'!B3
For at oprette disse referencer kan du skrive dem direkte i cellen. Det er dog nemmere og mere pålideligt at lade Excel skrive referencen for dig.
Indtast et lighedstegn (=) i en celle, klik på fanen Ark, og klik derefter på den celle, du vil krydshenvise til.
Mens du gør dette, skriver Excel referencen for dig i formellinjen.
Tryk på Enter for at fuldføre formlen.
Sådan henvises til en anden Excel-fil
Du kan henvise til celler i en anden projektmappe ved hjælp af samme metode. Bare vær sikker på, at du har den anden Excel-fil åben, før du begynder at skrive formlen.
Indtast et lighedstegn (=), skift til den anden fil, og klik derefter på cellen i den fil, du vil henvise til. Tryk på Enter, når du er færdig.
Den udfyldte krydshenvisning indeholder det andet projektmappenavn omsluttet af firkantede parenteser efterfulgt af arknavnet og cellenummeret.
=[Chicago.xlsx]January!B3
Hvis filen eller arknavnet indeholder mellemrum, skal du omslutte filreferencen (inklusive firkantede parenteser) i enkelte anførselstegn.
='[New York.xlsx]January'!B3
I dette eksempel kan du se dollartegn ($) blandt celleadressen. Dette er en absolut cellereference (Find ud af mere om absolutte cellereferencer).
Når der refereres til celler og områder på forskellige Excel-filer, er referencerne som standard gjort absolutte. Du kan ændre dette til en relativ reference, hvis det er nødvendigt.
Hvis du ser på formlen, når den refererede projektmappe er lukket, vil den indeholde hele stien til den pågældende fil.
Selvom det er ligetil at oprette referencer til andre projektmapper, er de mere modtagelige for problemer. Brugere, der opretter eller omdøber mapper og flytter filer, kan bryde disse referencer og forårsage fejl.
At opbevare data i én projektmappe, hvis det er muligt, er mere pålideligt.
Sådan krydshenviser du et celleområde i en funktion
Det er nyttigt nok at henvise til en enkelt celle. Men du vil måske skrive en funktion (såsom SUM), der refererer til en række celler på et andet regneark eller projektmappe.
Start funktionen som normalt, og klik derefter på arket og celleområdet – på samme måde som du gjorde i de foregående eksempler.
I det følgende eksempel summerer en SUM-funktion værdierne fra område B2:B6 på et regneark med navnet Salg.
=SUM(Sales!B2:B6)
Sådan bruges definerede navne til simple krydshenvisninger
I Excel kan du tildele et navn til en celle eller et celleområde. Dette er mere meningsfuldt end en celle- eller områdeadresse, når du ser tilbage på dem. Hvis du bruger mange referencer i dit regneark, kan navngivning af disse referencer gøre det meget nemmere at se, hvad du har gjort.
Endnu bedre, dette navn er unikt for alle regnearkene i den pågældende Excel-fil.
For eksempel kunne vi navngive en celle ‘ChicagoTotal’ og så ville krydshenvisningen lyde:
=ChicagoTotal
Dette er et mere meningsfuldt alternativ til en standardreference som denne:
=Sales!B2
Det er nemt at oprette et defineret navn. Start med at vælge den celle eller celleområdet, som du vil navngive.
Klik i navnefeltet i øverste venstre hjørne, skriv det navn, du vil tildele, og tryk derefter på Enter.
Når du opretter definerede navne, kan du ikke bruge mellemrum. Derfor er ordene i dette eksempel blevet sat sammen i navnet og adskilt af et stort bogstav. Du kan også adskille ord med tegn som en bindestreg (-) eller understregning (_).
Excel har også en Name Manager, der gør det nemt at overvåge disse navne i fremtiden. Klik på Formler > Navnehåndtering. I vinduet Navnehåndtering kan du se en liste over alle de definerede navne i projektmappen, hvor de er, og hvilke værdier de i øjeblikket gemmer.
Du kan derefter bruge knapperne øverst til at redigere og slette disse definerede navne.
Sådan formateres data som en tabel
Når du arbejder med en omfattende liste over relaterede data, kan brugen af Excels format som tabel-funktion forenkle den måde, du refererer til data på.
Tag følgende enkle tabel.
Dette kunne formateres som en tabel.
Klik på en celle på listen, skift til fanen “Hjem”, klik på knappen “Formater som tabel”, og vælg derefter en stil.
Bekræft, at celleområdet er korrekt, og at din tabel har overskrifter.
Du kan derefter tildele et meningsfuldt navn til din tabel fra fanen “Design”.
Så, hvis vi skulle opsummere salget af Chicago, kunne vi henvise til tabellen ved dens navn (fra et hvilket som helst ark), efterfulgt af en firkantet parentes ([) to see a list of the table’s columns.
Select the column by double-clicking it in the list and enter a closing square bracket. The resulting formula would look something like this:
=SUM(Sales[Chicago])
Du kan se, hvordan tabeller kan gøre referencedata til aggregeringsfunktioner som SUM og AVERAGE nemmere end standardarkreferencer.
Denne tabel er lille til demonstrationsformål. Jo større tabellen og jo flere ark du har i en projektmappe, jo flere fordele vil du se.
Sådan bruges VLOOKUP-funktionen til dynamiske referencer
Referencerne anvendt i eksemplerne hidtil er alle blevet fikseret til en specifik celle eller celleområde. Det er fantastisk og er ofte tilstrækkeligt til dine behov.
Men hvad nu hvis den celle, du refererer til, har potentiale til at ændre sig, når nye rækker indsættes, eller nogle