Når du er ude af kontoret, bør dine arbejdsmails være tilbage. For at give dig en pause, kan du konfigurere meddelelser fra kontoret i Gmail for at lade folk vide, at du er væk. Sådan gør du.
Indstil en fravær-meddelelse i Gmail Online
Den nemmeste måde at angive en fraværsmeddelelse i Gmail er at gøre det fra din Windows-pc eller Mac. Du skal være logget ind på din Google-konto for at kunne gøre dette.
Gå til Gmail hjemmeside og klik på tandhjulsikonet “Indstillinger” i øverste højre hjørne for at begynde. Fra menuen “Hurtige indstillinger”, der vises, skal du vælge indstillingen “Se alle indstillinger”.
Dette fører dig til Gmail-indstillingsområdet for din konto. Rul ned til bunden af fanen “Generelt”, indtil du ser mulighederne for “Vacation Responder”.
I visse lokaliteter, såsom Storbritannien, kaldes dette område i stedet for “Out-Of-Office AutoReply”, hvilket er, hvad du vil se på skærmbillederne vist nedenfor. Dette skyldes, at Storbritannien ikke typisk bruger udtrykket “ferie” til at henvise til pauser.
Indstillingerne forbliver dog de samme for alle landestandarder.
Ikke til stede-beskeder fungerer ved automatisk at svare på e-mails, du modtager, og advare dem om, at du ikke er tilgængelig til at svare. Du kan indstille det datointerval, hvor du vil være “ude af kontoret” eller “på ferie” og væk fra dine e-mails i datofelterne “Første dag” og “Sidste dag”.
Du skal aktivere afkrydsningsfeltet “Sidste dag”, hvis du vil aktivere en slutdato. Ellers vil Gmail fortsætte med at sende meddelelser om fravær, indtil du deaktiverer det manuelt.
Når datointervallet er indstillet, skal du indstille den besked, du vil sende automatisk. Angiv en emnetitel for e-mailen i feltet “Emne”, og skriv derefter en meddelelse i feltet “Besked”.
Denne tekstboks er et godt sted at angive, hvor længe du for eksempel vil være væk fra kontoret.
Hvis du kun vil begrænse udestående svar til dine Gmail-kontakter, skal du markere afkrydsningsfeltet “Send kun et svar til personer i mine kontakter”. Dette afkrydsningsfelt forhindrer dig i at svare automatisk til personer, du måske ikke kender, eller automatiske e-mails, for eksempel.
Når du er klar til at gemme og anvende fraværsmeddelelsen, skal du vælge alternativknappen “Feriesvar til” eller alternativknappen “Autosvar til fravær til” afhængigt af din placering.
Hvis denne alternativknap er aktiveret, og du er tilfreds med din fraværende besked, skal du klikke på knappen “Gem ændringer” nederst på skærmen.
Dette vil aktivere den fraværende besked, du har indstillet fra kl. 12.00 på den dato, du har angivet. Hvis du indstiller en “Sidste dag”-værdi, stopper beskeden med at blive sendt kl. 23:59 på den dato.
Indstil en fravær-meddelelse i Gmail på mobile enheder
Du kan også indstille en fraværsmeddelelse i Gmail-appen på din Android, iPhone, eller iPad enhed. Disse trin fungerer på alle mobile platforme.
For at starte skal du åbne “Gmail”-appen på din telefon eller tablet. Når den er åbnet, skal du trykke på menuikonet “hamburger” i øverste venstre hjørne af appen.
Rul ned til bunden af listen, og tryk derefter på indstillingen “Indstillinger”.
I menuen “Indstillinger” skal du trykke på den Google-konto, du vil tilføje en Gmail-fravær-meddelelse til.
Indstillingsmenuen for din Gmail-konto vil have indstillinger, der er specifikke for din konto, herunder meddelelser om ikke til stede.
For at tilføje en fravær-meddelelse skal du trykke på “Feriesvar” eller “Ude af kontor-autosvar”, afhængigt af din lokalitet.
Du bliver nødt til at indstille dine indstillinger for ikke til stede-meddelelser.
Tryk på “Vacation Responder” eller “Out of Office AutoReply”-skyderen for at give dig mulighed for at ændre beskedindstillingerne.
Ligesom indstillingerne for Gmail fravær-meddelelser i din desktopbrowser, skal du indstille, hvor længe du ønsker, at meddelelsen skal være aktiv fra (og til) ved at bruge rullemenuerne “Første dag” og “Sidste dag”. muligheder.
Hvis du ikke ønsker at have en slutdato, skal du i stedet indstille indstillingen “Sidste dag” til “Ingen”.
Du skal også tilføje et emne og en besked, der skal sendes til brugerne. Hvis du kun vil sende beskeder til dine kontakter, skal du trykke på afkrydsningsfeltet “Send kun til mine kontakter”.
For at gemme og anvende beskeden skal du trykke på “Udført” i øverste højre hjørne.
Dette vil aktivere din fraværende-besked fra kl. 12.00 på den dato, der er angivet i indstillingerne “Første dag”. Hvis du angiver en slutdato, stopper beskederne kl. 11:59 den dag.