God dokumentation er svær at vedligeholde. Det er også vigtigt at have god dokumentation. Uanset om du arbejder på et specifikationsdokument eller et gruppeprojekt, vil det undergå ændringer. Mange og mange ændringer. Nok til at du får lyst til at trække dit hår ud. Du bliver nødt til manuelt at opdatere dokumentet, men det er en god idé at automatisere, hvad du kan. Eksempelvis; billederne i dokumentet. Du kan indsætte et billede i MS Word, der opdateres automatisk. For at gøre dette skal billedet være hostet et sted online. Desuden skal dine modtagere have en aktiv internetforbindelse for at se billederne og få det seneste.
Indholdsfortegnelse
Vælg Image Hosting Service
Nøglen til at indsætte et billede i MS Word, der opdateres automatisk, er at hoste det, hvor du kan opdatere billedet, men holde linket intakt. Vi anbefaler Dropbox. Du kan opdatere en Dropbox-fil uden at bryde linket. Dette gør den ideel til vores formål.
Direkte link til billede
Du kommer til at indsætte et billede fra en URL i MS Word. Sådan får du den til at opdatere automatisk, når du har brug for det. Vi anbefaler at bruge Dropbox, men der er en lille komplikation, du skal omgå. Dropbox giver dig ikke det direkte link til en fil. Uden det direkte link kan du ikke indsætte det billede, det peger på, i MS Word.
Løsningen er enkel. Kopier det link, Dropbox giver dig til dit billede. Erstat ‘www.dropbox.com’ med ‘dl.dropboxusercontent.com’.
For eksempel;
Dette link;
www.dropbox.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
bliver til;
dl.dropboxusercontent.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
Indsæt billede i MS Word
Åbn den fil, du vil indsætte billedet i. Gå til fanen Indsæt, og åbn rullemenuen Hurtige dele. Vælg ‘Felt’ fra rullemenuen.
Et nyt vindue åbnes med alle de felter, du kan indsætte. Se efter, og vælg feltet InsertPicture. Indsæt det direkte link til det billede, du vil indsætte i dit dokument, i feltets egenskaber. I højre ‘Feltindstillinger’-kolonne skal du markere indstillingen ‘Dato ikke gemt med dokument’ og indstillingerne ‘Ændr størrelse horisontalt fra kilde’ og ‘Ændr størrelse lodret fra kilde’.
Klik på Ok, og dit billede vil blive indsat.
Udskiftning af billede i dokument
Nu hvor du har tilføjet et billede i MS Word, der opdateres automatisk, skal du opdatere det. For at opdatere billedet behøver du slet ikke at få adgang til dokumentet. Det du i stedet skal gøre er at ændre det billede, som URL’en peger på. Du skal blot udskifte billedet i Dropbox. Næste gang dokumentet åbnes, henter det det seneste billede fra URL’en.
Hvis dokumentet åbnes på et system, der ikke er online, vises billedet slet ikke.
Indsæt billedfeltindstillinger
Du undrer dig måske over, hvad de tre muligheder, du aktiverede, da du indsatte billedet, var. Indstillingen ‘Dato ikke gemt med dokument’ fortæller MS Word ikke at downloade billedet fra URL’en. I stedet henter MS Word billedet fra linket, hver gang dokumentet åbnes. Dette er nøglen til at få billedet til at opdatere.
De to størrelsesindstillinger sørger for, at det nye, opdaterede billede ændres i overensstemmelse hermed, så det passer ind i dokumentet. Hvis du ikke aktiverer disse muligheder, kan billedet se udstrakt ud. Der er også én ulempe ved denne mulighed; din tekst kan blive forskudt. Hvis billedet er indsat in-line, vil du ikke have for mange problemer.