Det kan være forvirrende at gemme et Excel-regneark som PDF, og den færdige fil ser ofte anderledes ud, end vi ønsker, at den skal præsenteres. Sådan gemmer du et ark som en læsbar ren PDF-fil.
Indholdsfortegnelse
Excel-filer som PDF-filer
Der er mange scenarier, hvor du måske vil gemme et Excel-dokument som en PDF-fil i stedet for et regneark. For eksempel, hvis du kun ønsker at udsende en bestemt del af et større ark, eller du ikke ønsker, at det skal kunne redigeres. Det kan dog være en smule vanskeligt at konvertere en Excel-fil til en PDF.
Vi tænker ofte ikke på Excel-regneark som dokumenter med rammer, sider og marginer. Men når det kommer til at omdanne disse filer til PDF-dokumenter, der kan læses, udskrives eller distribueres til andre, er det noget, du bør være opmærksom på. Din fil skal være læsbar og forståelig, uden tilfældige spalter på andre sider eller cellestørrelser, der er for små til at kunne læses.
Sådan gør du dit regneark til et præsentabelt og printbart PDF-dokument.
Opsætning af siden
Hvis du bruger Office 2008 eller nyere, skal du navigere til fanen Sidelayout. Her vil du se flere muligheder grupperet under sideopsætningssektionen. Her er de tre første:
Marginer: Hvor stort mellemrummet er mellem kanten af et dokument og den første celle
Orientering: Om du vil have din færdige fil i liggende eller stående format
Størrelse: Sidestørrelsen på dit færdige dokument
Disse fungerer for det meste det samme, som de gør i et Word-dokument, så indstil dem ud fra, hvordan du vil have din færdige PDF til at se ud. Bemærk, at de fleste Excel-regneark er mere læsbare i liggende retning end i stående, medmindre du har meget få kolonner. Ark, der er gemt i stående format, har en tendens til at have kolonner, der falder uden for det endelige udskriftsområde, hvilket kan gøre dit dokument meget vanskeligt at navigere og læse.
Derudover kan du tilføje et sidehoved og en sidefod til dit endelige layout. Klik på pilen i nederste højre hjørne af sektionen Sideopsætning, og klik derefter på fanen Sidehoved/sidefod. Du kan vælge en af Offices genererede muligheder eller oprette en af dine egne ved at bruge funktionen “Tilpas”.
Du har også mulighed for at ændre baggrunden på din udskrift. For at gøre dette skal du klikke på knappen Baggrund i Sideopsætning. Du kan vælge et billede fra din bærbare computer eller fra skyen, og dette billede vil blive flisebelagt på tværs af hele dit ark.
Definering af et udskriftsområde og tilpasning
Dernæst skal du bestemme, hvilket område der skal omdannes til en PDF, samt hvor mange rækker og kolonner der vil være på hver side.
Den første måde at definere området på er ved at bruge klik og træk for at vælge alle de celler, du ønsker i dit dokument. Gå derefter til Sideopsætning > Udskriftsområde > Indstil udskriftsområde. Dette vil skabe en tynd grå linje rundt om hele det område, der vil blive udskrevet. Når du opretter din PDF, vil alt uden for dette område ikke blive inkluderet. Du kan også indtaste cellerne manuelt ved at klikke på pilen i nederste venstre hjørne og gå til Ark > Udskriv område.
I lighed med Microsoft Word kan du også oprette sideskift for at segmentere forskellige tabeller. Disse sideskift kan være både vandrette og lodrette. Gå til den celle, hvor du vil placere et sideskift, klik på fanen “Sidelayout” på båndet, og vælg Sideopsætning > Sideskift > Indsæt sideskift. Dette vil skabe en pause lige over og til venstre for din nuværende celle.
En anden vigtig ting at gøre er at definere indstillingen Skaler til at passe. Til højre for Sideopsætning kan du se tre muligheder: Bredde, Højde og Skalering. Indstillingerne for bredde og højde giver dig mulighed for at indstille, hvor mange sider rækkerne eller kolonnerne i din tabel skal vises i. Hvis du f.eks. har mange rækker, men kun få kolonner, er det ideelt at indstille bredden til én side. Skala vil på den anden side bestemme den overordnede størrelsesændring af hele dit udskriftsområde.
Arkindstillinger
Den sidste menu, du skal være opmærksom på, er Sheet Options. Dette er indstillinger, der påvirker udseendet af dit endelige udskrevne ark. For at få adgang til indstillingerne for hele arket skal du klikke på pilen i nederste venstre hjørne af arkindstillinger-sektionerne.
Her er en oversigt over de forskellige tilpasninger, du kan foretage i denne menu:
Udskriv titler: Du kan fryse bestemte rækker og kolonner på arket på plads, så de vises på hver side, såsom overskrifter og etiketter.
Gitterlinjer: Dette lader dig indstille, om der skal vises gitterlinjer, som er linjerne mellem celler, der vises, når der ikke er malet en kant på dem.
Overskrifter: Dette giver dig mulighed for at vise overskrifter, som er de faste alfabetiske (A, B, C) og numeriske (1, 2, 3) etiketter på x-aksen og y-aksen i Excel-regneark.
Kommentarer, noter og fejl: Dette viser de indlejrede kommentarer, noter og fejladvarsler i det endelige dokument.
Udskriftsrækkefølge: Dette lader dig indstille, om du vil oprette et dokument, der går ned først eller går til højre først.
I denne menu kan du gå til skærmbilledet Print Preview, hvor du kan få et glimt af dit endelige dokument. Du kan også gå til skærmen med genvejen Ctrl+P.
Gem eller udskrivning som PDF
Med dit dokument korrekt formateret og klar til at gå, er der to måder, du kan oprette en PDF på.
For at gemme filen som PDF i Excel skal du åbne dialogboksen Gem som og vælge PDF fra rullemenuen “Gem som type”. Alternativt kan du gå til Eksporter > Eksporter til XPS/PDF. Herfra har du et par muligheder. Du kan beslutte, om du vil optimere filen til Standard eller Minimum, hvilket bestemmer dokumentets endelige kvalitet og filstørrelse. Du kan derefter klikke på “Indstillinger” for at vælge det område, der skal publiceres:
Valg: De aktuelle celler, du har valgt
Aktive ark: Det aktuelle ark, du er på
Hele projektmapper: Alle projektmapper i den aktuelle fil, du arbejder på
Tabel: En defineret tabel, som du har oprettet via Microsoft Excel
Du kan også vælge helt at ignorere det udskriftsområde, du har indstillet.
Du kan også udskrive filen som PDF. Microsoft har en indbygget PDF-printer kaldet Microsoft Print til PDF, som du kan vælge i printerens rullemenu. Hvis du har et andet PDF-drev, såsom Adobe PDF, Foxit eller PDF Xchange, kan du også bruge et af dem. Før du klikker på “Udskriv”, skal du se din forhåndsvisning igennem for at sikre dig, at alt ser korrekt ud.
