Hvis du nogensinde har vist flere kalendere i én visning i Outlook online, vil du vide, hvor nyttigt det er, men også hvor forvirrende det kan blive. Brug farver og charms til at vide med et blik, hvilken aftale der hører til hvilken kalender.
Outlook kan vise en række forskellige kalendere bortset fra din standardkalender. Yderligere kalendere, du selv har oprettet, delte kalendere fra andre personer, kalendere fra grupper, du tilhører, og kalendere fra Planner kan alle ses enten individuelt eller sammen.
Når du ser flere kalendere sammen, er det nemt at gå lidt tabt. Microsoft har gjort det nemt at skelne mellem forskellige kalendere ved at bruge farver, og du kan også tilføje charms – ikoner på hver aftale – som standard for hver kalender og individuelt på specifikke begivenheder.
Din standardkalender vil vise aftaler i blåt, uden charms.
For at se flere kalendere skal du klikke på dem i sidebjælken i venstre side, så der vises et flueben.
Aftalerne fra disse kalendere vises i kalendervisningen. Outlook giver dem som standard en anden farve.
I vores eksempel har to af begivenhederne et ikon – kaldet en charme – allerede tildelt dem.
Dette gøres automatisk af Outlook, når det finder et ord, der matcher en charme. Den grønne aftale har en fødselsdagskage charme, fordi aftalens titel er “Mikes fødselsdag.” Den røde aftale har en pen og papir charme, fordi aftalen indeholder ordet “tutorial”. Andre udtryk, der vil få en charme til at blive tilføjet automatisk, inkluderer “tandlæge”, “læge”, “ferie” og “bil.”
Du kan manuelt ændre standardfarven for en kalender ved at klikke på de tre prikker ved siden af kalenderen i sidebjælken og derefter vælge “Farve”.
Vælg den farve du ønsker, og aftalerne på kalenderen ændres med det samme, så de matcher.
Du kan også tilføje en standard charme til en kalender, som vil blive anvendt på hver aftale i den kalender. Klik på de tre prikker ved siden af kalenderen i sidebjælken, og vælg derefter “Charm”-knappen.
Vælg den charme, du ønsker, og aftalerne vil straks ændre sig til at matche.
En af de aftaler, vi påpegede tidligere, har stadig den pen- og papircharme, som Outlook automatisk anvendte.
Den tidligere automatiske charme tilsidesætter kalenderstandarden, men du kan ændre den. Dobbeltklik på aftalen for at åbne den, og vælg derefter charmen.
Dette åbner charmeboksen. Du kan vælge hvilken som helst charme, du ønsker, men for at matche standardamuletten til kalenderen skal du fjerne den automatisk anvendte charm. For at gøre dette skal du klikke på cirklen øverst til venstre.
Dette fjerner den skræddersyede charme, og aftalen henter den standardcharm, du valgte til kalenderen.
Hvis du ikke vil have en standardcharme anvendt på en kalender, men i stedet ønsker at anvende skræddersyede charms til specifikke aftaler, er processen den samme. Dobbeltklik på en aftale for at åbne den, og klik på cirklen ved siden af aftalens titel.
Dette åbner charmeboksen. Vælg den charme, du ønsker, og klik på den for at anvende den på aftalen.
Luk aftalen, og charmen vil være synlig på aftalen i kalenderen.
I øjeblikket er der ingen måde at tilføje dine egne farver eller charms til Outlook, så du skal bruge de muligheder, virksomheden giver dig. Der er dog farver og charme nok til, at du i de fleste situationer vil være i stand til at skabe unikke markører til en hel del kalendere, hvilket bestemt er bedre end at have flere identiske kalendere, der stirrer tilbage på dig.