Læsning kræver, at du bruger kognitiv energi, og din Microsoft Outlook-kalender er ingen undtagelse. Men hvis du farvekoder dine kalenderbegivenheder, kan du nemmere skelne mellem dem på et øjeblik og spare dig selv for lidt tid og energi.
Kalendere er uundværlige hukommelseshjælpere, men at læse dem kan være en opgave. Tilføjelse af farver til dine begivenheder gør det lettere at udvælge relaterede kalenderelementer og forstå, hvad de er, uden at skulle læse hvert ord.
Som standard har alle Outlook-begivenheder samme farve.
Du kan dog bruge kategorier til at tagge dine begivenheder og vise dem i samme kategori med samme farve.
Så, selv uden at læse titlen på hvert indlæg, vil du straks vide, hvilke begivenheder der hører til hvilken kategori.
Vi har tidligere dækket, hvordan du bruger Outlook-kategorier, men her er en hurtig opsummering. De er dybest set ligesom etiketter eller tags, du kan anvende på e-mails, opgaver og begivenheder. Hver kategori har et navn og en farve, så du kan sortere, filtrere eller søge efter elementer i Outlook baseret på den kategori.
Når du klikker på en kalenderbegivenhed i Outlook, vil “Kategoriser”-indstillingen være synlig i afsnittet “Aftale/møde” på båndet. Klik på “Kategoriser” for at vælge en af de kategorier, du har oprettet.
Hvis du vil tilføje eller redigere en eksisterende kategori, skal du klikke på “Alle kategorier”.
På billedet nedenfor kan du se de kategorier, vi sætter op til vores kalender, inklusive deres tastaturgenveje.
Vælg en kalenderbegivenhed for at anvende en kategori. Klik derefter enten på “Kategoriser” og vælg en kategori eller brug dens tastaturgenvej til at anvende den.
Dette kan være tidskrævende, hvis du har mange kalenderbegivenheder, men heldigvis er der en genvej. Outlook giver dig mulighed for at vælge flere begivenheder og anvende en kategori på dem alle samtidigt.
For at gøre dette skal du trykke på Ctrl (eller Cmd på en Mac), og derefter vælge alle de begivenheder, som du vil anvende en bestemt kategori til. Derefter, som ovenfor, skal du enten klikke på “Kategoriser” og vælge en kategori eller bruge dens tastaturgenvej til at anvende den på dine valgte begivenheder.
Når du har tilføjet kategorier til alle dine begivenheder, vil din kalender være meget nemmere at læse.
Som en bonus, hvis du også kategoriserer e-mails og opgaver, synkroniseres farverne med dine begivenheder, så du kan finde relevante varer endnu hurtigere. Dette er perfekt, når du skal forberede dig til dit næste møde!