Office 365 til virksomheder giver brugere under et enkelt abonnement mulighed for at dele dokumenter med alle, der ikke er omfattet af samme licens som dig. Funktionen er bygget til at dele dokumenter med nogen uden for din virksomhed og kaldes gæstedeling. Mens gæstedeling er muligt, giver det kun brugere mulighed for at se et dokument og ikke downloade det. Brugere kan bestemt ikke åbne den i en Office-app på deres skrivebord. Begrænsningerne er der, så din virksomhed har kontrol over, hvem der kan få adgang til og se et dokument. Endnu er direkte linkdeling, som giver en bruger mulighed for blot at downloade en kopi af en fil, ikke mulig. Hvis du vil dele et direkte downloadlink til et Office 365-dokument, bliver du nødt til at foretage en lille ændring af den gæstedelings-URL, du får. Her er hvad du skal gøre.
Trin 1: Log ind på Office 365-webgrænsefladen og naviger til det dokument, du vil have et direkte delingslink til.
Trin 2: Kopier delelinket til det pågældende dokument, og indsæt det i en simpel teksteditor, så du kan redigere det. Du kan også indsætte det i din browsers URL-linje og redigere det der. Gør hvad der passer dig bedst.
Trin 3: Dit delelink vil se nogenlunde sådan ud;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
I delelinket [Token] vil være en numerisk værdi, der vil være forskellig for hver fil. Det har ingen betydning i dette tilfælde. Alt du skal gøre er at erstatte ‘guesstaccess.aspx’ med ‘download.aspx’, så dit link ser sådan ud;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Trin 4: Del dette link med nogen, og når de klikker på det, vil det downloade en kopi af filen til deres lokale drev.
Vi bør nævne, at ekstern deling skal være aktiveret i Office 365, ellers vil du ikke være i stand til at få gæstedelingslinket. Tokenet, der genereres med dette link, er afgørende for, at downloadlinket fungerer. Hvis en fil er begrænset fra at blive delt med udenforstående, dvs. at gæstedelingsmuligheden ikke er tilgængelig, vil dette trick ikke virke.