Kontrol, styring, måling og styring af forretningsprocesser er afgørende for at tilskynde til løbende forbedringer og undgå økonomiske risici.
Og organisationer bruger interne kontroller, som er metoder, organisationer bruger til at sikre sikkerheden mod svigagtige aktiviteter og samtidig sikre, at processerne kører problemfrit. Men når disse interne kontroller ikke udføres, kan de true virksomheder.
Ifølge en rapport oplever 43 % af små organisationer svindel på grund af manglen på interne kontroller, og 20 % af store organisationer oplever svindel på grund af tilsidesættelse af eksisterende interne kontroller.
Dette er, da komiteen for sponsororganisationer (COSO) i Trendway-organisationerne udviklede en ramme til at hjælpe virksomheder med at kontrollere og administrere deres forretningsprocesser. Denne ramme giver organisationer mulighed for at sikre, at deres forretningsprocesser er tilpasset og guide dem i risikoidentifikation og -reduktion.
Selvom implementering af COSO-rammen ikke er obligatorisk, hjælper den organisationer med at overholde regulatoriske standarder og forhindre svigagtige aktiviteter, som ellers bliver udfordrende at undgå, fiasko, som kan få organisationer til at gå gennem mareridt.
Så hvis du vil forhindre sådanne mareridt, så fortsæt med at læse. Denne blog diskuterer COSO-rammen, dens fordele, og hvordan organisationer kan bruge den til at mindske risici.
Indholdsfortegnelse
Hvad er COSO Framework?
COSO-rammen er et sæt retningslinjer og principper, der hjælper organisationer med at kontrollere og administrere deres forretningsprocesser.
COSO-udvalget skabte denne ramme i 1992, som blev ledet af General Counsel og Executive Vice President, James Treadway, Jr., med andre organisationer i den private sektor, herunder:
- Financial Executives International (FEI)
- American Accounting Association (AAA)
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Instituttet for Interne Revisorer (IIA)
- Institute of Management Accountants (IMA), tidligere kendt som National Association of Cost Accountants
Udvalget opdaterede og lavede en mere moderne version af rammeværket i 2013, repræsenteret ved COSO-terningen, som vist nedenfor.
Kilde: info.knowledgeleader.com
Dette tredimensionelle diagram viser, hvordan de forskellige interne kontrolsystemelementer arbejder sammen for at tilpasse forretningsprocesser.
I 2017 afslørede COSO-udvalget en ledsagerramme til COSO-rammen for at gøre det nemmere for organisationer at vurdere og prioritere risici, forme forretningsresultater og risikostrategier sammen.
Forståelse af COSO-rammen giver således betydelige fordele for organisationen, og vejleder dem i at administrere og effektivt etablere interne kontroller i hele forretningsmiljøet. Pålidelige interne kontrolprocesser sikrer etisk, gennemsigtig og tilpasset forretningsdrift med industristandarder.
Fordele ved COSO Framework
At fastlægge en risikobegrænsende strategi, der tilpasser sig det skiftende cybersikkerhedslandskab og nye udfordringer, er afgørende for enhver virksomhed.
Sådan kan implementering af COSO-rammen hjælpe virksomheder med at være på forkant med ondsindet bedrageri og beskytte deres forretningsprocesser og omdømme.
#1. Forbedret risikovurdering
Ineffektiv ledelseskontrol er en af de primære årsager til de fleste hændelser på arbejdspladsen. Og disse hændelser og risici, der dukker op i ét område, kan i væsentlig grad påvirke andre forretningsområder og påvirke hele virksomhedens præstation.
Proaktiv implementering af COSO-rammen og effektive risikovurderinger kan hjælpe med at identificere, styre og forhindre risici i at opstå og påvirke din virksomhed.
#2. Forbedret intern kontrol
COSO-rammen giver virksomheder mere effektive interne kontroller til risikoreduktion, tillader forretningsprocesserne at fungere mere ensartet i henhold til de fastsatte interne kontroller og udnytter nødvendige data til sund beslutningstagning.
#3. Forbedret svindeldetektion
COSO-rammen forbedrer effektiviteten af svigopdagelse og risikostyring, uanset om hackere, cyberkriminelle, betroede medarbejdere eller kunder trænger ind i den svigagtige aktivitet.
Rammen gør det nemmere for organisationer nemt at forhindre svigagtige aktiviteter i at opstå ved at indstille interne kontroller til at opdage svig og reagere på disse hændelser, så snart de opstår for at afbøde dem, før de gør skade.
#4. Bedre regeringsførelse
Overvågning af forretningsresultater og dårlig ledelse fører til mange forretningsfejl og tab af indtægter. Derfor er COSO-rammens grundlæggende mål at forbedre virksomheders corporate governance-funktion, der løbende overvåger risici for at sikre overholdelse af politikker, love og mål.
#5. Forbedret applikationssikkerhed
Udover svindel og cybersikkerhedsrisici, står organisationer over for kontinuerlige sikkerhedsangrebstrusler mod forretningsapplikationer. COSO-rammen tilbyder retningslinjer for virksomheder og organisationer til at vurdere og forbedre deres applikationskontrolmiljø for bedre cybersikkerhedsdetektion og -forebyggelse.
#6. Forbedret fleksibilitet
Du kan nemt tilpasse COSO-rammen til din organisations behov og krav, uanset sektor eller størrelse. Dette gør den ideel og effektiv til en bred vifte af forretningsprocesser.
#7. Stabil ydeevne
COSO-rammen gør det lettere at forudse risici og være på forkant med tidsplanen, hvilket begrænser præstationsvariabiliteten. Som et resultat hjælper det organisationer med at maksimere rentabiliteten og minimere forstyrrelser og dermed forbedre virksomhedens modstandskraft.
#8. Omkostningseffektiv
Korrekt implementering af COSO-rammen giver organisationer mulighed for at strømline forretningsprocesser, etablere og implementere effektive interne kontroller, bedre mindske risici og administrere complianceomkostninger.
Brug af COSO Framework
Organisationer bruger primært COSO-rammen til at designe, udvikle og implementere effektive interne kontroller og øge deres overordnede effektivitet.
COSO-rammen giver organisationer vejledning til at opdage og mindske risici, opstille klare kontroller og mål og træffe effektive beslutninger, hvilket giver organisationer mulighed for at overholde etiske og juridiske krav med fokus på risikostyring og vurdering.
Denne ramme er meget brugt af revisions- og finansielle firmaer og børsnoterede organisationer.
COSO-rammen har reel brug og forretningsapplikationer, herunder:
#1. Udvidelse af operationer
Antag, at din organisation planlægger at udvide sine aktiviteter til nye byer eller lande og har behov for at sikre, at du har overvejet og afbødet alle de mulige risici, der kan true dine forretningsprocesser. I så fald hjælper COSO-rammen dig med det.
COSO-rammen giver en systematisk måde at identificere, styre og vurdere risici og udvikle afbødningsstrategier for samme.
#2. Skift i strategien
Antag, at din organisation planlægger at implementere væsentlige ændringer i forretningsprocesserne og driften, såsom et nyt produkt eller en tjenestelancering eller et skift i forretningsstrategier. I så fald kan brugen af COSO-rammen hjælpe din virksomhed.
Det kan hjælpe dig med at planlægge og effektivt styre væsentlige forretningsændringer, hvilket giver en måde at finde potentielle risici forbundet med ændringerne og designe planer for at imødegå dem.
#3. Vær på forkant med konkurrencen
At finde måder at være på forkant med konkurrenterne, hvis du står over for udfordringer fra dine rivaler eller bemærker forretningstab, er afgørende for at øge din konkurrenceevne. En måde at gøre dette på er ved at forstå din kundes præferencer og krav.
COSO-rammen hjælper organisationer med at udføre og kæmpe imod denne udfordring, og tilbyder en struktureret tilgang til markedsundersøgelser og kundeanalyse.
Fem afgørende komponenter i COSO-rammen
De fem komponenter i COSO-rammen er også kendt som de interne kontrolkomponenter og omtales ofte som ‘KRIMINALITET’, som er en forkortelse for
- Kontrolmiljø
- Risikovurdering
- Information og kommunikation
- Overvågning af aktiviteter
- Eksisterende kontrolaktiviteter
Lad os se på hver af disse komponenter mere detaljeret.
Kontrolmiljø
Kontrolmiljøet er grundlaget for alle de interne kontrolsystemer, som er det sæt af processer, standarder og strukturer, der sikrer et effektivt internt kontrolsystem på tværs af organisationen.
Den består af parametre som den organisatoriske struktur, ledelsens etiske værdi og den delegerede myndighed.
Et robust kontrolmiljø indgyder disciplin i organisationen, sikrer organisationens overholdelse af lovgivningsmæssige overholdelsespolitikker og krav og minimerer chancerne for, at medarbejderne engagerer sig i svigagtige aktiviteter.
Med svindel, der bliver mere almindeligt i denne alder og virksomhedsverden, er kontrolmiljøet således en af COSO-rammernes mest betydningsfulde og kritiske komponenter.
Risikovurdering og styring
Risikovurdering og -styring, nogle gange kaldet virksomhedsrisikostyring, omfatter processer, der hjælper med at identificere og vurdere risici, der kan skade en virksomheds velvære og påvirke dens kernemål.
Risici kan enten være interne eller eksterne. Mens interne risici omfatter underslæb og bedrageri, kan eksterne risici skyldes ændringer i markedsforhold eller naturkatastrofer.
Information og kommunikation
Informations- og kommunikationssystemer er afgørende for, at en organisation kan køre effektivt og sikre, at ekstern og intern kommunikation overholder etiske værdier, juridiske krav og standard industripraksis.
Disse systemer sikrer, at relevant information altid er tilgængelig for dem, der har behov, og at deres kommunikation følger bedste praksis for at nå forretningsmål og -mål.
Kommunikation er en kontinuerlig proces med iteration, indhentning, deling og levering af information rettidigt fra interne og eksterne kilder på tværs af organisationen, hvilket gør det muligt for den øverste ledelse at kommunikere vigtigheden af interne kontroller effektivt.
Overvågningsaktiviteter
Det er afgørende regelmæssigt at overvåge alle interne kontroller og løbende og separate evalueringer for at sikre og verificere, at de fungerer korrekt. Derudover hjælper overvågningsaktiviteter med at vurdere, om de interne kontrolsystemer fungerer som designet, hvilket gør det muligt for organisationer at træffe korrigerende handlinger, når det er nødvendigt.
Overvågning af interne kontroller giver organisationer mulighed for løbende at identificere risici, problemer og svagheder i systemerne, så de kan rettes hurtigt.
Eksisterende kontrolaktiviteter
Kontrolaktiviteter er detektive og forebyggende processer, politikker og procedurer, der hjælper med at mindske risici på tværs af en organisation og sikre, at de er korrekt kontrolleret.
De er til stede på alle niveauer i organisationen med det primære formål at sikre, at forretningsprocesserne udføres på en måde, der gør det muligt for en organisation at nå sine mål uden at indføre unødvendige risici i processerne.
Eksempler på kontrolaktiviteter omfatter fysiske kontroller som sikkerhedskameraer, adskillelse af opgaver og autorisationskrav.
Hvordan implementerer man COSO-rammen?
Her er trinene til implementering af COSO-rammen for at udvikle effektive interne kontrolsystemer og forbedre deres styring og vedligeholdelse.
#1. Forstå COSO-rammen
Organisationer, der er villige til at anvende COSO-rammen, skal udpege et dedikeret team til at forstå dets design og gøre dem ansvarlige for implementeringen.
Teamet skal forstå rammens fordele, anvendelse, applikationer og principper for et effektivt internt kontrolsystem.
#2. Udvikling af en plan
Efter rammens korrekte forståelse skal teamet udvikle en projektplan eller en køreplan for at adressere rammeomfanget for implementering, interessenter, ressourcer, organisationsstruktur og tidslinjer.
#3. Vurdering af en rammes implementering
COSO-rammeimplementeringen varierer fra virksomhed til virksomhed, og vurdering af de interne kontrolsystemer vil hjælpe organisationer med at identificere risici, de skal håndtere og afbøde.
Implementeringsteamet skal definere klare forretningsmål, undersøge og analysere det nuværende system af interne kontroller og identificere hullerne ved at involvere entry-level medarbejdere og den øverste ledelse for at samle flere perspektiver for at udvikle robuste interne kontrolsystemer.
#4. Udbedring af løsninger
Uanset hvilke svagheder og sårbarheder du identificerer under vurderingen, skal du tage fat i dette trin. Derudover er det afgørende at udvikle interne kontroller og afhjælpningsløsninger til at afhjælpe disse svagheder.
Du kan starte med at afhjælpe løsninger til risiciene med størst sandsynlighed og forårsage størst skade med betydelige konsekvenser ved at bruge den bedste sårbarhedsstyringssoftware og derefter arbejde dig ned.
#5. Test, rapportering og optimering af løsningerne
Organisationer skal designe løsningerne i detaljer og udføre verifikationer for at teste og rapportere om deres effektivitet og effektivitet.
De ansvarlige interessenter skal holde sig informeret om testresultaterne for at give feedback og erstatningsforslag om løsninger med huller og kontroller, der anses for ineffektive.
Dette er en kontinuerlig og repetitiv proces, hvor løbende evalueringer gør det muligt for tidlige advarselssignaler at tage øjeblikkelig handling på ændringerne i kontrolmiljøet.
Begrænsninger af COSO-rammen
Mens COSO-rammen giver flere fordele for organisationer, kommer den også med sine egne udfordringer og begrænsninger, såsom:
- Vanskeligheder ved implementering: En af de største udfordringer ved COSO-rammen er, at den er svær at implementere, især for organisationer, der ikke har arbejdet med den før. COSO-rammen kræver dedikeret engagement fra medarbejdere og topledelse for at få succes.
- Svært at bruge: COSO-rammen er ikke nem at bruge og forstå, da den omfatter flere tekniske jargoner og kan blive svære at fortolke i de fleste tilfælde, især for dem, der ikke er bekendt med de nyeste forretningsteknologier og terminologier.
- Tidskrævende: COSO-rammen kan være tidskrævende at forstå og implementere, især i større organisationer og virksomheder, da det kræver en masse planlægning og koordinering mellem flere teams og afdelinger.
Afsluttende ord
COSO-rammen er en omfattende risikostyrings- og reduktionsramme, der giver organisationer og virksomheder vejledning i at forbedre deres interne kontrolsystemer.
Det er baseret på dets fem korrelerede og afgørende komponenter, der arbejder sammen for at nå organisatoriske mål, hjælpe med at opdage og undgå svindel, beskytte aktiver og sikre overholdelse af love og regulatoriske krav.
Så hvis du planlægger at skabe et system med interne kontroller eller leder efter måder at forbedre dit eksisterende system på, er det rigtige valg at vælge og implementere en effektiv COSO-ramme.
Tjek derefter en omfattende guide om datakvalitet.