Hvis du konstant er på udkig efter et effektivt projektstyringsværktøj, skal du ikke lede længere end til Airtable. Platformen tilbyder et væld af funktioner til fremragende datavisualisering og forenklet redigering. Ud over disse kan Airtable også automatisere opgaver, hvilket reducerer den tid og indsats, du bruger på datahåndtering.
Airtable-automatiseringer er gode til at udføre gentagne opgaver som dataindtastning og e-mail-opdateringer. Lad os se på alle de typer automatiseringer, du kan opnå med den gratis version af Airtable.
Indholdsfortegnelse
Hvad er Airtable-automatiseringer?
Airtable automatiseringer er foruddefinerede sekvenser eller arbejdsgange, der kan øge din produktivitet markant ved at automatisere gentagne opgaver. De reducerer fejlfrekvensen for manuelle processer, mens de sparer dig tid og kræfter på gentagne opgaver.
Der er tre hovedelementer i Airtable-automatiseringer:
- Trigger: Dette definerer den hændelse, der starter automatiseringssekvensen.
- Trigger-konfiguration: Dette er den tilstand, hvor triggeren udløses. Her bør du definere tabeldetaljerne og betingelserne på feltniveau, som en post skal matche for at udløse en hændelse.
- Handlinger: Dette definerer handlingen eller rækkefølgen af handlinger, der skal udføres, når en automatisering udløses.
Når en Airtable-automatisering er slået til, ser den ud for hændelser i din base, der matcher trigger-konfigurationen. En automatisering udløses kun, når alle betingelser for udløseren er opfyldt.
Sådan opretter du en automatisering på Airtable
For at oprette en automatisering skal du konfigurere triggeren og det sæt handlinger, der følger efter triggeren. Sådan konfigurerer du en automatisering på Airtable:
Trin 1: Tilføj en trigger
Klik på Tilføj trigger på fanen Automatiseringer. Dette viser dig en liste over triggere, som du kan vælge imellem. Listen inkluderer triggere i din Airtable-base og eksterne integrationer, der kan udløse en begivenhed, for eksempel en begivenhed oprettet på Google Kalender.
Trin 2: Konfigurer triggeren
Når du har valgt udløseren, kan du se og ændre egenskaberne for udløseren. Du kan også vælge at ændre triggertypen her.
Du konfigurerer triggerhændelsen baseret på triggertypen. Hvis triggertypen f.eks. er Når post matcher betingelser, skal du angive den tabel, der skal overvåges, ud over de betingelser, en post skal opfylde for at udløse denne hændelse.
Trin 3: Tilføj handlingen
Dernæst skal du vælge den handling, du vil udføre. Du har flere muligheder her, lige fra oprettelse og opdatering af poster til at sende e-mails eller notifikationer på eksterne applikationer. For eksempel,
Trin 4: Konfigurer handlingen
Du skal nu konfigurere handlingen baseret på den valgte handling. Hvis handlingen f.eks. er Send en e-mail, skal du angive e-mail-modtagere, emne, indhold og eventuelle detaljer, du vil inkludere i e-mailen.
Trin 5: Tilføj yderligere betingelser eller handlinger
Du kan introducere yderligere logik og handlinger til din automatisering baseret på tidligere handlinger. Du kan gøre dette ved at gentage trin 4 og 5 efter behov.
Trin 6: Test automatiseringen
Inden du kører din nyoprettede automatisering, skal du klikke på Test automatisering for at kontrollere, om triggeren og handlingerne er konfigureret efter hensigten.
Trin 7: Tænd for automatiseringen
Du kan tænde for automatiseringen, når du er sikker på din opsætning. Bemærk, at når en Airtable-automatisering er slået til, gælder den ikke for eksisterende poster, der opfylder trigger-konfigurationen.
Sådan integreres Airtable-automatiseringer
Airtable-automatiseringer er ikke kun begrænset til oprettelse/opdatering af basisregistreringer og afsendelse af e-mails. Du kan også integrere det med eksterne applikationer som Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center , Twilio og Hootsuite.
Her er nogle eksempler på brugstilfælde til eksterne integrationer af Airtable-automatisering:
Begrænsninger af Airtable-automatiseringer
Selvom automatiseringerne på Airtable kan være ret praktiske, har de nogle begrænsninger. For hver Airtable-base kan du maksimalt have 50 automatiseringsarbejdsgange, uanset om de er aktive eller inaktive. Du kan dog omgå dette ved at kombinere flere handlinger i en enkelt automatisering.
Hver Airtable-automatisering kan have op til 25 handlinger. Dette er heller ikke meget af en hindring, da output fra én handling kan være input for en anden i samme arbejdsgang. Derudover har Airtable-automatiseringer forskellige køregrænser, afhængigt af din plan. Dette inkluderer både vellykkede og mislykkede kørsler.
Airtable Plan
Kører om måneden
Gratis
100
Hold
25.000
Forretning
100.000
Enterprise
500.000
Airtable fører en historik over dine automatiseringskørsler med detaljer om hver udført automatisering. Omfanget af denne funktion afhænger også af din arbejdsområdeplan.
Airtable Plan
Kør historie
Gratis
2 uger
Hold
6 måneder
Forretning
1 år
Enterprise
3 år
Med den gratis version af Airtable kan du kun sende automatiserede e-mails til samarbejdspartnere inden for den valgte base. Du kan dog konfigurere dette til eksterne e-mailadresser i andre arbejdsområdeplaner.
Kun nye ændringer kan udløse automatiseringen. Derudover er det værd at nævne, at integrationer med Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center og Twilio ikke er tilgængelige på den gratis plan.
Spar tid med Airtable-automatiseringer
Automatiseringer på Airtable er effektive måder at optimere processer og skære ned på manuelt arbejde. Med den rigtige workflow-opsætning kan du genvinde flere timer hver uge i din projektstyringsrutine.
Så næste gang du sætter et projekt op, skal du bruge tid og kræfter på at opsætte Airtable-automatiseringer, så du kan slappe af og lade opgaverne klare sig selv.
