Du har arbejdet hårdt på dit regneark. Du ønsker ikke, at nogen skal ødelægge det. Heldigvis giver Excel nogle ret gode værktøjer til at forhindre folk i at redigere forskellige dele af en projektmappe.
Beskyttelse i Excel er adgangskodebaseret og sker på tre forskellige niveauer.
Projektmappe: Du har et par muligheder for at beskytte en projektmappe. Du kan kryptere den med en adgangskode for at begrænse, hvem der overhovedet kan åbne den. Du kan gøre filen åben som skrivebeskyttet som standard, så folk skal vælge at redigere den. Og du beskytter strukturen af en projektmappe, så alle kan åbne den, men de har brug for en adgangskode for at omarrangere, omdøbe, slette eller oprette nye regneark.
Arbejdsark: Du kan beskytte dataene på individuelle arbejdsark mod at blive ændret.
Celle: Du kan også beskytte specifikke celler på et regneark mod at blive ændret. Teknisk set involverer denne metode at beskytte et regneark og derefter tillade visse celler at blive undtaget fra denne beskyttelse.
Du kan endda kombinere beskyttelsen af de forskellige niveauer for forskellige effekter.
Beskyt en hel projektmappe mod redigering
Du har tre valgmuligheder, når det kommer til at beskytte en hel Excel-projektmappe: krypter projektmappen med en adgangskode, gør projektmappen skrivebeskyttet eller beskyt kun strukturen af en projektmappe.
Krypter en projektmappe med en adgangskode
For den bedste beskyttelse kan du kryptere filen med en adgangskode. Når nogen forsøger at åbne dokumentet, beder Excel dem først om en adgangskode.
For at konfigurere den skal du åbne din Excel-fil og gå til menuen Filer. Du vil som standard se kategorien “Info”. Klik på knappen “Beskyt projektmappe” og vælg derefter “Krypter med adgangskode” fra rullemenuen.
Indtast din adgangskode i vinduet Krypter dokument, der åbnes, og klik derefter på “OK”.
Bemærk: Vær opmærksom på advarslen i dette vindue. Excel giver ikke nogen måde at gendanne en glemt adgangskode på, så sørg for at bruge en, du kan huske.
Indtast din adgangskode igen for at bekræfte, og klik derefter på “OK”.
Du vil blive returneret til dit Excel-ark. Men når du har lukket det, næste gang du åbner det, vil Excel bede dig om at indtaste adgangskoden.
Hvis du nogensinde vil fjerne adgangskodebeskyttelsen fra filen, skal du åbne den (hvilket selvfølgelig kræver, at du angiver den aktuelle adgangskode), og derefter følge de samme trin, som du brugte til at tildele adgangskoden. Kun denne gang skal du gøre adgangskodefeltet tomt og derefter klikke på “OK”.
Lav en arbejdsbog skrivebeskyttet
At gøre en projektmappe åben som skrivebeskyttet er superenkelt. Det tilbyder ikke nogen reel beskyttelse, fordi alle, der åbner filen, kan aktivere redigering, men det kan tjene som et forslag til at være forsigtig med at redigere filen.
For at konfigurere den skal du åbne din Excel-fil og gå til menuen Filer. Du vil som standard se kategorien “Info”. Klik på knappen “Beskyt projektmappe” og vælg derefter “Krypter med adgangskode” fra rullemenuen.
Nu, når nogen (inklusive dig) åbner filen, får de en advarsel om, at filens forfatter ville foretrække, at de åbner den som skrivebeskyttet, medmindre de skal foretage ændringer.
For at fjerne skrivebeskyttet indstilling skal du gå tilbage til menuen Filer, klikke på knappen “Beskyt projektmappe” igen og slå indstillingen “Åbn altid skrivebeskyttet” fra.
Beskyt en projektmappes struktur
Den sidste måde, du kan tilføje beskyttelse på projektmappeniveau, er ved at beskytte projektmappens struktur. Denne type beskyttelse forhindrer personer, der ikke har adgangskoden, i at foretage ændringer på projektmappeniveau, hvilket betyder, at de ikke vil være i stand til at tilføje, fjerne, omdøbe eller flytte regneark.
For at konfigurere den skal du åbne din Excel-fil og gå til menuen Filer. Du vil som standard se kategorien “Info”. Klik på knappen “Beskyt projektmappe” og vælg derefter “Krypter med adgangskode” fra rullemenuen.
Indtast din adgangskode og klik på “OK”.
Bekræft din adgangskode og klik på “OK”.
Alle kan stadig åbne dokumentet (forudsat at du ikke også krypterede projektmappen med en adgangskode), men de vil ikke have adgang til de strukturelle kommandoer.
Hvis nogen kender adgangskoden, kan de få adgang til disse kommandoer ved at skifte til fanen “Gennemse” og klikke på knappen “Beskyt projektmappe”.
De kan derefter indtaste adgangskoden.
Og de strukturelle kommandoer bliver tilgængelige.
Det er dog vigtigt at forstå, at denne handling fjerner projektmappens strukturbeskyttelse fra dokumentet. For at genindsætte det, skal du gå tilbage til filmenuen og beskytte projektmappen igen.
Beskyt et regneark mod redigering
Du kan også beskytte individuelle regneark mod redigering. Når du beskytter et regneark, låser Excel alle cellerne fra redigering. Beskyttelse af dit regneark betyder, at ingen kan redigere, omformatere eller slette indholdet.
Klik på fanen “Review” på Excel-hovedbåndet.
Klik på “Beskyt ark”.
Indtast den adgangskode, du gerne vil bruge til at låse arket op i fremtiden.
Vælg de tilladelser, du gerne vil have, at brugerne skal have til regnearket, når det er låst. For eksempel vil du måske tillade folk at formatere, men ikke slette, rækker og kolonner.
Klik på “OK”, når du er færdig med at vælge tilladelser.
Indtast adgangskoden igen for at bekræfte, at du husker den, og klik derefter på “OK”.
Hvis du har brug for at fjerne denne beskyttelse, skal du gå til fanen “Review” og klikke på knappen “Fjern beskyttelse af ark”.
Indtast din adgangskode, og klik derefter på “OK”.
Dit ark er nu ubeskyttet. Bemærk, at beskyttelsen er helt fjernet, og at du bliver nødt til at beskytte arket igen, hvis du vil.
Beskyt specifikke celler mod redigering
Nogle gange vil du måske kun beskytte bestemte celler mod redigering i Microsoft Excel. For eksempel kan du have en vigtig formel eller instruktioner, som du ønsker at holde sikker. Uanset årsagen kan du nemt låse kun bestemte celler i Microsoft Excel.
Start med at vælge de celler, du ikke ønsker skal låses. Det kan virke kontraintuitivt, men hey, det er Office for dig.
Højreklik nu på de valgte celler og vælg kommandoen “Formater celler”.
Skift til fanen “Beskyttelse” i vinduet Formater celler.
Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet “Låst”.
Og klik derefter på “OK”.
Nu hvor du har valgt de celler, som du vil tillade redigering, kan du låse resten af regnearket ved at følge instruktionerne i det foregående afsnit.
Bemærk, at du kan låse et regneark først og derefter vælge de celler, du vil låse op, men Excel kan være lidt skævt omkring det. Denne metode til at vælge de celler, du vil forblive ulåst, og derefter låse arket fungerer bedre.
