Hvis du samarbejder om et dokument med flere andre personer, er der altid en chance for, at det indhold, du gerne vil forblive urørt, bliver redigeret. Beskyt dig selv mod menneskelige fejl ved at beskytte bestemte dele af et Word-dokument mod redigering.
Beskyttelse af specifikt indhold i et Word-dokument
Så du gør dig klar til at sende dit Word-dokument ud, men du vil sikre dig, at visse dele af dokumentet forbliver uberørte. I stedet for at overlade dette til tillid, kan du drage fordel af en funktion, der gør det muligt at gøre bestemte dele af dit indhold skrivebeskyttet, hvilket gør dem uredigerbare.
Først skal du gå videre og åbne Word-dokumentet, der skal beskyttes, og gå over til fanen “Review”.
Klik derefter på knappen “Begræns redigering”.
Ruden “Begræns redigering” vises i højre side af Word. Her skal du markere afkrydsningsfeltet “Tillad kun denne type redigering i dokumentet”.
Når du har markeret, vil du bemærke, at rullemenuen nedenunder bliver valgbar. Sørg for, at “Ingen ændringer (skrivebeskyttet)” er valgt i menuen. Du vil også bemærke en ny “undtagelser”, men det vender vi tilbage til senere.
Nu skal du vælge de dele af dokumentet, som du ønsker redigering tilladt for. Uanset hvilke dele du ikke vælger, ender de som skrivebeskyttet. Gå videre og vælg teksten ved at klikke og trække musen hen over teksten. Hvis du har specifikt indhold i to separate sektioner, som du gerne vil holde åbne til redigering, skal du holde Ctrl-tasten nede, mens du klikker og trækker for at tilføje dem til dit valg.
Når teksten er valgt, skal du gå tilbage til ruden “Begræns redigering” og markere afkrydsningsfeltet “Alle” under afsnittet “Undtagelser”. Dette giver alle, der modtager dokumentet, mulighed for at redigere det valgte indhold. Hvis du er på et firmanetværk og kun vil tillade bestemte personer at kunne redigere indholdet, skal du vælge “Flere brugere” og indtaste brugernes navne (bemærk, at dette kræver adgang til en central netværksbrugermappe).
Til sidst, under afsnittet “Start håndhævelse”, klik på “Ja, start håndhævelse af beskyttelse.”
Vinduet “Start håndhævelse af beskyttelse” vises og advarer dig om, at dokumentet ikke er krypteret og derfor modtageligt for ondsindede brugere. Du bliver bedt om at indtaste en adgangskode. Gå videre og gør det, og vælg derefter “OK”. Hvis du valgte bestemte personer, som du vil tillade redigering for, ville du i stedet vælge muligheden “Brugergodkendelse”.
Word fremhæver nu, såvel som parenteser, den markerede tekst. Dette er en identifikator for brugere, at det er de redigerbare sektioner.
I den højre rude vil du også bemærke en ny mulighed, der lader dig hoppe fra redigerbar sektion til redigerbar sektion. Alt du skal gøre er at klikke på “Find næste region, jeg kan redigere.”
Indstillingen “Vis alle regioner, jeg kan redigere” peger på de redigerbare sektioner, som navnet antyder. Hvis du vil fjerne fremhævelserne fra teksten, skal du fjerne markeringen i feltet ud for “Fremhæv de områder, jeg kan redigere.”
For at fjerne beskyttelsesbegrænsningerne på dokumentet skal du klikke på “Stop beskyttelse” nederst i ruden “Begræns redigering”.
Nu kan du trygt sende dokumentet til samarbejde uden at bekymre dig om at få redigeret visse dele, som ellers skulle forblive urørt.