Pivottabeller er et fantastisk indbygget rapporteringsværktøj i Excel. Selvom det typisk bruges til at opsummere data med totaler, kan du også bruge dem til at beregne procentdelen af ændringen mellem værdier. Endnu bedre: Det er nemt at gøre.
Du kan bruge denne teknik til at gøre alle mulige ting – stort set hvor som helst, hvor du gerne vil se, hvordan en værdi kan sammenlignes med en anden. I denne artikel skal vi bruge det enkle eksempel på at beregne og vise den procentdel, hvormed den samlede salgsværdi ændres måned for måned.
Her er arket, vi skal bruge.
Det er et ret typisk eksempel på et salgsark, der viser ordredato, kundenavn, sælger, samlet salgsværdi og et par andre ting.
For at gøre alt dette skal vi først formatere vores række af værdier som en tabel i Excel, og vi vil derefter oprette en pivottabel for at lave og vise vores procentvise ændringsberegninger.
Indholdsfortegnelse
Formatering af området som en tabel
Hvis dit dataområde ikke allerede er formateret som en tabel, vil vi opfordre dig til at gøre det. Data gemt i tabeller har flere fordele i forhold til data i celleområder i et regneark, især når du bruger pivottabeller (læs mere om fordelene ved at bruge tabeller).
For at formatere et område som en tabel skal du vælge celleområdet og klikke på Indsæt > Tabel.
Kontroller, at intervallet er korrekt, at du har overskrifter i den første række af intervallet, og klik derefter på “OK”.
Området er nu formateret som en tabel. Navngivning af tabellen vil gøre det lettere at henvise til i fremtiden, når du opretter pivottabeller, diagrammer og formler.
Klik på fanen “Design” under Tabelværktøjer, og indtast et navn i boksen i starten af båndet. Denne tabel har fået navnet “Salg.”
Du kan også ændre stilen på bordet her, hvis du vil.
Opret en pivottabel for at vise ændring i procent
Lad os nu gå i gang med at oprette pivottabellen. Fra den nye tabel skal du klikke på Indsæt > Pivottabel.
Vinduet Opret pivottabel vises. Det vil automatisk have registreret dit bord. Men du kan vælge den tabel eller det område, du vil bruge til pivottabellen på dette tidspunkt.
Gruppér datoerne i måneder
Vi vil derefter trække datofeltet, som vi vil gruppere efter, ind i rækkeområdet i pivottabellen. I dette eksempel hedder feltet Bestillingsdato.
Fra Excel 2016 og frem bliver datoværdier automatisk grupperet i år, kvartaler og måneder.
Hvis din version af Excel ikke gør dette, eller du blot ønsker at ændre grupperingen, skal du højreklikke på en celle, der indeholder en datoværdi og derefter vælge kommandoen “Gruppe”.
Vælg de grupper, du vil bruge. I dette eksempel er kun år og måneder valgt.
År og måned er nu felter, som vi kan bruge til analyse. Månederne er stadig navngivet som ordredato.
Tilføj værdifelterne til pivottabellen
Flyt feltet År fra rækker og ind i filterområdet. Dette gør det muligt for brugeren at filtrere pivottabellen i et år i stedet for at fylde pivottabellen med for meget information.
Træk feltet, der indeholder de værdier (Samlet salgsværdi i dette eksempel), du vil beregne og præsentere ændring i værdiområdet to gange.
Det ser måske ikke ud af meget endnu. Men det vil ændre sig meget snart.
Begge værdifelter vil som standard have summen og har i øjeblikket ingen formatering.
Værdierne i den første kolonne vil vi gerne beholde som totaler. De kræver dog formatering.
Højreklik på et tal i den første kolonne og vælg “Nummerformatering” fra genvejsmenuen.
Vælg “Regnskab”-formatet med 0 decimaler fra dialogboksen Formater celler.
Pivottabellen ser nu sådan ud:
Opret kolonnen Procentvis ændring
Højreklik på en værdi i den anden kolonne, peg på “Vis værdier”, og klik derefter på indstillingen “% forskel fra”.
Vælg “(Forrige)” som basiselement. Det betyder, at den aktuelle månedsværdi altid sammenlignes med værdien for de foregående måneder (Ordre Dato-feltet).
Pivottabellen viser nu både værdierne og den procentvise ændring.
Klik i cellen, der indeholder rækkeetiketter, og skriv “Måned” som overskrift for den kolonne. Klik derefter i overskriftscellen for den anden værdikolonne og skriv “Variance”.
Tilføj nogle varianspile
For virkelig at finpudse denne pivottabel, vil vi gerne visualisere procentændringen bedre ved at tilføje nogle grønne og røde pile.
Disse vil give os en dejlig måde at se, om en forandring har været positiv eller negativ.
Klik på en af værdierne i den anden kolonne, og klik derefter på Hjem > Betinget formatering > Ny regel. I vinduet Rediger formateringsregel, der åbnes, skal du udføre følgende trin:
Vælg indstillingen “Alle celler, der viser “Varians”-værdier for ordredato.
Vælg “Icon Sets” fra listen Format Style.
Vælg de røde, ravgule og grønne trekanter fra Icon Style-listen.
I kolonnen Type skal du ændre listeindstillingen til at sige “Nummer” i stedet for Procent. Dette vil ændre kolonnen Værdi til 0’er. Præcis hvad vi ønsker.
Klik på “OK”, og den betingede formatering anvendes på pivottabellen.
Pivottabeller er et utroligt værktøj og en af de enkleste måder at vise den procentvise ændring over tid for værdier.