Hvilket er det bedre eSignature-værktøj?

Elektroniske signaturer eller eSignaturer er nyttige til at drive forretning med partnere, fjernmedarbejdere og internationale kunder.

Kan du huske sidste gang du skrev under med kuglepen og papir?

En pen-papir signatur kræver scanning, udskrivning, personlig aftale, post, fax og mere til det pågældende personale. Hele processen kan være arbejdskrævende, tidskrævende og kedelig.

Det er her den elektroniske signatur kommer ind i billedet.

Dropbox Sign og DocuSign er to fantastiske eSignatur-værktøjer, som du kan prøve.

Så lad os sammenligne disse to eSignature-platforme for at forstå, hvilken der passer bedst til dine krav.

Hvad er en e-signatur?

En elektronisk signatur (eSignatur) er en lovlig og effektiv måde at få dokumenter underskrevet elektronisk og hurtigt. Det er tillid til over hele kloden, da det er sikkert. eSignaturer kan erstatte håndskrevne signaturer i forskellige processer.

Enkelt sagt er en elektronisk signatur en signatur i elektronisk form. Du kan bruge computere eller elektroniske enheder til at autentificere underskriveren og sikre dokumentets sikkerhed.

Vi kan sige, at en elektronisk indikation af en persons hensigt om at acceptere vilkårene i dokumentet eller et sæt data og returnere disse data med en eSignatur er kendt som en elektronisk signatur. Der er tre typer e-signaturer:

• Simple eSignaturer
• Avancerede eSignaturer
• Kvalificerede eSignaturer

Det kan bruges i forskellige situationer, såsom transaktioner, kontrakter og administrative procedurer. eSignaturer er tillid til, håndhæves og lovlige over hele verden. Det vil hjælpe dig med at fremskynde din underskriftsproces, og du kan spare timer fra denne proces.

Elektroniske signaturer er den nye måde at handle med dine kunder på, og derfor skal du have en elektronisk signaturapplikation, som du kan stole på.

Med eSignature-værktøjet kan du få en bekvem og hurtig måde at løse signaturproblemer på. Du kan forsikre dine kunders sikkerhed og returnere dokumenterne nemt uden at flytte nogen steder.

Det er snarere en miljøvenlig tilgang, der kan spare millioner af papirudskrifter. Desuden hjælper det med at holde dit dokument organiseret, redegjort for og tilgængeligt.

Desuden kan brug af eSignaturer spare en masse tid og penge. Det strømliner også din virksomheds arbejdsgange og kan bringe effektivitet til industrien eller afdelingen.

eSignaturer kan bruges i forskellige brancher som salg, HR, finansielle tjenester, IT, life science, regering og mere.

Lad os sammenligne Dropbox Sign og DocuSign, startende med Dropbox Sign.

Hvad er Dropbox Sign?

Dropbox Sign (tidligere kendt som HelloSign) er en applikation til elektronisk signatur og digital transaktionsstyring, der inkluderer signatursporing, signaturhistorik, dokumentsignering, lovoverholdelse og mere.

Det giver dig mulighed for at anmode om elektroniske signaturer og tilføje juridisk bindende signaturer til dokumenterne. Det ejes af Dropbox, som lover at give kunderne mulighed for at lukke handler hurtigere, udfylde nøddokumenter i tide uden fejl, ombord nyansættelser med det samme og meget mere.

Dropbox Sign er en nyttig løsning for freelancere. Freelancere kan nemt sende dokumenter til deres kunder og modtage dokumenter som f.eks. aftaler om at underskrive elektronisk. Platformen er robust med flere integrationer, brugerdefinerede branding-funktioner og mere.

Fra private brugere til store virksomheder kan bruge denne platform uden besvær. Uanset om du vil bruge den på din mobil eller desktop, understøttes dens applikation af alle enheder, så du kan bruge den, hvor du vil.

Derudover er Dropbox Sign tilgængelig på mere end 20 sprog og kan integreres med populære værktøjer som Salesforce, Slack, HubSpot og mere. Desuden forenkler det arbejdsgangene og gør kommunikationen mellem kunder, leverandører og kolleger nemmere.

Med Dropbox Sign kan du:

• Indsaml elektroniske signaturer sikkert og sikkert med datakryptering
• Luk handler hurtigt med automatiserede processer for forslag og kontraktunderskrivelse
• Automatiser opgaver, styrk compliance og administrer risiko i dens AI-funktioner
• Rut dokumenter til dine tildelte medarbejdere for at administrere interne arbejdsgange
• Opret og rediger dine kontrakter ved hjælp af genbrugelige og tilpasselige skabeloner
• Gå fra hektisk papirarbejde til papirløst arbejde for at redde træer

Dropbox Sign tilbyder en gratis pakke, der inkluderer grundlæggende funktioner og tre signaturanmodninger hver måned. Dette gør det til en god mulighed for dem, der har behov for underskrift med lavt volumen.

Dropbox Sign-funktioner

Dropbox Sign har unikke funktioner, som gør det til et godt valg for alle. Det fokuserer normalt på at forenkle processen for brugere og organisationer. Lad os diskutere dets funktioner:

#1. Skabeloner

Du kan omdanne dine ofte brugte dokumenter til Dropbox Sign-skabeloner for at strømline enhver signaturanmodning. Du kan formatere dokumenterne på få minutter for at gøre hver afsendelse nem og hurtig.

Alt du behøver er fire trin, du skal følge, mens du formaterer dokumenterne:

• Upload dit dokument: Vælg et dokument, du sender gentagne gange, f.eks. en hemmeligholdelses- eller W2-aftale.
• Beslut hvem der skal underskrive: Tildel en underskriverrolle, som en klient, virksomhedsejer, medarbejder, lejer osv.
• Placer felter eller mellemrum: For hver rolle skal du trække og slippe signaturfelterne, hvor du ønsker, at underskriveren skal udfylde den del.
• Gem, send og genbrug: Når du har oprettet en skabelon, vil det være nemt at sende dokumentet hurtigt og problemfrit uden gentagelser.

Med denne funktion kan du automatisere dit kedelige job, forenkle masseafsendelser ved hjælp af multi-signer-funktioner og gøre dokumenterne klar til at blive underskrevet med det samme.

#2. Dokumentredigering

En funktion som en dokumenteditor er en meget almindelig funktion i enhver applikation. Ved hjælp af værktøjet kan du tilføje felter i dine dokumenter, så underskriveren kan udfylde de nødvendige oplysninger. Det inkluderer navigationsfunktioner, som er en unik funktion i Dropbox Sign.

Dropbox Sign giver dig mulighed for at tilføje brugerdefineret branding og tilpasse applikationens sprog. Dette hjælper din virksomhed med at løfte sit brand og forbedre kommunikationen med interessenter. Når du tilføjer e-mail-elementer, skal du uploade et firmalogo, tilføje et firmas slogan, redigere afsenderens navn og en e-mailsignatur.

#3. Afsendelse af dokument

Der er flere måder at sende dokumenter på. Dropbox Sign kan uploade en CSV-fil, der genererer et signeringslink eller en CSV-fil til massesignaturer og personlig underskrift.

Når du sender dokumenter via e-mail, kan du tilpasse dokumenttitlen, anmode om vedhæftede filer, tilpasse en besked til underskriverne og tildele CC’er.

#4. Dokumentsignering og opbevaring

Dropbox Sign giver værdifulde funktioner, herunder en “Næste”-knap, der guider modtagere til det tomme felt for at underskrive direkte.

Når du har udført dokumenterne, skal de tilgås nemt og effektivt. Dropbox Sign er en cloud-baseret dokumentlagringsplatform, der gemmer alle dine dokumenter og giver dig adgang til at bruge, når du vil.

#5. Sikkerhed

Elektronisk signatursoftware skal leveres med særlig sikkerhed og lovoverholdelse. Dropbox Sign tilbyder SSL-kryptering, to-faktor-godkendelse, overholdelse af international lov, HIPAA-overholdelse, ESIGN-overholdelse og sikker dokumentlagring.

Værktøjet leverer revisionsrapporter til at spore alle dokumenters væsentlige ændringer og aktiviteter. De vedhæftes automatisk til de underskrevne dokumenter.

#6. Integrationer og API

Dropbox Sign har mange integrationer og en API, der hjælper med at strømline dokumentarbejdsgange. Du kan integrere dine yndlingsværktøjer med Dropbox Sign og bygge brugerdefinerede applikationer via Dropbox Signs funktioner.

#7. Kunde support

Dropbox Sign har bedre kundesupport. Det bruger Live chat og e-mail-kanaler til at kommunikere med sine kunder. Supporten er tilgængelig 24/7, og du får en applikationsstatusside, understøttede ressourcer og notifikationer om platformopdateringer.

Hvad er DocuSign?

DocuSign, grundlagt i 2003, er en af ​​de første eSignatur-applikationer med over 1 million kunder, 44 sprog og 400 integrationer.

eSignature-værktøjet indsamler og administrerer dokumenter fra placeringen eller enheden effektivt, giver revisionsspor og strømliner dine arbejdsgange. Med DocuSign kan du nemt sende, notarisere og underskrive digitale dokumenter.

Desuden kan du nemt rute dokumenter til de tildelte medarbejdere for at organisere interne arbejdsgange. Det hjælper med at automatisere opgaver, styrke compliance og styre risici ved hjælp af dets kontraktlivscyklusstyring og dynamiske kunstige intelligensfunktioner.

Opret en bred vifte af kontrakter og rediger dem i henhold til dit brug ved hjælp af tilpasselige og genbrugelige skabeloner.

DocuSign er skræddersyet til flere brancher, erhvervssektorer og mere. Hvis du har brug for dokumenter, der skal underskrives regelmæssigt og ikke har noget imod at betale for dem, er DocuSign din mulighed.

Med robuste valgfri integrationer kan du integrere DocuSign med dine forretningsværktøjer for at strømline forretningsprocesser. Ubegrænsede skabelonfunktioner vil også være til stor nytte, da det gemmer forskellige dokumenter for at underskrive og lade ubegrænsede variationer på en lignende skabelon uden at ændre noget.

DocuSign tilbyder 99,99 % oppetid, og over 180 lande bruger det til at underskrive aftaler. Hvis du vil se kontrakten og underskrive den, vil DocuSign forberede alt med sin overlegne mobilapplikation og in-browser support.

Det er på tide, at du bliver en helt i din virksomhed ved at reducere manuelle opgaver og strømline processerne med at sende, underskrive og administrere dokumenter med DocuSign.

DocuSign-funktioner

DocuSign tilbyder fleksible funktioner, der hjælper mellemstore og store virksomheder med at gemme og redigere deres dokumenter på ingen tid. Funktioner som skabeloner, revisionsrapporter, personlig underskrift, flerpartssignatur, juridisk bindende signaturer og mere giver dig mulighed for at frigøre dig fra dit almindelige manuelle job.

Lad os diskutere nogle af dets funktioner i detaljer:

#1. Dokumentoprettelse

Med millioner af brugere verden over behandler DocuSign over en million dokumenter dagligt. Det gør dokumentet bredt tilgængeligt og kompatibelt. Det tilbyder:

• Omfattende filtypeunderstøttelse: DocuSign understøtter enhver type dokumentfiltype, såsom Microsoft Excel, Word og PowerPoint, så du kan sende dokumenter til underskrift. Den understøtter også .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx og mere.
• PDF-formularkonvertering: Forbered dokumenter på ingen tid med PDF-formularkonvertering. Mens du uploader en PDF-fil, genkender og konverterer DocuSign filen automatisk til underskriverfelterne.
• 20+ standard- og brugerdefinerede tags og felter: Med denne funktion kan du guide dine kunder eller professionelle til at logge på de rigtige steder uden besvær. Derudover kan du sende standardmærker for at få signaturer, titler, initialer, firmanavne, tekster, numre, navne og mere.
• Tegning: Dette felt giver underskrivere og afsendere mulighed for at uploade underskrivere og billeder direkte til dokumentet.

DocuSign tilbyder også cloud storage integrationer, automatisk tag-placering, PowerForms og supplerende dokumenter i dette afsnit.

#2. Datafelter

DocuSigns avancerede feltvalideringsfunktioner automatiserer forretningslogikken og strømliner processen for underskrivere. Du kan integrere DocuSign problemfrit med andre applikationer for at forududfylde formularer.

• Fuld formularfunktionalitet: Design danner som du vil med kraftfuld formularfunktionalitet, der inkluderer afkrydsningsfelter, dropdown-tags, tekst, valutafelter, numeriske felter, alternativknapper osv.
• Tredjepartsdatafelter: Du kan linke dine felter til data fra tredjepartstjenester. Data opdateres automatisk fra tredjepartssystemet til dokumentet og omvendt, hvilket eliminerer hårdt arbejde.
• Datavalidering: Begræns den datatype, der indtastes i det valgte felt, for at minimere transaktioner, der ikke er i god orden. Dette vil eliminere genafsendelse af dokumenter og dataindtastningsfejl. Det inkluderer e-mail, telefonnummer, 9-cifret postnummer, tekst, dato, 5-cifret postnummer, maskering af regulære udtryk og personnummer.
• Feltformatering og logik: Du kan bruge betingede felter til at skjule data og afsløre dem, når det er nødvendigt. Værdier beregnes dynamisk med de beregnede felter baseret på input til de andre felter. Desuden sikrer låste felter data, og linkede felter sikrer, at alle ændringer afspejles på tværs af lignende felter.
• Felt- og dokumentmarkering: DocuSign gør det muligt at redigere visse felter. Det kan administrere anmodningerne og ændre initialerne. Med transaktionshistorik kan du spore alle ændringerne.

#3. Signering af arbejdsgang

DocuSign giver dig mulighed for at angive og bestille antallet af underskrivere. Du kan tildele modtagere forskellige roller og adgang, og du vil have kontrol over hvert trin.

Det inkluderer seriel, parallel, blandet routing, masseafsendelse, modtagertilladelser, korrekte dokumenter, påmindelser og meddelelser, dokumentsynlighed og skabeloner.

#4. Underskrivergodkendelse

Med flere niveauer af autentificering kan du sikre dig, at underskriverne er ægte. Det øger de nødvendige tærskler for, at underskrivere kan bekræfte deres identitet, før de får adgang til filerne.

Det inkluderer e-mail-baseret, adgangskodegodkendelse, SMS, telefon, vidensbaseret godkendelse, ID-bekræftelse, tredjepartsgodkendelse og mere.

#5. Erfaring med at sende og underskrive

Send dokumenter nemt med DocuSign og lad din kunde underskrive og sende dokumentet tilbage inden for få minutter. DocuSign gør det hurtigt og nemt at sende og logge på.

Det inkluderer responsiv signering, SMS-beskeder, offline signering og afsendelse, mobilapplikationer, delt adgang, elastisk signering, branding og mere.

#6. Indberetning

Kraftig produktrapportering gør dit arbejde super nemt. Det lader kontoadministratorer og DocuSign-brugere få klar synlighed på kontoen.

Virksomhedsstatistikker er altid tilgængelige og tilgængelige med realtidsadgang og udvidelig planlagt rapportering. Det inkluderer status i realtid, signeringsindsigt, dataeksport, dokumenter, kontorapporter og mere.

Desuden tilbyder DocuSign en bred vifte af funktioner såsom overholdelse, tilføjelsestjenester, arkivering og dokumentopbevaring, tilgængelighed, sikkerhed, international administration, adgangskodepolitikker og mere.

Dropbox Sign vs. DocuSign

Begge eSignatur-værktøjer tilbyder lignende output. I sidste ende sender du dokumentet for at blive underskrevet af din klient ved hjælp af værktøjet. De største forskelle, vi kan visualisere mellem DocuSign og Dropbox Sign, er deres funktioner, priser og support. Lad os se, hvordan begge adskiller sig fra hinanden på et par punkter.

Dropbox SignDocuSignDet tillader integrationer i dets højere planerDen tillader integrationer i alle planDen har standardfunktionerDen har avancerede funktionerMere velegnet til små virksomhederMere velegnet til mellemstore og store virksomhederDropbox Sign er billigereDocuSign er dyrereEt begrænset antal skabelonerGenanvendelige skabeloner på de valgte planerDet gør ikke har en kontaktstyringsmulighedDu kan administrere kontakterIngen mulighed for dokumentsammenligningDu kan sammenligne dokumenterDu kan ikke planlægge din fildelingstidDu kan planlægge din filafsendelsestid Brugere og afsendere kan sende og underskrive dokumenterne på 22 forskellige sprogDu kan sende dokumenter på 14 forskellige sprog , og dine modtagere kan logge på 44 forskellige sprogMed et enkelt klik kan du sende dokumenter til en stor liste af modtagere i højere planer.Den sender automatisk e-mails og unikke dokumenter efter import af en liste over modtagereDen tilbyder e-mail og websupportDen tilbyder e-mail, telefon og web support

Afsluttende ord

Begge eSignatur-værktøjer, Dropbox Sign og DocuSign, har fremragende funktionaliteter, der kan være til gavn for forskellige typer virksomheder. Dropbox Sign er en fantastisk mulighed for små virksomheder, da det er mere overkommeligt og har standardfunktioner, som du muligvis har brug for. Men hvis du har brug for flere funktioner og har en større virksomhed, kan du prøve DocuSign.

Derfor, hvis du vil vide, hvordan disse værktøjer kan gavne din virksomhed, så prøv dem selv. At prøve værktøjerne vil hjælpe dig med at afgøre, hvilken der er bedst til din brug.

Det fantastiske er, at begge værktøjer har gratis prøveversionsmuligheder for at hjælpe dig med at komme hurtigt i gang og beslutte, hvilket der fungerer bedst for dig.

Dernæst kan du kontrollere, hvordan du tilføjer en signatur til et Word-dokument.