Microsoft Outlook lader dig oprette elektroniske sticky notes, som du kan vise enten i Outlook eller direkte på dit skrivebord, så du kan få alle de rigtige sticky notes væk fra dit skrivebord.
Før vi starter, lad os tage et øjeblik på at huske, at det simpelthen er dårligt at skrive adgangskoder ned på Post-It-sedler, elektroniske eller på anden måde. Vi har skrevet meget om adgangskodesikkerhed gennem årene, så brug et øjeblik på at vælge en adgangskodeadministrator og bruge den. En dag vil du takke os.
Indholdsfortegnelse
Oprettelse af en ny note
Den første ting at gøre er at åbne indstillingen Notes i Outlook. Gør dette ved at gå nederst til venstre i Outlook, klikke på de tre prikker i navigationsindstillingen og derefter klikke på “Noter”.
Indstillingen Noter, hvor du kan tilføje, redigere og slette dine noter, åbnes.
For at oprette en ny note, klik på “Ny note”. Dette vil oprette en ny note med standardstørrelsen og -farven.
Arbejde med en note
Outlooks noter ser enkle ud, men de pakker en masse funktionalitet ind i en lille firkant. Der er seks forskellige områder i din note.
1. Selve notatet, hvor du kan skrive din tekst.
2. Notens menu, med forskellige muligheder du kan udføre på noten.
3. “Bevægehåndtaget”, som du kan klikke på og bruge til at trække noten rundt på skærmen.
4. Luk-indstillingen, der lukker noten ned.
5. “Størrelseshåndtaget”, som du kan klikke på og trække for at ændre størrelsen på noten.
6. Datoen og klokkeslættet for, hvornår du sidst ændrede noten.
En ting, du ikke vil se, er en Gem-indstilling. Når du klikker på luk-indstillingen eller endda klikker væk fra noten til et andet sted, gemmer noten automatisk for dig, og der er ingen versionering (ligesom en fysisk post-it).
Den første linje i noten bliver filnavnet (selvom den første linje er tom), så hvis du vil omdøbe din note, skal du omskrive den første tekstlinje i den.
Organisering af dine noter
Du kan bruge det faktum, at den første linje i noten bliver filnavnet til at hjælpe dig med at organisere dine noter ved at gøre det første ord til den handling, du skal udføre (f.eks. “To-do”, “Ring”, “Påmindelse”, og så videre). Som standard vises dine noter i ikonvisningen.
Dette sorterer dine noter efter den dato, de blev ændret, med de noter, der senest blev ændret (eller oprettet) foran. Hvis du skifter til notelistevisningen, kan du se dette tydeligere.
For at organisere dine noter efter handlingstype i stedet kan du bestille dem efter emne ved at gå til Vis > Visningsindstillinger.
Vi har tidligere dækket ændring af dine visningsindstillinger, så vi vil ikke gennemgå detaljerne her, men hvis du har gjort dette for dine mailmapper, ved du, at det er meget nemt. Når du har ændret din visning for at sortere efter emne, vil dine forskellige handlinger være lettere synlige.
Kategorisering af noter efter farve
Du kan også ændre farven på dine noter ved at ændre kategorien. Dette kan gøres på en af tre måder:
1. Ved at vælge noten i vinduet Noter og klikke på indstillingen Hjem > Kategoriser.
2. Ved at højreklikke på noten i notevinduet og vælge “Kategoriser” fra kontekstmenuen.
3. Ved at klikke på menuen øverst til venstre i en åben note og vælge “Kategoriser” fra menuen.
Vælg den farve, du vil have din note til. Hvis du ikke har brugt kategorier før da, vil du se en mulighed for at omdøbe kategorien og ændre farven.
Når du har valgt din kategori, vil hele noten matche den farve, du har valgt, og ikonet skifter farve i notevinduet.
Dette er en nem måde at spore de forskellige typer noter, du har, fordi du ikke behøver at læse eller bestille dine noter for at vide, hvad hver enkelt er.
Tilføjelse af noter til dit skrivebord
OK, det dækker over opsætning af dine noter og kategorisering af dem. Lad os se på at tilføje dem til dit skrivebord. Den gode nyhed er, at det er lige så nemt som at åbne en note og derefter minimere Outlook. De åbnede noter kan trækkes rundt og placeres hvor som helst på dit skrivebord.
Når du lukker Outlook, lukkes Notes også, hvilket giver mening, men ikke er ideelt. Men når du åbner dem igen individuelt fra Outlook, åbner det dem på samme sted, som du efterlod dem, så når du omhyggeligt har arrangeret dem, forbliver de på samme sted. Og hvis du er typen, der aldrig lukker Outlook, medmindre du genstarter din computer, vil dette alligevel ikke være et stort problem.
Hvis du vil have noterne åbne, men ikke Outlook, kan du gemme noterne uden for Outlook og åbne dem uden at åbne Outlook-hovedappen. For at gøre dette skal du klikke på menupunktet for noten og vælge “Gem som”.
En standard Windows-dialogboks åbnes, så du kan vælge et sted at gemme. Vi skal vælge skrivebordet.
Når du åbner den gemte besked, åbnes noten præcis, hvor du forlod den, uden at Outlook-appen er åben. (Teknisk set er Outlook-appen åben i baggrunden, men du kan ikke se den, og du vil ikke modtage notifikationer.) Fordi det er en kopi af noten i Outlook og ikke den originale note, vil det ikke ændre sig. opdater Outlook, men det er fint, hvis du bruger noterne til visuelle påmindelser i stedet for en løbende oversigt over gøremål.
Sende noter til andre personer
Du kan også sende noter til andre personer. Hvis de har Outlook, vil de være i stand til at åbne dem som Notes og bruge dem ligesom dig. For at sende en note til nogen skal du klikke på notens menupunkt og vælge “Videresend”.
Dette vil oprette en e-mail med noten som en vedhæftet fil.
Hvis modtageren åbner den vedhæftede note i et mailprogram som Gmail eller en klient som Thunderbird, vil den blive behandlet som en almindelig tekst-e-mail, men hvis de åbner den i Outlook, vil den blive behandlet som en note. Dette gør det særligt nyttigt til at sende ting til kolleger på kontoret, der bruger Outlook, især hvis dit team bruger Notes.
Noter er ikke den prangende eller mest funktionsrige del af Outlook, men hvis du er en post-it-note-nørd, er de ligetil og effektive. Og du behøver aldrig at bekymre dig om, at de bliver fjernet af rengøringsassistenterne, løber tør for klæbrighed og falder af eller efterlader information synlig for alle, der går forbi.