Microsoft Planner er en to-do-app, der følger med Office 365. Den bruges til personlig planlægning og teamworkplanlægning med en enkel kortbaseret grænseflade, der ligner Trello. Her er et hurtigt kig på, hvordan du bruger det.
Planner er tilgængelig for alle med et betalt abonnement på Office 365 (O365), uanset om det er et personligt abonnement, du selv har betalt, eller en virksomhedslicens, som din virksomhed betaler for. Det er ikke tilgængeligt gratis, men vores søsterside Review Geek har en liste over gode alternativer hvis du ikke har et betalt O365-abonnement.
For at få adgang til Planner skal du gå til Planlægger hjemmeside og log ind med dine O365-kontooplysninger. Hvis du allerede er logget ind, kan du gå direkte til applikationen gennem O365-appstarteren.
Planner åbner i det, der kaldes “Planner Hub”, som viser dig de planer, du selv har oprettet eller er blevet tilføjet af andre mennesker. Hvis du bruger Planner med et personligt O365-abonnement, vil du kun nogensinde se planer, du selv har oprettet, i Planner Hub.
Til at begynde med vil Planner Hub være tom, fordi du ikke har oprettet nogen planer endnu. For at oprette en plan skal du klikke på “Ny plan” i hovedmenuen i venstre sidebjælke.
Giv din plan et navn, vælg, om den er offentlig (dette betyder ikke offentlig for verden, det betyder, om andre personer i din virksomhed kan se planen) eller Privat, og klik på “Opret plan.”
Planner opretter en ny plan for dig. Du kan nu udfylde den med opgaver ved at klikke på “Tilføj opgave”.
Det nye opgavepanel åbnes. Indtast et navn på opgaven, en forfaldsdato og hvem den er tildelt (at tildele en opgave til nogen er mere nyttigt for organisationer i stedet for personlige O365-abonnementer). Klik på knappen “Tilføj opgave” for at oprette opgaven.
Din opgave vises under vinduet “Tilføj opgave”.
Hvis du undrer dig over, hvorfor vinduet “Tilføj opgave” stadig er åbent, er det så du kan tilføje mange opgaver hurtigt efter hinanden uden konstant at skulle klikke på “Tilføj opgave”. Hvis du klikker væk fra vinduet “Tilføj opgave”, forsvinder det øjeblikkeligt.
For at åbne din nye opgave skal du blot klikke på den. Opgavevinduet åbnes med en masse muligheder for at tilføje information.
Der er muligheder for at tilføje en status, en prioritet, en forfaldsdato, noter, tjeklister, vedhæftede filer og mere. Du kan tildele etiketter til at farvekode dine opgaver til højre for emnet.
Et vigtigt punkt er, at der ikke er nogen “Gem”-knap. Når du har foretaget en ændring af en opgave, skal du bare lukke den ved at bruge “X” i øverste højre hjørne – alle ændringer gemmes automatisk.
Når du er færdig med en opgave, skal du indstille fremskridtene til “Fuldført”, og derefter vil opgaven blive filtreret i din bøtte, så den er mindre synlig.
Det er fint at have en lang liste af opgaver, men at kunne have forskellige lister til at styre opgaverne ville være bedre. Til at håndtere disse opgaver har Planner et koncept med “Buckets”. En ny plan har kun én “Bucket” kaldet “To Do”.
Du kan tilføje så mange spande, som du vil, ved at bruge “Tilføj ny spand” mulighed.
Vi har tilføjet en “Udført”-spand, men du kan bruge et hvilket som helst navn.
For at flytte en opgave fra den ene spand til den anden er det så enkelt som at trække og slippe.
Du kan flytte åbne eller lukkede opgaver mellem alle spande, så mange gange du vil.
Planner har masser af andre nyttige klokker og fløjter, men kombinationen af opgaver og spande er hovedfunktionaliteten. Vi har brugt Planner og kan godt lide det – det er ikke så kompliceret som Jira eller så tilpasseligt som Trello og Asana, men det kan være en god ting, afhængigt af dine krav.
Hvis du vil have et simpelt opgavelisteværktøj, der giver dig en visuel visning af dine opgaver – og du har et O365-abonnement – er Planner måske det, du leder efter.